por Franco Baldissare *
Delegar es equilibrar la distribución de tareas administrando recursos como habilidades, conocimientos, herramientas, experiencias y tiempos.
Una de las máximas que Jack Canfield plantea en su libro «El poder de mantenerse enfocado» es que cada uno debe hacer lo que sabe hacer mejor.
Con esta premisa entre ceja y ceja todo líder debe tener en claro qué hay que hacer, en qué tiempo, qué se necesita para hacerlo (habilidades, experiencia, conocimientos, herramientas) y cuál es el mejor colaborador para ello.
Ahora bien, quizá me digas que no tenés un equipo a cargo y no liderás personas porque sos un emprendedor, trabajás solo, en una unipersonal. Sin embargo, seguro liderás proyectos y es muy probable que algunas etapas o tareas puedas delegarlas en colaboradores freelance, consultores o profesionales junior de tu misma actividad.
También puede ocurrir (y es muy probable) que tengas redes sociales que gestionar, fotografías que tomar o cuentas que administrar. Y si no sos comunicador, fotógrafo o contador, estas tareas no forman parte de tu core business, por lo que podés delegarlas así te queda tiempo para ocuparte de la actividad principal de tu negocio.
Ahora, desde la comunicación, es posible enfocar en algunas claves que son fundamentales para que te vaya bien delegando y esto no te genere un dolor de cabeza extra.
1. Definí qué no podés, no sabés o no querés hacer vos porque otro lo haría mejor, en menos tiempo o porque no es central para tu rol.
Si, por ejemplo, sos arquitecto/a y te lleva tiempo administrar tus propias redes sociales y el sitio web quizá te convenga delegarlo en alguien que sea experto en ello. Con el tiempo que vas a tener ahora disponible, podés generar nuevos negocios que te permitan pagar ese servicio contratado.
2. Identificá fortalezas y debilidades de tu equipo para administrarlas y delegar a las personas indicadas.
Siguiendo con el ejemplo de las redes sociales, no todos los community managers son buenos diseñando. Si tus publicaciones necesitan de una buena estética y tu CM no te la puede dar, cambiá de CM, buscá un diseñador/a o definan juntos cómo encararlo.
3. Comunicá claramente objetivos, deadlines, responsabilidades e instrucciones.
Esto es esencial. Casi siempre falta algo o se malinterpreta un dato. «Creí que era para el jueves» o «Esto no lo hacía Juan?» y frases por el estilo. Muchos proyectos o simples tareas se frustran porque la comunicación inicial no fue la adecuada o porque el proveedor tuvo dudas y no consultó a tiempo.
Mi recomendación: definí un check list para lo que tengas que delegar, una lista de toda la info que hacer falta para que tu colaborador/proveedor tenga todo lo que necesita.
4. Generá una dinámica de interacción para conocer avances, necesidades, problemas y para tomar decisiones sobre la marcha.
Así como vestirse informal no es estar impresentable, delegar no es desentenderse. Tenés que generar una dinámica de ida y vuelta de información para que no llegue el deadline y enterarte que no está listo. En el mismo brief definan etapas para informar el status del proyecto. Y cúmplanlas.
Una clave: brindá a tu gente la confianza para avisarte si algo va mal. Muchas tareas se estancan porque algunas personas tienen miedo de llevarle malas noticias a su jefe y pierden tiempo intentando solucionar sus propias metidas de pata.
5. Conocé el panorama general del equipo: procesos y tiempos de producción, moral de tu gente, prioridades y urgencias, etc.
Ya sea que tenés un equipo o un proveedor/a hay un punto en común: son personas y a las personas les pasan cosas. Eso de «dejar los problemas en casa» es del siglo pasado. Además de conocer los procedimientos y tiempos de producción, por ejemplo, está bueno saber cómo están las personas involucradas (para acompañar y ofrecer apoyo, como primera medida) y si hay aspectos que puedan llegar a impactar en lo laboral para tomar decisiones al respecto.
Delegar no es pasar tareas y listo. Si sos un/a profesional o emprendedor/a que está creciendo o querés crecer, vas a tener que delegar y para que esto no te genere un dolor de cabeza, es fundamental entrenarte para hacerlo lo mejor posible.
Espero te sirva.
