Todo el mundo intenta llevar un orden y muchas veces el caos se hace dueño del día a día y no dan las horas, termina la jornada y no se ha hecho todo lo que se había propuesto. Pequeñas y grandes empresas, startups, emprendedores, freelance,… todos quieren mejorar su productividad, hacer más en menos tiempo y conciliar vida laboral y personal. Tener unos buenos hábitos, conocer las metodologías más innovadoras, así como las técnicas y las herramientas existentes pueden ayudar a llegar a todo.
Una de las metodologías más utilizadas es Getting Things Done (GTD), que ayuda cuando las listas de tareas sean interminables. Lo que propone es no pensar en todo lo que hay que hacer, sino en cúal es la siguiente acción que debemos llevar a cabo. Sus pilares son los de recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Además, sostiene que todo lo que se pueda hacer en menos de 2 minutos es prioritario, ya que nos descargará de tareas innecesarias.
Controlar el tiempo que dedicamos a cada tarea es otra cuestión fundamental para la que existen varios remedios. Uno de ellos es el Timeboxing, con el que se crean espacios de tiempo limitados para realizar tareas. Por otro lado está la técnica Pomodoro que aplica la realización de tareas en bloques de 25 minutos.
Algunas herramientas hacen realmente sencillo poner estos métodos en práctica. Evernote y Remember the Milk son aplicaciones que permiten recopilar y organizar contenidos. Teamviz posibilita combinar las técnicas de GTD y Pomodoro.
Por supuesto, en el mundo empresarial, la productividad no es solo cosa de uno, debe estar alineado todo el equipo. Para ello hay que contar por ejemplo con un buen gestor de proyectos como Trello o Basecamp, que permiten entre otras cosas crear listas de tareas compartidas y asignar tareas y responsables. Las reuniones a veces lentas e improductivas pueden cambiar drásticamente siguiendo la metodología Scrum, que entre otras muchas cosas ayuda a marcar objetivos, tiempos y eliminar distracciones.
Mucho tiempo se esfuma atendiendo correos absurdos o simplemente spam, por lo que llevar una gestión efectiva del correo electrónico es fundamental para ser más ser productivo. El sistema Inbox Zero es el más seguido y consiste en conseguir tener una bandeja de entrada limpia y sin ningún correo pendiente. Herramientas como Mailbox o Unroll.me ayudan a ello.
Sin duda el terreno de la productividad abarca un gran número de cosas a tener en cuenta y aunque hay mucho escrito en el mundo anglosajón, en los países hispanohablantes cada vez se está haciendo más popular el uso de estas metodologías, herramientas y hábitos.
Desde gremyo.com, conscientes de la necesidad que existe en el mundo emprendedor y de las startups han lanzado una Guía Gratuita de Productividad Personal y de Equipos junto con su Club de Influencers. Se trata de 37 páginas en las que se trata de forma más amplia lo que hemos visto además de muchas otras herramientas, metodologías y trucos que podemos aplicar desde el primer momento para conseguir gestionar mejor nuestro tiempo y el del equipo de trabajo
