Greg McKeown – Entrepreneur
Steve Jobs creía en la simplicidad. La simpleza era su principio para crear cualquier producto. Es mucho más poderosa de lo que crees.
Cuando un equipo de los mejores diseñadores de productos de Apple se reunió con Steve Jobs para presentarle su diseño de lo que acabó siendo el iDVD -una aplicación ya desaparecida que permitía a los usuarios grabar en un DVD físico música, películas y archivos de fotos digitales almacenados en sus ordenadores-, esperaban que su jefe quedara maravillado. Era un diseño bonito y limpio, y aunque tenía muchas características y funciones, estaban orgullosos de cómo habían simplificado la versión original del producto, que había requerido un manual de usuario de mil páginas.
Pero, como pronto supo el equipo, Jobs tenía otra cosa en mente. Se dirigió a la pizarra y dibujó un rectángulo. Luego dijo: «Esta es la nueva aplicación. Tiene una ventana. Arrastras el vídeo a la ventana. Luego haces clic en el botón que dice BURN. Eso es todo. Eso es lo que vamos a hacer».
Para los empresarios, la simplicidad es el rey. Nos esforzamos por diseñar productos sencillos de usar, servicios sencillos de acceder, sitios web y aplicaciones sencillos de navegar, etc. Cuando se trata del producto final o de la experiencia del cliente, hemos elevado la simplicidad a una forma de arte.
Entonces, ¿por qué gran parte de lo que hacemos a diario sigue estando plagado de tanta complejidad?
Nos hemos acostumbrado tanto a la complejidad de todos los procesos de nuestra vida que apenas nos damos cuenta… Peor aún, la creamos involuntariamente: ante lo que deberían ser problemas sencillos, buscamos soluciones más complejas para resolverlos. Luego, frustrados por la complejidad de esas soluciones, buscamos nuevas formas de hacer que ese complejo problema vuelva a ser fácil.
A medida que este círculo vicioso continúa, añadimos capa tras capa de complejidad.
Esto es especialmente cierto cuando se trata de escalar una organización, lo que inevitablemente conduce a una expansión de la complejidad en todas partes. Los procesos se vuelven engorrosos. La coordinación en los equipos y entre ellos requiere más tiempo y esfuerzo. El trabajo que solía ser sencillo se convierte de repente en algo enloquecedor e innecesariamente complicado.
Pero una vez que eliminamos las capas innecesarias de complejidad, las tareas prioritarias que antes parecían tan abrumadoramente difíciles de repente parecen factibles. Esto es cierto para prácticamente todo, desde el diseño y el lanzamiento de un nuevo producto, hasta la entrada en un nuevo mercado, pasando por la dirección de un equipo que crece rápidamente.
En mi primer libro, sostenía que identificar lo que es esencial requiere un sistema de priorización implacable. Pero, como escribo en mi nuevo libro, Effortless, para conseguir realmente hacer esas cosas esenciales, se requiere una simplificación implacable. He aquí algunos consejos:
Empieza por cero
El año pasado, lancé un podcast. Al principio, las instrucciones que debía enviar a cada invitado que se uniera a mí en el podcast constaban de quince pasos. Para mí era abrumador incluso leerlas, y no digamos para que los invitados las siguieran y las hicieran.
Así que empecé de cero, y me pregunté: «¿Cuál es el número mínimo de pasos que alguien podría seguir para charlar conmigo a través de este programa?». Una vez que tuve la respuesta, reduje el proceso a dos simples pasos.
Cuando nos enfrentamos a un proceso o proyecto inmensamente complicado, nuestro instinto es tratar de reducirlo. ¿Pero qué pasaría si lo abordáramos desde el ángulo opuesto y empezáramos con una pizarra en blanco?
Te sorprendería saber cuántos objetivos aparentemente complejos pueden obtenerse, y cuántas tareas aparentemente complejas pueden completarse, en tan sólo unos pocos pasos. Así que empiece por cero y determine el número mínimo de pasos a partir de ahí.
Olvídate de las campanas y los silbatos
En un momento minúsculo pero crucial del legendario cambio de IBM, el entonces director general Lou Gerstner invitó a Nick Donofrio, uno de sus líderes ejecutivos, a hablar en una reunión sobre el estado de la empresa. En aquella época, el formato estándar de cualquier presentación importante de IBM incluía retroproyectores y gráficos en transparencias que los empleados de IBM llamaban «láminas».
Como recuerda Gerstner, «Nick estaba en su segunda lámina cuando me acerqué a la mesa y, con toda la educación que pude delante de su equipo, apagué el proyector. Tras un largo momento de incómodo silencio, le dije simplemente: ‘Vamos a hablar de tu negocio’. «
Ese es el objetivo de la mayoría de las presentaciones: «sólo hablar de tu negocio». Así que la próxima vez que tengas que crear un pitch deck, presentar cifras de ventas o dar un informe de progreso, resiste la tentación de añadir campanas y silbatos adicionales. No sólo son una distracción para ti, sino también para tu audiencia. Por eso, cuando hago presentaciones, utilizo seis diapositivas, con menos de diez palabras en total.
Puede que ya hayas eliminado las características innecesarias de tu producto. Ahora haz lo mismo con tus procesos, tus presentaciones y todo lo demás.
Maximizar los pasos no dados
Con demasiada frecuencia, intentamos simplificar nuestros procesos simplificando los pasos individuales. Pero, ¿y si simplemente los eliminamos?
Los pasos innecesarios son sólo eso: innecesarios. Eliminarlos te permite canalizar toda tu energía hacia la realización del proyecto importante. En casi todos los ámbitos, terminar es infinitamente mejor que los pasos superfluos que no añaden valor.
Uno de los doce principios del Manifiesto Ágil dice: «La simplicidad -el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado- es esencial». Con esto quieren decir que el objetivo es crear valor para el cliente, y si esto se puede hacer con menos código y menos características, eso es exactamente lo que hay que hacer.
Aunque esto se refiere al proceso de desarrollo de software, podemos adaptarlo a cualquier proceso cotidiano. Independientemente de cuál sea tu objetivo final, recuerda: los pasos más sencillos son los que no se dan.
