Cuando la gestión correcta de documentos se vuelve crítica: caso plantas industriales

Posiblemente la gestión de documentos es una de esas cosas que solo valoramos en el momento que realmente la necesitamos y es precisamente allí que nos damos cuenta de nuestros errores y nos arrepentimos de no haber hecho las cosas correctamente.

Una planta industrial es uno de lo casos más extremos en donde se manifiesta esta necesidad, específicamente con los documentos técnicos. Es importante destacar que las plantas industriales tienen una particularidad. Entre la etapa del proyecto, construcción, puesta en marcha y finalmente la operación y mantenimiento de la planta, va cambiando paulatinamente el rol de los participantes hacia la documentación. En un principio la verdad ultima esta en los documentos y trabajamos para que la planta lo refleje. Hacia el final, la verdad ultima esta en la planta y se trabaja para que los documentos la reflejen. Sin embargo existe algo que se mantiene constante, la necesidad de contar con la información simple y rápidamente y que la misma sea la ultima verdad.

Hoy en día existe una gran cantidad de soluciones informáticas, algunas siendo simples repositorios de documentos electrónicos, otras mas complejas que tienden a optimizar el trabajo en grupo sobre la documentación. Independientemente de la solución elegida, existen algunas reglas básicas que deben cumplirse. Muchas veces la primera pregunta es como organizar los documentos. Dependiendo de la etapa o con quien se hable, la respuesta será por especialidad y tipo de documento, ó, por activo, esto es, todos los documentos relacionados con un elemento real de la planta. En realidad no hay por que elegir una o la otra, se necesitan las dos formas. Más aun, los documentos deberían tener una importancia asociada. Por ejemplo en el caso de un accidente, no se quiere ver todo, solo algunas cosas que tienen que poder accederse muy rápidamente sin siquiera pensar o buscar.

Lo siguiente es ser conciente de que solo puede existir, por más que sea electrónico, una y solo una copia original de cada documento y que cuando el documento es impreso o copiado deja de ser válido. Esto último quizás es más fácil de visualizar diciendo que las copias electrónicas o en papel son elementos perecederos, por lo cual su “consumo” (llámese uso) debe ser inmediato, para luego ser descartado. Durante la etapa de construcción esto ahorra muchísimo tiempo, dinero, y dolores de cabeza, y en la etapa de operación y mantenimiento, también!.

La evolución o cambios de un documento nunca invalida ni reemplaza la versión anterior, la misma sigue conteniendo la verdad única en aquel marco temporal, la nueva versión contiene la verdad única del nuevo marco temporal que comienza en el momento de su aprobación y terminará en el momento de la aprobación de la siguiente versión. Esto último conocido generalmente bajo el concepto de tener la “historia de los documentos” que poco nos puede importar, aunque si en realidad lo pensamos como tener la historia de la planta, la cosa cambia, o no?. El impacto de esto tampoco es menor. La principalmente diferencia esta en solo conocer cual fue la falla, o también poder rastrear donde, cuando y por que se origino. En accidentes industriales el tener o no la historia de la planta toma substancial relevancia.

Finalmente deben existir procedimientos, privilegios, roles y responsabilidades claramente definidos en lo que respecta a la documentación. Los procedimientos deben reflejar la evolución de nuestro rol hacia la documentación en las distintas etapas de la vida de la planta y sobre todo deben asegurarse que la verdad única esta en los documentos y que todos aquellos que la necesitan, tienen esta información simple y rápidamente.

Una vez más, al igual que los seguros de un auto, estos no evitan que tengamos un accidente, pero de suceder, seguro estaremos más que contentos de tenerlo.

Fabián Moreno (Gerente Appliware)
Fuente: Evaluando ERP

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Daniel M. Aisemberg – Director de IMPLANEX- (www.implanex.com).
Más de 25 años en empresas de servicios y tecnología. Consultor especializado en Estrategias de Alianzas, Canales y Generación y detección de demanda.
Así mismo brinda consultoría sobre Evaluación y selección de software ERP. Consultor de más de 18 empresas entre las que se destacan: Grupo ASSA, Novell, Datastream, Infosys, IDC, GIRE, Soft Office, Servgate, Mercap, Compusistem, Inworx, Front Range, Sistemas Activos, American Switching Network, Intelap, Synaptic Links, IncasePro Software, iLH Technology y otros. Ingeniero Civil, Lic. en Relaciones Humanas y Relaciones Públicas. Socio fundador de IMPLANEX y Director de Evaluando ERP