Ningún empleado quiere ser un inútil anónimo. No importa qué tan grande o pequeña sea tu empresa, si hay empleados que sienten que no son escuchados podrán influir negativamente sobre otros, disminuir los índices de productividad o incluso causar una rotación creciente de personal. Empleados que sienten que no tienen voz pueden generar un dolor de cabeza en el clima cotidiano de la oficina.
Al igual que una buena sesión de terapia, el darle a los trabajadores de todos los niveles la oportunidad de expresar sus opiniones acerca de la dirección que toma la compañía puede producir el efecto opuesto: muéstrale a los empleados que estás interesado en sus opiniones y es más probable que ellos tomen mayor participación en el negocio.
Pasarán de pensar que trabajan para alguien a pensar que están formando parte del equipo.
“Nosotros no reclutamos empleados comprometidos. Los empleados comprometidos se crean”, dice Lisa Wojtwiak, gerente de relaciones con el cliente de la compañía Opinión Research Corporations, parte de Infogroup. “Es nuestro trabajo involucrar a los empleados desde el día 1”.
En los viejos tiempos, solicitar un feedback por parte de los empleados era lo mismo que poner una caja con una etiqueta que decía “sugerencias” al lado del dispenser de agua. Ahora, las empresas listas se dan cuenta de que, al ser más dependientes de una economía basada en el conocimiento, necesitan involucrar a sus empleados en un nivel más profundo.
Obteniendo el feedback de los empleados: Las cuestiones a reconocer
Cada método de compilación de feedback de los empleados depende de cuáles son los desafíos concretos que tiene tu negocio. Considera: ¿tu base de empleados se está achicando o agrandando? ¿Te estás preparando para una fusión o las cosas se quedan así?
Los profesionales que se ocupan del tema dicen que ofrecer oportunidades generales de feedback es importante—políticas de puertas abiertas o encuentros con los directivos—pero el reconocimiento específico de los problemas puede ayudar a timonear tu compañía en tiempos difíciles.
Preguntas comunes para las cuales los managers buscan aporte incluyen: “¿Qué tan comprometidos están mis empleados?”, “¿Qué tan satisfechos están cuando trabajan en la compañía?”, “¿Cómo es la comunicación con management?”, “¿Cuentan con las herramientas apropiadas para realizar la tarea?”, “¿Qué tan seguros se sienten en el trabajo?”.
También puedes utilizar una encuesta para tener información demográfica de tu personal, tal como edad y género, y para saber si una rotación puede ser necesaria.
“Sin empleados el negocio no es posible”, dice Howard Deutsch, CEO de Quantisoft, una compañía de encuestas y asesoramiento ubicada en Monroe Township, New Jersey. “Aquello que estén altamente integrados y motivados harán un mejor trabajo”.
Gerry McDonough, CEO de LeadFirst, compañía ubicada en North Carolina y socia de la firma de recopilación de datos WorldAPP, que asiste en el diseño de encuestas y asesora en la integración de los empleados, dice que preguntarse por la cultura empresarial de una organización es importante. Esta cultura impulsa el surgimiento de cuestiones como la satisfacción y compromiso de los empleados, implicando las opiniones que los trabajadores tienen acerca de sus colegas y el entorno laboral general que afecta directamente su satisfacción laboral.
Estas preguntas referidas a la cultura empresarial podrían afectar incluso a los fundamentos en que se basa la misión principal de tu compañía: ¿el apoyo que le brindas a tus empleados cuenta con valores de fondo?
Obteniendo el feedback de los empleados: Llevando a cabo las encuestas de los empleados
Llevar a cabo una encuesta a gran escala sigue siendo el método más recomendado para obtener un feedback útil de los empleados.
Los profesionales recomiendan realizar encuestas en una base regular, pero dicen que no deberías hacerlo más de una vez al año porque los empleados podrían perder interés al sentirse presionados.
Aunque se recomienda diseñar las preguntas específicamente para que traten de las cuestiones actuales de la empresa, una tendencia común es que muchas encuestas buscan descubrir qué tan conectado se siente el empleado con la compañía.
Muchas encuestas inquirirán en si el empleado tiene un buen balance trabajo-vida personal, si están orgullosos de trabajar para la organización y cuánto esfuerzo ponen en su trabajo. Las preguntas también pueden ser confeccionadas para averiguar por cuánto tiempo planea el empleado quedarse en la empresa y qué es lo que piensan respecto a las cuestiones de salud y seguridad de allí.
“Contamos con muchos clientes, y cada cuestionario es diferente”, dice Wojtkowiak.
Los profesionales dicen que un mix de preguntas cuantitativas—pedirles a los empleados que califiquen su satisfacción del uno al cinco, por ejemplo—debería ser combinado con preguntas abiertas para generar un mix de información anecdótica y estadística.
En lo que se refiere a la extensión, los expertos dicen que una encuesta de 35 a 55 preguntas es ideal, y que no debería tardar más de 15 a 25 minutos en completarse.
“Quieres asegurarte de que tienes suficiente información para poder tener un criterio acertado basado en buena data”, dice Wojtkowiak.
Si quieres llevar a cabo una encuesta de empleados más de una vez al año, ella recomienda intentar con la “encuesta de opinión”, constando ésta de solamente 4 a 10 preguntas, normalmente con el objetivo de medir el impacto de los cambios hechos obedeciendo al feedback obtenido durante la encuesta de mayor tamaño.
Las compañías deberían disponer que los empleados completen sus encuestas durante la jornada laboral. También ayuda a realizar la encuesta cuando sea más probable que el calendario esté despejado. Evitar los períodos de vacaciones y reclutamiento ayuda a los trabajadores a concentrarse en su feedback.
Obteniendo el feedback de los empleados: Utilizando métodos para reunir información
Solo porque una caja donde anotas tus sugerencias es una de las formas más viejas de feedback no quiere decir que no pueda ser útil para tu negocio. Aunque se sienta un poco fría y, francamente, anticuada, Wojtkowiak dice que mantener vigente una caja de sugerencias es una manera fácil de hacerle saber a los empleados que estás interesado en sus opiniones más allá de la encuesta anual. Las reuniones generales y otros eventos en grupo que dejan cara a cara a la alta gerencia con los trabajadores también están volviéndose populares entre las empresas. O considera un portal online donde los empleados pueden enviar notas o posts anónimos. También puede ser bueno solicitar feedback desde el día 1. Wojtkowiak dice que las organizaciones exitosas proveen la opción para los empleados de proveer feedback y comunicarse abiertamente desde los días de capacitación. “Si consigues retener los miembros más valiosos de staff, realmente estás escuchando las sugerencias de aquellos trabajadores comprometidos y poniéndolas en práctica en el tiempo”, dice.
Obteniendo el feedback de los empleados: Asegurando la participación
Normalmente las encuestas son respondidas en un 70% a 90%, pero los expertos recomiendan varias maneras de asegurar una fuerte participación.
Anonimato. Si se les asegura a los empleados que sus respuestas no llevarán a castigos, más probable será que den respuestas honestas, según Deutsch.
Verificar acceso. Las encuestas online son consideradas las más eficientes, pero tendrás que asegurarte que todos en la compañía tienen acceso a una computadora. Esto puede lograrse instalando especialmente computadoras en la oficina de recursos humanos o programando horarios para que determinados trabajadores se acerquen a una Terminal de computadora.
Aliento desde la gerencia. Instar a un empleado a que se comprometa tiene que hacerse de manera creíble. Es por eso que los expertos dicen que si realmente quieres que tus empleados hablen, los administradores tienen que animarlos a hacerlo de algún modo o enviar recordatorios. “El grado de respuesta depende de cuánta dedicación le pone el management al proyecto”, dice Josh Greenberg, presidente de AlphaMeasure, una empresa de investigación de Boulde, Colorado, que ha trabajado para la compañía de bocadillos Little Debbie y la Cruz Roja de Canadá.
Incentivos. Mientras los expertos desalientan a las compañías respecto a ofrecer incentivos directos a empleados individuales por participar en el feedback, otros métodos están disponibles.
Greenberg dice que algunos negocios podrían ofrecer sorteos para ganarte premios como un iPod. Otros se ofrecerían a donar dinero para caridad si sus encuestas reciben un determinado nivel de respuesta.
Obteniendo el feedback de los empleados: Utilizando el feedback
Lo peor que puede hacer una compañía es invertir largo rato solicitándoles feedback a los empleados para después no hacer nada con él.
“Si vas a colectar toda esta información y después no cerrar el círculo aplicándolo a los empleados entonces no tiene sentido realizar esta encuesta”, dice Greenberg. “Es importante hacerles saber que fueron escuchados”.
Esto puede conseguirse compartiendo al menos algunos de los resultados con toda la organización y estableciendo puntos de referencia para conseguir mejoras. Algunas compañías armarán un sistema de seguimiento de objetivos, el cual subirán online o harán saber en una pizarra, para que se pueda mostrar el progreso en la concreción de esos objetivos.
Gerry McDonough, de Lead First, recomienda a las compañías dividir el feedback en 2 categorías: las cuestiones amplias que deben ser tratadas a un nivel administrativo y las cuestiones menores que pueden ser atendidas a un nivel departamental.
Las encuestas más cortas mencionadas anteriormente pueden ser llevadas a cabo varias veces a lo largo del año para medir el progreso. Wojtkowiak dice que asociar los resultados a la jerarquía de tu organización es clave, para diferenciar entre el compromiso de los empleados en una oficina de Kentucky con el de una de Iowa.“No metas a todos en la misma cubeta”, dice.
