Comunicar es más que difundir y atraer consumidores. Es una actividad estratégica y determinante del éxito o fracaso de los negocios. Si estás emprendiendo, o ya estás en actividad, aquí tienes las 15 herramientas de comunicación institucional que necesitas tener en tu empresa, sí o sí.
Esta es una lista básica inicial para diseñar aspectos de tu forma de expresión del negocio. Como en todo, es necesario tener una estrategia de comunicación que abarque los distintos aspectos de esta disciplina, que puedes englobar en cuatro grandes campos: comunicación institucional, interna, comercial y promocional.
Este “kit” de recursos será de utilidad inmediata en todos esos aspectos de la comunicación. Recuerda: el proceso lleva tiempo; cuanto mejor esté diseñado, en forma profesional y consistente, mejores y más rápidos serán los resultados. La improvisación no suma a la hora de comunicar tu empresa.
1. Presentación institucional
Se trata de una pieza que describe tus actividades. Generalmente está diseñada sobre distintos soportes, para poder ser aplicada en diferentes ocasiones. Puede estar organizada en forma distinta según la actividad, y su propósito es dar a conocer los aspectos esenciales del negocio, su cultura, los equipos, la experiencia y los productos. Recuerda siempre colocar claramente todos los datos de contacto.
2. Website
La presencia en Internet es fundamental para desarrollar la imagen de tu negocio, independientemente de la actividad de que se trate. Busca diseños que se adapten a tu actividad, y que sean “responsivos”, término que alude a la interacción y buena visibilidad en todo tipo de dispositivos. Asegúrate que sea sencillo de entender por el visitante, y que, prácticamente, el sitio lo guíe intuitivamente por las distintas secciones. Asegúrate de registrar convenientemente tu dominio a nivel nacional e internacional, y que sea corto o fácilmente recordable.
3. Papelería comercial
Un experto en diseño podrá desarrollar una identidad gráfica y todos los elementos que la componen, incluyendo lo que se utilizará a nivel comercial y también, como promoción o institucional. Elige buenos materiales, de calidad. Utiliza diseños que se adapten en color y en blanco y negro, y con tipografías que ayuden a imprimirse localmente en tu oficina.
4. Plantilla de PowerPoint y de Word
A modo de un membrete identificatorio, es importante que tengas plantillas hechas por un buen diseñador, que armonicen con el resto de los materiales. En lo básico, necesitarás una de PowerPoint o similar, para hacer presentaciones de todo tipo; otra de Word o un programa usual de edición de textos, y cualquier otra aplicación para comunicar tu imagen coherente en cualquier momento.
5. Logotipo / Isotipo
Esta es otra de las herramientas fundamentales de la comunicación institucional, ya que define en gran modo la identidad visual de tu empresa. Un diseñador deberá estar entrenado en la creación de marcas para empresas; no todos son especialistas en eso. Sabrá interpretar el negocio, su “core business”, y todas las aplicaciones que se necesitarán. Recuerda que, además de la papelería y formatos de plantillas, deberás contar con tu marca en distintos pesos y formatos, con su normativa de aplicación y colores detallados; además de sus versiones para todas las redes sociales, web y soportes.
6. Normativa de redacción
Este aspecto, usualmente dejado de lado en las empresas, es fundamental para comunicar coherencia. Imagina que cada colaborador escribe, en el marco institucional, cómo le vine en gana. Esto genera mensajes confusos desde tu empresa. Para eso existen los manuales o normativas de redacción, que detallan al dedillo el estilo que lleva adelante tu empresa. Incluye los lineamientos básicos a seguir -con las variaciones propias que se requieran- para redactar mails, informes, notas, reportes, comunicaciones internas y externas; y van desde los “key messages” (mensajes claves que definen lo que tu quieres que la gente recuerde), hasta tipografías preconfiguradas en los documentos y en las computadoras; qué tipo de formato de papel se utiliza, y muchos detalles más.
7. Manual de uso de la marca
Al hacerlo te evitarás muchos dolores de cabeza. Esta es una pieza esencial que puede ser más extensa o corta según el caso, aunque te recomiendo que no dejes de tenerla. Se muestra con todo detalle cómo ha de utilizarse tu marca, de qué formas si y no. Te sugiero incluir los niveles de aprobación interno que debe tener el uso de tu marca.
8. Resumen de logros
Es recomendable que tengas siempre un resumen de logros de tu empresa, listo y redactado a la actualidad. Te servirá para un resumen anual, y para entregar a un periodista, al banco en tus calificaciones de cuenta anuales y muchas otras aplicaciones. Aquí también puedes incorporar otra herramienta comercial necesaria, “casos de éxito”, que serán referencias directas o indirectas sobre el suceso que has tenido con diversos clientes o proyectos.
9. Párrafo institucional siempre actualizado
Tecnicamente se llama “boiler plate” y es un párrafo de unas cinco a diez líneas, donde se sintetiza a qué se dedica tu empresa, qué experiencia tienen y cuál es su foco en el mercado, seguido del website. Necesita tener también algo de los conceptos de la Misión, Visión y Valores. Usualmente va al pie de cualquier información pública que difundas, y sirve de orientación para fijar en la mente del público los mensajes claves que quieres sostener en el tiempo.
10. Listado de clientes
Siempre a mano y actualizado.
11. Base de datos de contactos
Otra herramienta que, si la sabes usar, es oro en polvo. Es el conjunto de relaciones que vas construyendo: clientes actuales y pasados; prospectos que has contactado; proveedores; contactos gubernamentales. Necesitas volcarlo en una sola base de datos, en un programa que te permita filtrar datos y manejarla con rapidez; debe estar consolidada y con acceso a las personas que deban manejar esta información sensible. Sugerencia: evita tener cien bases de datos dispersa; genera una sola, con el respaldo en sistemas para que no se extravíe, y que todos los colaboradores contribuyan a mantenerla al día.
12. Mensajes actualizados en contestadores automáticos
Aunque parezca mentira, muchas empresas descuidan aspectos básicos, como este, que sería un primer contacto de alguien externo con tu marca, producto o servicio. Necesitas cuidar todos los detalles, incluso tu personal de atención telefónica, que -de paso- también sería recomendable que tenga su manual de procedimientos.
13. Redes sociales
Una parte esencial de tu presencia e imagen son tus redes sociales. Si no vas a contratar a alguien profesional para llevarlas adelante, y tu te encargarás, debes saber que tu empresa no es lo mismo que tu perfil personal: no las mezcles. Crea redes que tengan el mismo espíritu, y comunica en sincronía lo que hace tu empresa; sé motor de cambio positivo para llegar mejor al corazón de las personas. Recuerda: es fundamental que alimentes diariamente de contenido de calidad todas tus redes sociales; de lo contrario los seguidores se irán.
14. Gráfica institucional móvil
Prepara carteles, banners de vinilo, exhibidores y todo lo que necesites para tenerlo listo. Elige sistemas portátiles, livianos y resistentes, y, al hacer las gráficas, cuida no quedar atrapado en diseños de un solo día: haz un paquete de aplicaciones de un arte lo suficientemente neutral aunque atractivo, para que puedas utilizarlo en varias ocasiones.
15. Manual interno de funcionamiento operativo
Finalmente, esta pieza estratégica para ordenar internamente el negocio. Este manual deberá ser confeccionado en equipo y validado externamente, y contendrá todos los procedimientos sobre los que se basa la operación de tu empresa. Horarios, rutinas productivas, organigrama, modalidades de la cultura interna que llevas adelante, lo que tengas previsto frente a temas como ausentismo, licencias, etc. Todo, debe estar contemplado en esta pieza que ayudará a simplificar mucho los primeros pasos de tu comunicación interna.
