DANIEL COLOMBO: 13 razones por las que mucha gente no responde los e-mails… ¡y cómo resolverlo!

“No soy bueno manejando la tecnología”, “Ya no estoy en edad para eso”, “Disculpa, pero estoy sobrepasado de trabajo”, “Tu mail se extravió”, “Hablaré con los de sistemas: no me llegan tus correos”, “Me entró como Spam” y mil justificativos más tienen millones de personas que acostumbran a no responder los correos electrónicos. Ahora: si tú no les respondes, y rápidamente, es probable que lo pases muy mal.

¿De dónde viene esta mala costumbre y este gesto de destrato hacia el otro? Algunas investigaciones coinciden en que si bien se viven momentos de exacerbada velocidad laboral y profesional, no debería excluir la responsabilidad de mantener las reglas de cortesía y, tuvieses el cargo que sea, tomes al menos unos pocos segundos para contestar.

Aquí van 13 razones por las que mucha gente no responde los e-mails. Quizás puedas repasarlas para ver si hay algo en lo que puedas mejorar aún más:

Por pereza: es increíblemente alto el nivel de gente que posterga alto tan simple como responder un correo.
Por temor a decir que “NO”. Piénsalo de esta forma: si tu respuesta es negativa, no ganas nada con evitar devolver el correo que te envían; porque, de todas formas, al no enviarlo, ya está hablando por sí misma tu falta de interés y de cortesía.
Por miedo a tomar decisiones. Este es otro mal de este tiempo, sobre todo en el mundo corporativo si no tienes un puesto de alta gerencia, y tienes uno o varios jefes por encima. El tomar decisiones, en el trabajo y en la vida, es una actitud.
Porque quieres tomarte tiempo para reflexionar: … y luego nunca respondes. Es cierto que algunos asuntos pueden requerir mayor nivel de reflexión que otros; aunque nada te impide enviar un mensaje cortés acusando recibo y diciendo que estarás analizando el tema y que, en caso afirmativo, tú serás quien se contacte.
Porque crees que eres más importante que el otro. Sin comentarios.
Porque no sabes quién es la persona que te escribe: pregúntale, y pídele breves detalles. O haz que alguien de tu equipo lo haga en tu nombre y te reporte. Tómate tiempo siempre avisando al interlocutor; por ejemplo: “Estaré respondiendo tu consulta antes del…” (y estableces un plazo).
Porque clasificas las cosas como “no importantes”. El otro puede no saber de tu tiempo ni organización interna. Por eso, algo breve, claro y específico, es lo mas recomendado.
Porque recibes tantos correos que te mareas: en una época procesaba cerca de 1.500 (sí, mil quinientos) e-mails diariamente, 6 días a la semana. Había adquirido una destreza tal para responder, que me permitía ser lo bastante efectivo para hacerlo en tiempo y forma. Incluso para decir que no, avisar cuál era el procedimiento de un tema determinado, o hacer una inmediata derivación para que lo siga otra persona.
Por querer faltarle el respeto al otro: aunque sutil y muchas veces inconciente, el ego se revela con pequeños gestos, como no responder. El mutismo ante alguien que necesita que respondas, es tan agresivo que se hace insostenible. ¿Recuerdas cuando una enamorada o enamorado te pidieron unos días para pensar si querían entrar en una relación contigo? ¿Cómo te sentías? ¿Esperabas ansiosamente la respuesta? En mayor o menor grado, el que no recibe tu respuesta se siente de la misma forma.
Por arrogancia: al pensar que tú eres más encumbrado que quien te escribe, dejas que eso aflore y no te permita mantener vínculos fruidos y dinámicos.
Porque eres una persona muy ocupada: te invito a que tomes un día tipo y registres la cantidad de tiempo muerto que tienes, donde podrías no sólo responder correos, sino ponerte al día contigo mismo: una caminata, gimnasio, comida saludable, tiempo con tus afectos. Te sorprenderá saber que más del 25% del día lo inviertes en actividades que no son productivas. Por lo cual el mito de que eres una persona que no tiene tiempo para nada queda descartado, una vez que te analizas y se te revela la evidencia: la verdad es que no quieres hacerte el tiempo.
Porque no me corresponde: este es otro procedimiento muy frecuente. Si no te corresponde, derívalo a quien sí con copia a la persona de origen, y ponlos en contacto: mejorará tu imagen, la de tu par del trabajo y el interlocutor los verá como personas confiables y comprometidas en buscar una respuesta.
Porque no soy bueno escribiendo: este es otro de los cuentos que muchos seres humanos se hacen. Y parte de la premisa de que hay muchas personas con talento y habilidad para escribir mejor que tú. Para que comprendas: te trae un mejor resultado que respondas lo mejor que puedas, a que no respondas.

No te olvides de agradecer

Un capítulo aparte tiene que ver con agradecer y devolver cortesías. Es un gesto que se va perdiendo día a día. Hay muchas personas que invierten su tiempo en reuniones contigo; van a entrevistas laborables; siguen complejos procesos indicados por ti… y tú ni siquiera les envías un correo agradeciéndoles por eso. Por favor, la próxima vez, sé sensible y tómate unos segundos para responder.

Cómo resolver los 13 puntos

Para resolver los 13 puntos iniciales, aquí va un programa de sólo 6 pasos (sí, seis) que te cambiará la forma de relacionarte con las personas y obtendrás mayor desarrollo y bienestar personal y profesional. También puedes consultarme, o llamar a colegas especializados en productividad –por favor, que sean profesionales- para tener una ayuda específica sobre cómo organizar tu tiempo y rendir más.

Primero: Todos somos seres humanos. Merecemos respeto y si nos contactamos, puedes elaborar respuestas tipo, para adaptarlas rápidamente y responder; o si eres afortunado y tienes una buena persona asistiéndote, instrúyela de forma tal que responda por ti algunas cosas.

Segundo: Haz primero al comenzar el día lo que NO quieres hacer. Esos llamados telefónicos cortos; limpiar tu bandeja de entrada; derivar correos y papeles; dar indicaciones; todo eso que es un “tengo que…” transfórmalo en un “quiero” y hazlo de inmediato. Te garantizo más de un 50% de energía positiva disponible para hacer otras cosas durante esa jornada.

Tercero: Divide tus cuentas de correo. Lo básico será una cuenta para temas personales, y otra para los temas profesionales. De esta forma, segmentarás a quiénes les darás cuál correo, y podrás establecer mejor las prioridades. Lo mismo te recomiendo con un teléfono celular: si es posible consigue uno con doble chip –uno profesional, otro para tu círculo íntimo- para que no se te mezclen las cosas al recibir llamados.

Cuarto: Mantén siempre limpia tu bandeja de entrada de mails. No hagas trampa: por favor, no los clasifiques en docenas de carpetas diferentes dentro de tu programa de correo sin adoptar el sano ejercicio de responder y procesar la información. Con esto va para tu ganancia otro 10% de energía disponible, sin temas dando vuelta o “picando” en tu bandeja de entrada.

Quinto: Entrénate en responder corto y conciso. Lenguaje llano, sin muchas vueltas. Pon tu firma al pie: siempre configurada convenientemente (ya podrás “flexibilizarla” con unas palabras más coloquiales de hacer falta cuando escribas). Ahorrarás otro 5% de tiempo. Es cierto: algunas personas podrán molestarse por tus escuetos mensajes; si te valoran, sabrás que lo haces para poder responder lo que sea necesario cada jornada y te apreciarán más por ello. Aprovecha los tiempos muertos, como un viaje, una espera en una reunión. No acumules muchas cosas sin procesar, porque, literalmente, agotarán tu memoria RAM mental y será más complejo salir de esto.

Sexto: Sin papeles en el escritorio de trabajo. Lo mínimo indispensable. Anota todo; lleva registro de cada cosa. Trabaja con listas, o cualquier programa de organización del tiempo que se consigue gratis en Internet. Adáptalo a tu personalidad. Deja postergar: al final del día verás la paz que sientes al tener cada día menos asuntos pendientes, y más energía disponible para tu tiempo personal de calidad.

La conclusión es clara y contundente: si al menos te sientes identificado con una de estas razones, es hora de que empieces a considerar adquirir nuevos hábitos de organización de tu tiempo y de relacionamiento humano.

Si alguien te escribe, y sobre todo, si lo hace en forma cortés, ordenada, profesional y dirigido en primera persona hacia ti o la posición que ocupas, lo menos que se espera –por tu bien, tu imagen y la de la compañía o actividad que representas- es que respondas. Porque si no respondes, eso también habla por ti, y no dice precisamente cosas muy buenas ni elogiosas.

Daniel Colombo. Con más de 30 años de experiencia, desde sus comienzos en radio a los 8 años, es comunicador profesional, escritor y coach especializado en desarrollo de carrera y alta gerencia. Ha sido Gerente de Marketing y Comunicaciones en empresas multinacionales y argentinas; creador de emisoras de radio, canales de TV (incluyendo populares marcas a nivel global), periódicos, portales, y presidente de su propia consultora de comunicación en Argentina durante 20 años. Tiene 14 libros publicados. Entrena voceros en motivación, liderazgo y espiritualidad en la empresa; es un reconocido líder en formación en media-coaching, oratoria y comunicación estratégica. Ha realizado más de 2500 proyectos para todo tipo de marcas, servicios y gobiernos, y dictado más de 500 conferencias, talleres y workshops en 18 países.