El tiempo profesional invade el personal. Necesitamos contar con recursos que permitan separar estos dos mundos para vivir en equilibrio y con salud.
Uno de los maestros de los que sigo aprendiendo acerca de la organización del tiempo, el conocido “gurú” norteamericano David Allen, con quién me entrené hace algunos años, sostiene que “trabajo es todo aquello que necesitas hacer y todavía no has hecho.”
A partir de este postulado simple y directo, el creador del método GTD (Getting Things Done, traducido en algo así como “Resolviendo las cosas”, propone que necesitamos un método ajeno a nuestra memoria para descargar la sobrecarga de cosas por hacer, como principio para ordenar la gestión del tiempo.
En una época donde el tiempo profesional suele invadir lo personal, es indispensable contar con recursos que permitan separar estos dos mundos para vivir en equilibrio y con salud.
Tres propuestas del GTD
Abarcando una multiplicidad de aspectos, en forma sintética GTD propone integrar algunos modelos de gestión, que te permitirán organizarte mejor, ganar tiempo libre, aprovechar las brechas en tu agenda y disponer de mayor energía para encarar las tareas.
1.- Modelo de organización del flujo de trabajo
Es ideal para organizar lo cotidiano, en todos los ámbitos de la vida. Desde las cosas sencillas hasta muy complejas, se basa en que el ordenamiento del flujo del trabajo consiste en seguir, siempre en orden, estos pasos:
> Recopilar > Toda la información necesaria para tomar la siguiente acción sobre cualquier cosa que sea trabajo (recuerda la definición más arriba)
> Procesar > Es el siguiente paso luego de recopilar. Se verifica que lo recopilado sea útil para el tema a resolver o encauzar.
> Organizar > Disponer de los elementos de tal forma de darle una secuencia lógica de utilidad a los fines del flujo de trabajo.
> Revisar > Hacer una revisión completa de cada uno de los elementos, para verificar que estén en sintonía con lo que hay que hacer.
> Hacer > Ejecutar la tarea, propiamente dicha. Llevar a cabo las acciones para completar ese trabajo.
2.- Modelo de Planificación Natural (Proyectos)
Si pusieras tu cerebro a funcionar, te atraería un sistema natural de procesamiento de los proyectos para organizarlos de una forma lógica. Sin embargo, muchas veces lo complejizas sin sentido y de tal forma que atenta contra el flujo natural de las acciones.
Este modelo de planificación natural es considerado por David Allen como el más ecológico, porque va de acuerdo a la naturaleza primaria del cerebro si le dejaras el espacio, tiempo y funciones para organizar. Se basa en seguir, en orden, estos cinco pasos:
> Propósito > ¿Para qué harás lo que debes hacer? ¿Cuál es el sentido profundo? ¿En qué modificará las cosas?
> Objetivos > ¿Qué fin se persigue con este trabajo a realizar? ¿Cómo influirá positivamente?
> Generar lluvia de ideas > Crear un entorno libre de ideas por más disparatadas que parezcan, para asociarlas libremente y encontrar salidas alternativas, creatividad e innovación.
> Organizar > Verificar las ideas generadas. Priorizarlas, descartar y tomar aquellas tres principales. Elegir la base sobre la que nos llevará más directo al objetivo buscado (puede ser una combinación de ideas, de donde surgirá una, superadora.
> Acciones > Próximos pasos, la próxima acción inmediata. Y así sucesivamente, hasta completar el ciclo del trabajo a realizar.
Modelo de los horizontes de enfoques (prioridades)
La mayoría de los problemas con que lidias en el mundo, tanto en la vida como en el trabajo, podrían ser resueltos en forma más efectiva si tomaras altitud.
Cuando te mueves en un nivel de caos bajo o problemas cotidianos, simplemente VES. Si te elevas un poco, MIRAS. Y si aún vas más alto, OBSERVAS.
Despegar del horizonte cotidiano -que sería tu pista de despegue- y llegar hasta los 15.000 metros de altura, te permitirá enfocarte en algo superior y más trascendente. Sosteniendo esta mirada, podrás escalar más frecuentemente del problema del momento hacia el fin ulterior de las cosas. Le das sentido, propósito y dirección.
Todos los niveles se inter-relacionan, y no funcionan por separado. Es un conjunto de enfoques que conforman tu “plan de vuelo” del trabajo a realizar.
Este sería el “Mapa de Altitud” que te permitirá sostener el enfoque con mayor claridad y propósito permanentemente:
15.000 mts. Propósito y valores centrales
12.000 mts. Visión
9.000 mts. Metas y objetivos
6.000 mts. Áreas de responsabilidad
3.000 mts. Proyectos
Pista de despegue Acciones
El control y la perspectiva de las cosas se encuentran siempre atravesados por el nivel de las acciones, sin tener en cuenta lo complejos que sean los trabajos a realizar.
Para salir del sueño y transformarlo en un plan de ejecución concreta, necesitas trasladar todo a una acción física: tomar acción, la próxima acción.
Sólo así podrás ir escalando en altitud.
Las cosas se hacen mientras se ejecutan y se completan: si no se cierran estos círculos hay mucha energía que se desperdicia y te resta potencia para tomar altura sobre las situaciones, trabajos, problemas y las cosas en general.
Recursos útiles
1. Haz listas por temas
2. Toma siempre la primera acción, la próxima acción para poner a andar la rueda del procesamiento.
3. Establece recordatorios, fechas límite, procesos.
4. Pregúntate siempre: ¿cuál es la próxima acción física que deberé realizar?
5. Recuerda que un sistema de gestión del tiempo es mucho más que la acción: enfócate en el propósito, que es lo que le da sentido total.
6. Si tomas acciones sin tener el plan de vuelo hacia la altitud deseada por falta de propósito (aquello ubicado en lo más alto del proceso) el resultado puede ser incompleto o difuso.
7. Utiliza las herramientas de estos tres modelos continuamente, para marcar una diferencia en tu gestión y optimización del día.
