Los equipos son grupos crecientes en la vida de los negocios y también las reuniones. Mucha planificación, comunicación e implementación se invierte en las reuniones de equipos de hoy. Sin embargo, en las encuestas se encuentra la crítica de los empleados en relación al tiempo y esfuerzo desperdiciados en reuniones. Así que ¿Cómo podemos hacer estas reuniones más productivas? ¿Cómo puede usted contribuir para mejorar los resultados?
Expertos en el manejo de equipos ofrecen los siguientes puntos como maneras de asegurar reuniones exitosas:
Llegue preparado. Conozca la agenda. Si no hay una escrita, asegúrese de saber cual es la meta de la reunión. ¿Que sucedió en la ultima reunión? Chequee sus notas. ¿Tiene una tarea específica para esta reunión? Si usted la esta dirigiendo, distribuya una agenda que brevemente contenga los puntos principales a ser discutidos, incluyendo los resultados deseados. Estar preparado para la reunión es la clave de su éxito.
Sea puntual. ¿Obvio? Si, pero ¿A cuántas reuniones ha asistido en las cuáles los que llegaron tarde utilizaron el valioso tiempo del equipo? La puntualidad muestra compromiso y seriedad. Si usted llega temprano, puede trabajar con los colegas y tener una lluvia de ideas acerca de la agenda.
Ríjase por la agenda. Trate lo mas posible de mantenerse en esa ruta. No quite la atención del tema que se esta discutiendo. Un gran inconveniente en las reuniones es la tendencia de algunos participantes de salirse por la tangente. Un líder astuto puede controlar este comportamiento pero necesita toda la cooperación posible. Por otro lado, los líderes pueden ver el valor de una dispersión particular. Pueden hacer una seña que esté avalando dicha dispersión.
Escuche. Este es un consejo clave para mejorar los resultados de las reuniones. Los miembros del equipo simplemente necesitan escucharse mas unos a otros. Por un lado, esto construye y sostiene respeto mutuo. Adicionalmente, mantiene la discusión encarrilada y reduce repetición innecesaria. En lugar de hablar tanto, solamente escuche.
Enfóquese en la Solución. Cada reunión de equipo tiene algún asunto para resolver. Debe estar preparado para tomar acción. Enfóquese siempre en el problema, no en la persona presentando un debate diferente. Con frecuencia, las reuniones se vuelven sucias por las batallas de egos.
Apoye a su líder. Uno de los trabajos principales del líder es mantener la reunión en movimiento guiándola hacia los objetivos fijados en la agenda al inicio. Debe haber un ambiente abierto para discusiones pero también un avance continuo hacia la resolución de los asuntos tratados. Otra tarea del líder es el de resumir los puntos clave de la reunión. Esto hace que el progreso se concrete y les da a todos un sentido de logro.
Dé seguimiento tan pronto cómo le sea posible. Los miembros del equipo deben darle un pronto seguimiento a las tareas asignadas a ellos durante la reunión. Por ejemplo, proporcione la información necesaria, planes revisados o resultados de acciones tomadas. Una respuesta inmediata demuestra responsabilidad al grupo, anima a otros a comportarse de igual manera y propicia un equipo cooperativo.
