¿Qué es lo más importante de una presentación? Que la información sea certera, innovadora y creativa
En algunas ocasiones he escuchado que las presentaciones hoy en día deben de llevar más imágenes y poco texto, sin embargo, lo que realmente la audiencia desea conocer es una información certera, depurada, pero sobretodo innovadora y creativa.
En el mundo empresarial, una de las premisas más importantes se encuentra basada en las presentaciones y para que realmente causen impacto deben contemplar diferentes aspectos:
En un principio las presentaciones muestran diferentes facetas dependiendo para qué se necesiten: si son presentaciones dirigidas a vender nos debemos enfocar en una información directa que muestre las bondades precisas del producto o servicio que vendemos, por lo que aquí sí es necesario contemplar un buen diseño además de mostrar fácil accesibilidad y que su extensión sea breve.
Igualmente existen las presentaciones que básicamente son informativas y que deben contener datos relevantes, además de una estructura que mantenga su orden para asegurar en la audiencia las ideas principales.
Una vez expresados éstos dos tipos de presentación me gustaría dar algunos consejos para que éstas presentaciones sean efectivas y exitosas:
1. Información
La información es la base central de lo que quieres decir, ya que es el concepto, por lo que hay que especificar en principio una idea principal y desarrollar así las ideas periféricas.
Es razón importante para depurar y seleccionar la información cuidadosamente, ¿cómo?, a través de una buena investigación que busque innovación y actualización.
2. Organización
Una vez que ya tenemos la información depurada, tenemos que realizar una estructura organizada y funcional para poder redactar y explicar lo que queremos comunicar a la audiencia, en éste punto mi consejo es hacer un diagrama para poder dar un orden adecuado a la información. Siempre debemos descartar aquella información que solamente haga difícil su lectura, ya que para eso vamos a usar la presentación como herramienta de apoyo.
¡Ahora sí es momento de redactar!, sin embargo, debemos ser éticos al usar información que es de otros autores y si es así, citarlos correspondientemente.
3. Imágenes
Ya que se terminó de definir la estructura textual debemos hacer una selección de imágenes que apoyen solamente en lo que creemos que sea más difícil de entender sin dicho apoyo visual. Debemos poner atención en que las imágenes sean de uso legal.
4. Diseño
En cualquier presentación debemos contemplar la imagen de la empresa, ya sea nuestra o de nuestros clientes. En el caso de alguna presentación de nuestra empresa orientada a algún cliente, debemos mantener nuestra identidad, colores e imagen y solamente añadir el logotipo de nuestro cliente en cada slide.
Recuerda que para estar alineado a la cultura e imagen organizacional de cualquier empresa debes de conocer el Manual de Identidad de la misma y no salirte de su protocolo.
5. Tiempo
Recuerda que el tamaño de la presentación nos da el ritmo específico de lo que queremos decir, así como el tiempo en que queremos expresar nuestras ideas. Para poder lograr que nuestros tiempos sean los reales, lo mejor es practicar nuestra comunicación con la presentación, incluso dejando las pausas necesarias en dónde se considera que la audiencia podría intervenir.
En éste punto debemos saber que uno de los más grandes apoyos es el Story Telling, que a través de experiencias que podamos desarrollar dejaremos más clara la comunicación, además de hacer más entretenido pero sobretodo empático la comprensión del mismo.
6. Presentación
La presentación se divide en tres puntos importantes:
a) Puntualidad: cuando vamos a hacer una presentación de primera mano debemos cerciorarnos de llegar unos minutos antes para verificar que tecnológicamente se pueda ver correctamente.
En caso de que mostremos videos o audio, que se escuchen y vean bien.
b) El modular nuestra voz de manera adecuada
No podemos mantener un mismo tono de voz ya que podemos perder a nuestra audiencia, debemos incorporar matices según a lo que queramos dar mayor énfasis, incluso en algunas anécdotas deberíamos de usar técnicas histriónicas con las que mostremos lo que se quiere destacar de modo que la audiencia pueda obtener un nivel alto de interpretación y que así pueda mentalizar aquello que queremos decir.
c) Para poder mantener la atención de la audiencia, además de obtener una verificación en la comprensión adecuada de ella, debemos buscar una retroalimentación certera a través de preguntas.
Las presentaciones, siempre serán la guía que nos sirva de apoyo para mostrar nuestras ideas, pero no necesariamente nos debemos obligar a seguirlas al pie de la letra, recordemos que para que puedan cumplir con la característica de ser efectivas, deben transmitir nuestro objetivo principal.
