La comunicación por mail ofrece ventajas con respecto a la oral. Algunas de ellas son: tenemos más tiempo para pensar la respuesta, podemos investigar en la web información relevante sobre el tema o sobre nuestro interlocutor, como: datos de la empresa, características del producto o el rubro, etc.
Como contrapartida, algunas de las desventajas más frecuentes tienen que ver con ignorar ciertas reglas de cortesía que pueden jugarnos en contra a la hora de darnos a conocer o responder a una comunicación por mail.
Las tres primeras reglas son:
- No usar el correo de la empresa para la correspondencia personal. Y viceversa.
- Contestar los mails en un tiempo prudente: no de inmediato, como si se tratara de un chat, ni dejar enfriar la comunicación o estancar mails sin responder.
- Escribir mensajes lo más cortos posibles, sin llegar al extremo de que resulten textos telegráficos. Esto incluye: no utilizar abreviaturas como: “x q”, “msje”, etc.
Antes de enviar un mail, te sugiero que respondas algunas preguntas básicas:
¿Comprobé desde qué cuenta estoy enviando el mail?
¿Sé qué día y a qué hora recibí el texto que estoy respondiendo?
¿Si recibí un correo después del horario de trabajo le doy prioridad?
¿Envío correos de trabajo sólo en días hábiles?
¿En lugar de una inicial o abreviatura, firmé con mi nombre?
¿El texto quedó explícito y conciso?
Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que lo vuelvas a leer haciendo foco en el ítem a mejorar. Una vez que el mensaje llega a destino ya no podés cambiarlo.
Invertir tiempo en verificar el contenido y la forma te permitirá evitar errores o un uso inadecuado de la comunicación por mail. Ya se trate de un correo, una newsletter, un folleto o una novela, mi método de verificación es: leer y corregir en voz alta unas 3 o 4 veces, guardar en borrador y volver a leer y retocar más tarde, antes de enviarlo.
Bettina M.Bensignor
Especialista en palabras . Redacción – Coaching de escritura www.betinabensignor.com.ar
