Kevin Kruse: «15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo»

Kruse combina sus habilidades como director ejecutivo y periodista en busca de algunos lazos comunes del éxito al entrevistar personas con grandes logros. En respuestas sorprendentemente personales, multimillonarios, empresarios y atletas olímpicos enfatizan que obtienen el máximo de cada minuto, en el trabajo y en el juego.

Los grandes triunfadores siguen una mentalidad fundamental: consideran el tiempo como un bien más valioso que el dinero y ocupan cada minuto de manera juiciosa. Se enfocan en sus metas más importantes, eliminan el acumulamiento en su lugar de trabajo y rechazan compromisos que les quiten tiempo. Incluso, los empresarios más prácticos delegan la mayoría de las tareas.

En su libro «15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo», le preguntó a 7 siete multimillonarios, 13 atletas olímpicos, 29 estudiantes estrella y 239 empresarios sus 15 secretos más útiles para administrar el tiempo.

1. El tiempo es su recurso más valioso y más escaso

Como director ejecutivo molesto por constantes interrupciones, Kevin Kruse colocó un letrero enorme en el que se leía “1440”. Descubrió que ver su día como 1. 440 minutos de éxito potencial lo ayudaba a concentrarse en las tareas esenciales. Sus empleados empezaron a emular su mentalidad de 1. 440 minutos y así incrementar la productividad en toda su compañía. Las encuestas y entrevistas de Kruse con grandes triunfadores confirman que ellos comparten este punto de vista. Reconocen el tiempo como su bien más valioso.

La pérdida de dinero, incluso el fracaso de un negocio, todavía dejan oportunidades futuras para recobrar terreno, pero la pérdida de tiempo es irreparable.

2. Identifique su tarea más importante y hágala primero

Las personas exitosas se concentran en sus prioridades principales, metas a largo plazo e identifican las metas a corto plazo que deben lograr primero. Dividir las metas a corto plazo en pasos medibles lleva a los grandes triunfadores a sus tareas más importantes (TMI). Se
concentran en completar todas o parte de sus TMI antes de seguir con otras actividades.

Los directores ejecutivos más inteligentes confirman la teoría científica de que el cerebro funciona a su mayor capacidad durante las dos primeras horas de cada mañana. Nathan Blecharczyk, fundador de Airbnb, usa esta explosión de energía para concentrarse en sus
prioridades principales. Empezar temprano cada día le dará a usted un periodo de trabajo de paz relativa antes de que los problemas del diario surjan para distraerlo de sus TMI.

3. Trabaje desde su calendario, no desde una lista de cosas por hacer

Una lista de cosas por hacer se puede convertir en un monstruo. Derrotar un problema solo crea muchos más para añadir a la lista.

Investigaciones indican que la mayoría de quienes hacen listas nunca completan el 41% de sus tareas planeadas. Las listas diarias tienden a aleatorizar el orden de importancia entre sus tareas, enturbiando así su concentración.

La mayoría de los directores ejecutivos exitosos dependen de calendarios estrictamente programados. Apegarse a un calendario permite que usted tenga tiempo para sus TMI.

Decidir qué tareas merecen espacio en el calendario o bloques de tiempo evita que usted pierda tiempo. Los empresarios reportan que calendarios bien organizados reducen el estrés.

Los deportistas de alto rendimiento hacen que sus calendarios trabajen duro y ellos juegan duro al reservar tiempo para concentrarse en soledad, para la comunicación de uno a uno y para retroalimentación en equipo. Las personas altamente exitosas apartan tiempo para cuidar su salud y su vida personal, su familia y su comunidad.

4. Para superar la procrastinación, derrote a su yo futuro

La mayoría de las personas dice que la procrastinación es por lo que escogen las tareas fáciles primero o creen que se desempeñarán mejor después, pero no cumplen. En lugar de postergar, intente esto:

• Haga ahora lo que prometa hacer después – Vencer la procrastinación significa hacer lo que debe hacer en este minuto en vez de confiar en que una versión futura de usted mismo hará lo correcto después. Si dice que empezará la dieta, el ejercicio o ese trabajo fastidioso en cinco minutos, hágalo ahora. Pida una ensalada antes de ordenar el helado, salga a correr antes de desplomarse en el sillón y lea ese reporte antes de ver videos. Las personas creen que serán mejores después, pero probablemente no lo sean. Para tener éxito, sea mejor ahora.

• Para motivarse, imagine sus resultados – Ya sea que terminar una tarea le dé placer o el fracasar en hacerla le cause dolor, imagine el resultado de sus acciones.

• Comparta la carga – Ser responsable ante alguien más que comparta su meta, como un compañero de carreras, crea un compromiso emocional. Consiga un compañero solidario para no estar solo en el esfuerzo.

• Tome la zanahoria; evite el castigo – La promesa de una recompensa futura atrae a algunas personas, pero a menudo, el temor al castigo funciona mejor. Crear un castigo personal por no completar una tarea, en la forma de una donación a una organización de caridad, puede convertir sus fallas en un bien para la comunidad.

• Compórtese como la persona en la que espera convertirse – Adopte las conductas de su versión ideal de sí mismo para afianzar sus valores y comprometerse con ellos. Incluso cumplir con el mero trámite de hacer las tareas lo ayudará a lograr lo mejor de usted.

• Acepte la imperfección – El deseo de perfección podría llevarlo a la inacción. Un primer gran paso para reducir el estrés que le impide siquiera empezar es reconocer y aceptar el trabajo imperfecto, incluso lo que está medianamente bien. Todo siempre puede mejorarse después.

5. Siempre habrá algo más qué hacer

Las personas exitosas aceptan sus limitaciones. Escogen sus prioridades diarias, tratan de lograrlas y dejan el resto en la oficina para otro día. Aunque el trabajo pueda nunca tener fin, saben que deben establecer límites razonables. Sobreponerse a la carga de la responsabilidad constante ayudará a que usted lleve una vida normal y se encargue de sí mismo y de su familia sin culpa.

6. Siempre lleve una libreta

Algunos de los multimillonarios más famosos del mundo, incluyendo a sir Richard Branson, atribuyen su éxito a tener una libreta a la mano. Escribir pensamientos fugaces, notas de las juntas y grandes ideas crea impresiones indelebles, tanto en el papel como en su mente.

Investigaciones demuestran que el cerebro usa varias funciones interconectadas para procesar la información escrita a mano. Esto da como resultado un recuerdo más preciso que cuando se teclea. Ya que haya capturado sus ideas, notas o lecciones en papel, transfiéralas
a una computadora para referencia futura permanente. Ponga la fecha en sus cuadernos para que pueda referirse a ellos de nuevo.

7. Controle su bandeja de entrada

Una encuesta del Instituto Global McKinsey indica que los trabajadores de oficina pasan hasta un tercio de su día leyendo y respondiendo emails. Tenga en cuenta que el correo electrónico es una forma muy buena de que otros pongan sus prioridades en su vida. Utilice el sistema 321-0 para mantener al email en su lugar: tres veces al día, pase 21 minutos revisando sus mensajes. Su meta es una bandeja de entrada con cero correos nuevos.

Este límite de tiempo arbitrario lo forzará a devolver respuestas sucintas y claras. Reaccione a cada correo cuando lo abra. Decida si debe trabajar en él inmediatamente, regístrelo en el calendario para atenderlo después, deléguelo o archívelo. El uso frugal de las instrucciones de copiar y reenviar lo ayudará a evitar respuestas que formen bolas de nieve que congestionen su bandeja de entrada. El uso inteligente del espacio para el asunto puede alertar al receptor si su correo requiere acción urgente, una respuesta más tarde o es una simple nota informativa.

8. Programe y asista a juntas como último recurso

Eliminar las juntas formales puede ahorrarle a todo mundo la pérdida de tiempo. No convoque o vaya a juntas a menos que ninguna de las otras formas de comunicación funcione. Muchos empresarios prefieren tener charlas breves todos los días. Mark Cuban, empresario multimillonario, aconseja: “Nunca haga juntas a menos que alguien esté escribiendo un cheque”.

9. Diga no a todo lo que no apoye sus metas inmediatas

El magnate de negocios Warren Buffett aconseja: “Las personas muy exitosas dicen que no a casi todo”. Cada compromiso de su tiempo pude producir la pérdida de otras oportunidades.
Proteja su bien más valioso, el tiempo, de toda petición que no haga avanzar sus prioridades a largo plazo.

10. Siga el poderoso principio de Pareto

El principio de Pareto sostiene que el 20% de sus esfuerzos es responsable del 80% de sus resultados. Los aspirantes a multimillonarios aplican este principio económico para identificar las formas más eficientes de desplegar sus habilidades excepcionales o para completar tareas importantes. Utilice este principio e identifique el 20% de las actividades que le dan el 80% de recompensa por sus esfuerzos.

11. Concéntrese en sus fuerzas y pasiones únicas

Un director ejecutivo que regularmente delega a los empleados más confiables gana más energía y productividad y padece menos estrés. Externalizar las tareas más fáciles libera su tiempo y energía para que pueda concentrarse en las metas significativas y en los proyectos
y metas de alto rendimiento.

12. Agrupe el trabajo en temas recurrentes

Los empresarios innovadores asignan temas a sus días de oficina de modo que sus empleados puedan concentrarse en un tipo de trabajo específico. Temas programados  semanal y mensualmente pueden incluir días de juntas para discusiones uno a uno, reuniones en equipo o seminarios de capacitación en grupo. Otros temas incluyen un día de concentración y días de ponerse al corriente. Dustin Moskowitz, cofundador de Facebook, implementa los miércoles sin juntas. Dedicar un día completo del personal a un tipo de  trabajo promueve la concentración colectiva y estimula la productividad.

13. Si puede hacer la tarea en menos de cinco minutos, hágala inmediatamente

Los grandes triunfadores buscan un rendimiento inmediato de su tiempo. Para acelerar el trabajo entrante, hacen efectivo el principio de “pieza tocada, pieza jugada”:
• Maneje los correos electrónicos inmediatamente – Delegue tanto como pueda. Complete cualquier cosa que pueda manejar en solo unos minutos. Si no puede, añádala al calendario.
• Actualice su calendario según sea necesario – Mueva las tareas que consumen tiempo del email a su calendario. Aparte bloques de tiempo semanales para lidiar con esas tareas.
• Elimine la acumulación – Tenga presente el tiempo que se pierde buscando artículos fuera de su lugar. Mantenga el orden en su entorno. Un ambiente desordenado puede causar estrés.

14. Use la primera parte de la mañana para fortalecer su mente, cuerpo y espíritu

La mayoría de los empresarios adopta una rutina matinal para energizarse. Se recargan con mucha agua, comida saludable y ejercicio. Los directores ejecutivos ocupados vigorizan su mente con lectura o meditación. El triunfador extremo, Arnold Schwarzenegger, se levanta
al amanecer para leer varios periódicos, hacer un entrenamiento cardiovascular y desayunar fruta y avena.

15. La productividad equivale a energía y concentración, no al tiempo

Quienes trabajan duro dejan espacio en sus horarios para la relajación. Pasar más tiempo en el trabajo no garantiza más o mejores resultados. Mantener los niveles máximos de energía y trabajar en aceleres cortos ayuda a la productividad. La capacidad del cerebro para procesar datos eficientemente flaquea durante el día, cayendo de energía total a fatiga cada 90 minutos. Descansos frecuentes para tomar agua, bocadillos nutritivos y ejercicio ligero rejuvenecen la mente y alientan mayor productividad.

Tómese el suficiente tiempo libre para acumular la energía que necesita para desempeñarse.
Los atletas olímpicos dependen del sueño para revitalizar sus cuerpos. La gimnasta Shannon Miller, medallista olímpica en siete ocasiones, toma breves siestas revitalizadoras. Tener consistentemente comida saludable, diversión, descanso y recreación, renuevan su vigor físico y su concentración mental. Esto promueve una productividad mayor y mejora su vida en el juego y en el trabajo. La gente exitosa construye la energía y la concentración necesarias para hacer que cada minuto cuente.