Hay un dato que probablemente muy poca gente conoce: entre el 35 y 40 por ciento del tiempo en las empresas se pierde por reuniones que no son efectivas.
Por este motivo es que es muy importante organizarlas con la debida antelación y siguiendo un protocolo para que todos los participantes estén convenientemente informados y sean así verdaderamente productivas.
Aquí, una síntesis de algunas ideas para poder lograr encuentros productivos:
1) Informar previamente el orden del día
Es necesario y muy importante comunicar a todo el grupo que va a participar de la reunión el temario o las razones que motivaron la reunión. De no hacerlo, puede perderse mucho tiempo en las reuniones analizando cada uno de los temas o buscando información adicional.
2) Contar con un registro fehaciente
Es muy útil tomar un registro de cada uno de los momentos de la reunión para después conformar una minuta a modo de resumen; o directamente, mejor aún, un plan de acción inmediata sobre las decisiones que se tomen en la reunión.
3) Controlar el tiempo
Este punto es estratégico sobre todo si a los participantes les gusta conversar, para evitar distracciones e ir directamente al punto que convoca la reunión. Para esto, es bueno contar con una persona que ocupe el rol de coordinador o líder de la reunión, que se enfoque nuevamente en el resultado cada vez que aparezcan distracciones, o cuando la conversación se vaya del tema principal. También puede ayudar tener un cronómetro.
4) Definir los próximos pasos
A las decisiones que se tomaron en la reunión, hay que dejarlas por escrito (con nombre, fecha y hora). Además, definir de qué manera vamos a medir un resultado exitoso de esas decisiones que hemos tomado en la reunión. Después, por supuesto, también deberá haber un reporte que circule entre todos para darle el conveniente seguimiento y no esperar hasta la próxima reunión para tomar acción sobre cada una de esas cosas.
Siguiendo estos puntos se mejorará rápidamente la dinámica de las reuniones; se optimizará el tiempo de los encuentros, y se lo convertirá en un espacio verdaderamente tiempo productivo, creativo e innovador en todo tipo de organizaciones.
Daniel Colombo. Con más de 30 años de experiencia, desde sus comienzos en radio a los 8 años, es comunicador profesional, escritor y coach especializado en desarrollo de carrera y alta gerencia. Ha sido Gerente de Marketing y Comunicaciones en empresas multinacionales y argentinas; creador de emisoras de radio, canales de TV (incluyendo populares marcas a nivel global), periódicos, portales, y presidente de su propia consultora de comunicación en Argentina durante 20 años. Tiene 14 libros publicados. Entrena voceros en motivación, liderazgo y espiritualidad en la empresa; es un reconocido líder en formación en media-coaching, oratoria y comunicación estratégica. Ha realizado más de 2500 proyectos para todo tipo de marcas, servicios y gobiernos, y dictado más de 500 conferencias, talleres y workshops en 18 países.
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