La gente tiende a depender principalmente de los mensajes de correo electrónico y de texto.
Por qué es tan difícil tomar el teléfono?
Son mucho más pequeños de lo que eran antes, y en estos días, incluso los tipos no muy avezados tecnológicamente como yo podemos llamar y enviar mensajes de texto y de correo electrónico, mandando archivos y fotos a todo el mundo con facilidad.
Pese a estos avances, la calidad de las comunicaciones de negocios se ha empobrecido en los últimos años a medida que las personas evitan las llamadas telefónicas y las reuniones frente a frente en beneficio de la eficiencia.
Recientemente escuché a un administrador superior defender su manejo de una situación diciendo: “No sé por qué no entienden el asunto.
Debo haber enviado una docena de extensos correos electrónicos sobre el tema en la última semana”.
Una breve conversación seguida por un correo electrónico conciso para confirmar los siguientes pasos probablemente habría solucionado el problema en unos minutos, y le habría ahorrado la molestia de escribir esos extensos correos electrónicos, y las complicaciones subsecuentes.
Otro ejecutivo se quejó conmigo: “He enviado al tipo un montón de mensajes de texto. Sé que está ahí, entonces ¿por qué no está respondiendo?”
Evidentemente habría sido mejor tomar el teléfono o caminar hasta el escritorio de la persona y discutir el asunto frente a frente; una acción que habría resuelto el problema y eliminado de inmediato la creciente tensión.
En resumen, si estos administradores hubieran intentado caminar y hablar en vez de teclear y refunfuñar, habrían solucionado estos problemas rápida y fácilmente, ahorrándose tiempo y esfuerzo.
¿Por qué no tomar el teléfono?
A medida que la tecnología ha evolucionado, también lo ha hecho la etiqueta de negocios.
La gente tiende a depender principalmente de los mensajes de correo electrónico y de texto porque estas comunicaciones son precisas y menos intrusivas, mientras que una llamada telefónica ahora indica que un asunto no puede ser resuelto por los medios comunes.
Pero no hay nada eficiente en permitir que un problema pequeño se intensifique.
Para derribar esta nueva barrera en la comunicación, haga que las comunicaciones cara a cara sean parte de la vida cotidiana en su oficina.
La expresión australiana para esto es going walkabout (salir a pasearse); muchos consultores de gestión de negocios le llaman “administración dando vueltas”.
No importa cómo se le llame, funciona, y si usted y su personal superior no lo están haciendo, se están perdiendo de una de las herramientas de administración menos costosas y más efectivas que existen.
Siempre he disfrutado de llegar a conocer a la gente en las compañías Virgin. Considero que es una forma mucho mejor de tener una sensación de lo que realmente está ocurriendo que sentándome en mi oficina a leer informes.
No todos son extrovertidos, así que he aquí algunos consejos:
Sea igualitario. No restrinja sus paseos sólo a su área de la compañía; trate de conocer a colegas en todos los niveles. Realice sus paseos en horarios al azar; no quiere que los empleados de la línea del frente estén pensando: “Son las tres en punto del martes.+
Debería estar aquí en cualquier momento”. Si los gerentes o jefes de departamento piden acompañarle, explíqueles cortésmente que conocerá mejor a la gente si va usted solo.
Si se topa con empleados a los que no haya conocido antes, asegúrese de estrecharles la mano y siempre preséntese con su nombre, sin importar cuál sea su puesto en la compañía.
Mantenga la informalidad: “Hola, soy John Brown”, es mucho menos intimidante que “Buenas tardes. Soy el director financiero, el señor Brown”.
No restrinja la conversación a asuntos de trabajo. Si nota una fotografía familiar en un escritorio, un comentario como: “¿Veo que tienes un jugador de tenis en la familia? A mis hijos les encanta agotarme haciéndome correr por toda la cancha”, ayudará a romper el hielo.
Relájese y diviértase, haga preguntas y escuche. Pregunte a su colega cuáles ve como las fortalezas y debilidades de su área, y sus opiniones sobre los desafíos que enfrenta la empresa.
Apunte todo lo que le parezca digno de darle seguimiento.
Si tiene alguna noticia que compartir, ofrezca una opinión equilibrada; hechos positivos así como inquietudes.
Es poco probable que los empleados de la línea del frente sepan mucho sobre el panorama general, así que necesitarán su ayuda para poner las cosas en perspectiva.
Sobre todo, trate de atrapar a los empleados que están haciendo algo bueno; reconozca y celebre las fortalezas y logros de la gente en el sitio. Si resulta que se topa con un problema, es mucho mejor mencionar discretamente el asunto a un supervisor posteriormente, en vez de avergonzar al miembro del personal.
Si necesita dar un cambio radical, ¡haga una fiesta! No sólo es una excusa grandiosa para divertirse un poco, sino que usted y sus colegas pueden pasar tiempo juntos.
Entonces, por favor, levántese de esa silla ergonómicamente correcta ahora mismo; no hay mejor momento que el presente para un paseo de prueba.
fuente: Portafolio
