Le preguntamos a cinco personas superproductivas cómo logran hacer más reducen las tareas específicas que les hacen perder el tiempo y agilizan las necesarias.
Priorizar. Trabajar de manera más inteligente. Practicar el autocuidado.
No hay escasez de consejos y estrategias para realizar de manera óptima y mejorar la productividad.
¿Pero qué hay de hacer menos? Imagínese si fuera capaz de eliminar tareas innecesarias de su lista de tareas pendientes, o encontrar formas de eliminarlas en primer lugar, y aún así hacer más cosas.
Eliminar tareas innecesarias de su vida y racionalizar esas tareas obligatorias puede liberar el tiempo que es mejor gastar en otras áreas.
Aquí hay algunos líderes empresariales que encontraron formas de hacer exactamente eso:
Eliminar las reuniones innecesarias
La mayoría de nosotros pasamos demasiado tiempo en reuniones. Douglas Ferguson, fundador de la consultora de negocios e innovación Voltage Control y autor de «Beyond the Prototype», tiene la misión de librar al mundo de reuniones inútiles.
En su empresa, cada reunión debe tener una agenda específica que sea más que una lista de puntos de discusión y un propósito y resultado establecidos. Si no establece la expectativa y el resultado de la reunión por adelantado, es posible que las personas no tengan claro lo que debe suceder para un resultado exitoso, dice.
Sea específico sobre el tema y quién es responsable de participar de varias maneras (por ejemplo, proporcionando aportes, delegando tareas, tomando una decisión, etc.). «Muchas veces, eso expondrá el hecho de que su reunión ha sobrevivido a su propósito y [usted] simplemente no puede tenerlo», afirma.
Haz una cosa a la vez
El asesor de liderazgo Lars Sudmann, ex director financiero de Procter & Gamble Bélgia, descubre que puede racionalizar su trabajo al agrupar tareas similares, un proceso que él llama «boxeo».
Sudmann llama Time-boxing al proceso que se enfoca en un proyecto o tipo de trabajo, como la escritura, durante un período específico de tiempo.
El marco del boxeo aplica un proceso específico para hacer algo. Al definir un marco o «recuadro» en torno a la forma en que se debe hacer algo, se simplifica el proceso y se elimina el esfuerzo innecesario que no es tan efectivo, dice.
«El famoso Memorando de una página de P&G es un ejemplo de esto», dice.
“Con esto, la gente puede comenzar de inmediato. Ese es también el poder del boxeo: permite profundidad, en lugar de amplitud, y no tienes que perder el tiempo pensando en cómo enfocas [una tarea] «, dice.
Eliminar decisiones innecesarias
Todos los días, Ben Midgley, CEO de Crunch Fitness Franchise, se levanta entre las 4:30 y las 5 a.m., borra su correo electrónico, lee las noticias, hace ejercicio y se dirige a la oficina. Él programa sus comidas al mismo tiempo y no se preocupa por lo que come, siempre y cuando sea saludable.
Sale por la puerta de su oficina a las 6 p.m. para pasar tiempo con su familia, con el teléfono apagado. Incluso se acuesta siempre a la misma hora para asegurarse dormir lo suficiente para ser más productivo el día siguiente.
Si bien esto puede parecer un poco como vivir en el Día de la Marmota, Midgley dice que tener hábitos y rutinas elimina la toma de decisiones innecesarias y le permite ser más productivo y tener tiempo para lo que es importante en su vida.
Al mantener una rutina constante, él está en casa para leerles cuentos a sus hijas casi todas las noches, dice. «Si haces tu vida lo más predecible posible y sabes que estás programando tiempo de calidad en el tiempo que tienes, siempre he creído que podrías hacer tanto en cinco horas como la mayoría de la gente lo hace en ocho».
Sistematizar las tareas diarias
En un nivel más granular, los sistemas pueden simplificar las tareas y eliminar pasos innecesarios. Los líderes generalmente pasan largas horas porque están apagando incendios, dice Raven Beria, fundador de Brandalaxy, una firma de consultoría de marca. «Lo que normalmente causa estos incendios es la falta de sistemas y procesos en su lugar», dice.
Cuando tienes un sistema, la forma en que se hacen las cosas nunca está en duda, dice. Planifique el «quién, qué y cómo» de la tarea. También puede observar el tiempo empleado y evaluar si hay formas más efectivas o eficientes de lograr el mismo resultado.
Hacerlo requiere un poco de trabajo por adelantado, pero puede ahorrar enormes cantidades de tiempo. También puede facilitar la capacitación, que puede ayudarlo a delegar de manera más efectiva. «Al haber documentado los procesos, tanto para nuestra vida personal como profesional, no tenemos que desperdiciar tanta energía mental para pensar lo que tenemos que hacer», dice.
Automatice todo lo que pueda
Si bien invertir tiempo y dinero para configurar, las herramientas y aplicaciones de automatización pueden reducir una enorme cantidad de tareas, dice la consultora de estrategia y liderazgo Carla Wood.
“A menudo construyo hojas de cálculo robustas para los clientes con miles de cálculos incorporados para rastrear todos sus KPI, ingresos, resultados del equipo, etc., simplemente ingresando aproximadamente 10 datos por cliente o negocio nuevo ganado. Esto significa que solo lleva tres minutos por negocio ganado para realizar un seguimiento de todas las prioridades clave de su equipo, eliminando la necesidad de recopilar y reorganizar semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente ”, agrega.
Wood también recomienda herramientas de gestión de proyectos basadas en suscripción y sistemas de gestión de relaciones con los clientes que pueden crear flujos de trabajo automáticos o manuales o planes de actividades con recordatorios. «Puede elegir los que se hablan entre sí, o utilizar una herramienta como Zapier para vincular su funcionalidad», dice ella.
Deja de trabajar todo el tiempo
Necesita descanso. No importa cuánto intente impulsar, la ciencia nos dice que hacerlo generalmente conduce a rendimientos decrecientes. Entonces, da ese paseo. Salga a almorzar. Pase tiempo haciendo ejercicio. O, como Ferguson, no programe nada los martes.
«Los martes son mi día fortuito donde [manejo] las cosas que surgen que deben abordarse, o simplemente puedo tomarme el día libre y disfrutar del tiempo de relajación y recarga», dice Ferguson.
Después que un diagnóstico de diabetes lo llevó a pasar más tiempo haciendo ejercicio, sus martes gratuitos le dan tiempo para recuperarse, o aprovechar otras formas de recarga, lo que lo hace más eficiente en general. Para sacar ese tiempo, dice, también necesita ser disciplinado acerca de cómo utiliza su tiempo en otros días.
A veces, el secreto para hacer más es no optimizar cada minuto, sino encontrar las cosas que puede eliminar de su agenda. De esa manera, no solo reduce el tiempo que dedica a tareas no esenciales, sino que también puede encontrar más tiempo para usted.
