por Jorge González*
El concepto de proceso es crucial para que los procesos productivos sean eficientes y eficaces.
Un aspecto clave en esta cuestión es el manejo del tiempo. El manejo del tiempo favorece en la coordinación de las etapas del proceso. Lo actitudinal se enlaza con todo esto: prudencia, anticipación, timing son algunas capacidades que marcan la diferencia…Y si hablamos de todo esto, caemos indefectiblemente en la fuente de casi todas las acciones: el paradigma de cada uno de los decisores en la organización es definitorio para los resultados que se obtendrán. Y tiene tanta importancia como otras variables que también intervienen.
El concepto de proceso incluye muchas de las capacidades para gestionar
Llamamos proceso a toda sucesión de etapas que derivan en un resultado. Resultado parcial o final, siempre existen elementos comunes en las diferentes etapas que son las que las identifican con un proceso determinado y no con otro.
Existen procesos naturales, procesos creados artificialmente y otros que combinan etapas naturales con etapas diseñadas por el ser humando.
Los procesos que nos ocupan, o sea los vinculados con la mejor forma de funcionar de las organizaciones, resultan en mejores resultados cuando cuentan con un plan respaldatorio. O sea, cuando los procesos surgen de un plan discutido, consensuado, y llevado a la práctica adecuadamente, aumenta la probabilidad de obtener los resultados deseados.
Todo proceso consta, mirado sintéticamente, de tres etapas:
- Diseño,
- Aplicación,
- Evaluación
Las tres son importantes, sin embargo hoy nos centraremos en la etapa de aplicación práctica, dado que en ella aparecen muchas variables externas al proceso en sí, enriqueciéndola o desvirtuándola, aportando una influencia que resulta superadora o destructiva. Y deviniendo finalmente en los resultados que ocurren.
Muchas de esas variables son internas, o sea forman parte de la organización por lo tanto suelen ser mucho más controlables que las externas, que usualmente dependen de terceros a la misma.
Mapa mental y desarrollo de procesos
Si no tengo pinza no ajusto la tuerca, si no ajusto la tuerca la carrocería no tiene solidez, si la carrocería no ofrece solidez no puedo salir a la ruta, si no puedo salir a la ruta no llego al aeropuerto, pierdo el avión y mis posibles aliados en Lima Perú que me esperan para reunión se frustran, se sienten decepcionados, buscan otro socio y me perdí un negocio.
Quizás exageradamente muestro como un proceso sin planificación adecuada me puede generar un problema en lugar de un beneficio. Cualquiera puede decir: la pinza se te puede romper, por más que la tengas. Claro que sí, por eso es que conviene tener dos en lugar de una…
Y conviene que cada etapa se cumpla de acuerdo a los requerimientos de la realidad, no de los que a mí me parece o se me ocurre que son los correctos de acuerdo a mis ganas o imaginación.
Cuando un cliente se lleva un producto de la competencia en lugar de uno de los nuestros, sencilla y tontamente porque los nuestros no estaban donde estaba el cliente comprador, consumidor, etc., nos perdemos mucho más que una venta. Capaz que nos perdemos un cliente y para siempre…
Cuando nuestros mapas mentales están bien diseñados para estas cosas, emocionalmente están abiertos a la realidad y cerrados al capricho, entonces adquieren los aspectos técnicos más convenientes, funcionan en consecuencia y desarrollan procesos que llevan a muy probable éxito.
La construcción de un edificio es un buen ejemplo:
Cada día que demoro en tenerlo listo, aumenta la probabilidad de que los futuros propietarios compren un departamento en otro edificio terminado antes que el nuestro.
Es por eso que no debemos perder tiempos normales durante su construcción: hacerlo implica perder mucho dinero.
Por eso, cuanto antes tengamos lista la estructura, antes podremos levantar las paredes, antes instalaremos aberturas y servicios, antes pintaremos, decoraremos y también antes venderemos las unidades.
Estos tiempos no sólo dependen del conocimiento técnico, sino del equilibrio emocional de quien debe decidir cómo y cuando se deben hacer las cosas, y especialmente de que las haga.
Saber lo que hay que hacer es importante aunque insuficiente. Hacerlas es lo importante: en tiempo y en forma.
Por último, son nuestros mapas mentales los que nos impulsan a realizar las cosas cuando corresponde, desarrollando un proceso virtuoso; o bien dilatando y perdiendo performance, dinero y motivación.
Revisarse y mejorarse en este sentido es muy beneficioso, permite corregir si fuera necesario, aquellos aspectos dilatorios que resultan obstructivos para alcanzar nuestros objetivos.
Los invito a que revisen el desarrollo y resultados de los procesos que han impulsado en los útlimos tiempos, para ver cómo salieron. Sean sinceros con Uds. mismos.
Tengo la necesidad de incrementar las ventas, tengo un pequeño taller de impresión de serigrafía y estoy atravesando una época muy difícil al borde de la quiebra.