Guía práctica: Cómo hacer un Plan de Negocios

Josep García

Supone un reto ya que hay que contestar preguntas complejas sobre aspectos que no hemos decidido aún o sobre los que no tenemos mucho control.

• ¿Cuántas ventas trimestrales habrá en 3 años?
• ¿Qué política de precios aplicaremos?
• ¿Cuál será el punto de equilibrio?

¡Yo qué diablos sé!

A continuación, puedes encontrar una guía detallada sobre la creación del plan de empresa.

Plan de empresa: La Infografía

Para que puedas recordar de una forma visual qué estructura tiene un plan de negocios he creado esta infografía que espero te guste, y por supuesto compártela si te parece oportuno.

¿Qué es un plan de negocios?

Se trata de un documento que describe y detalla los objetivos de un negocio o una organización y cómo planeamos conseguirlos. Cada plan de empresa será diferente, pues no hay un modelo (más o menos) estándar que puedes seguir y adaptar a tu caso particular.

El plan de negocio ha de irse actualizando y adaptando a las nuevas circunstancias (p.ej. apertura de otra tienda), por eso debería ser flexible y fácil de modificar.

Nota: En ocasiones se entienden el plan de negocios y el plan de empresa como cosas un poco diferentes, pero aquí los trataré como lo mismo, así simplificamos.

¿Pero por qué necesito un plan de negocio?

Buena pregunta, para qué tienes que pasarte horas pensando (e inventando) supuestas ventas, puntos de equilibrio y flujos de caja. En mi opinión las siguientes son los motivos más importantes:

• Requisito básico para pedir financiación y subvenciones
• Ordena tu idea de negocio y te ayudará a priorizar
• Para convencer a inversores interesados
• Ayuda a tomar mejores (y más rápidas) decisiones
• Te ayudará a crecer
• Valorar tu negocio – por si lo quieres vender en algún momento
• Hará que pienses seriamente en tu idea y decidas estratégicamente

Pero el plan de negocios no es solo para nuevos proyectos. De hecho, cualquier empresa (medio seria) debería tener uno y revisarlo regularmente.

¿Cómo hacer tu plan de empresa?

Puedes empezar de cero usando un formato digital (p.ej. MS Word o Google Docs), usar un bloc y un boli o incluso una servilleta si no tienes nada mejor a mano.

Pero lo más fácil es usar una plantilla de plan de negocio, así ahorrarás tiempo y no te olvidarás nada importante. Puedes descargarte mi plantilla gratis y adaptarla a tu idea de negocio. Para realizar los cálculos necesitarás esta hoja de cálculo.

¿Quién debe escribirlo?

No hay una respuesta correcta ya que dependerá de cada caso. Por ejemplo, si estás emprendiendo tú solo deberías escribir tú mismo el plan de negocios (puedes pedir consejo a conocidos de confianza).

Si el negocio tiene ya a varios integrantes, la elaboración del plan de empresa debería recaer sobre los miembros del equipo que tengan una visión global del negocio.

Típicamente alguien en la dirección con conocimientos de las finanzas, el producto y el mercado.

En definitiva, el plan de negocios lo debería hacer alguien con capacidad de liderazgo, decisión y que conozca bien el negocio.

¿Qué extensión debe tener?

No soy yo muy fan de las parrafadas – disculpas, este post lo es un poco. Por eso, te animo a que intentes comprimir tanto como puedas el plan de negocio. Realmente a nadie li interesa leer ensayos sobre si al negocio le conviene endeudarse a corto o largo plazo. Justifica tus decisiones, pero se breve.

Por lo general, deberías ser capaz de escribir tu plan de empresa en menos de 25 páginas (que ya me parecen muchas) si tu idea es compleja y en unas 15 para los proyectos más sencillos.

Ten en cuenta que la gente ya no lee, escanea los documentos y nos cuesta procesar cuando hay demasiada información. Aquí un par de consejos:

• Haz que resulte fácil de leer: En este sentido la negrita, la cursiva, los encabezados (títulos) y el espacio en blanco serán tus aliados.
• Estructura la información visualmente: Puedes usar tablas, listas numeradas y colorear para destacar algo.
• No uses lenguaje complejo: A nadie le apetece tener que ir al diccionario para descifrar qué dice una frase.
• Párrafos y frases cortas: Si ves que una frase te quedó demasiado larga intenta dividirla en varias.
• Cuidado con los acrónimos: No hay nada que más rabia me dé que no entender una frase porque no ‘pillo’ un acrónimo.

Otros conceptos generales que intento aplicar para que el plan de empresa sea fluido son:

• Usar gráficos: resultan muy atractivos y si están bien hechos transmiten mucha información rápidamente. No te olvides de explicar el gráfico.

• Usa una fuente tipográfica atractiva y un formato coherente, da imagen profesional. Por favor, olvídate de Comic Sans.
• Cuando sea necesario (p.ej. al final de una sección), empieza en una nueva página.
• Si tienes un logotipo, ¡úsalo!
• Asegúrate que no tienes errores ortográficos. Con esto soy el primero que necesita ayuda, si ves alguno por favor dímelo ?

Empieza con la idea de negocio

Parece algo obvio, pero no lo es.

Antes de ponerte a desarrollar un plan de empresa, deberías tener (muy) clara la idea de negocio y cómo vas a operar. Sin esto, no tiene sentido ponerte a hacer previsiones, gráficos y cálculos.

Obviamente, tendrás que tener claro el modelo de negocio. En otras palabras, ¿cómo vas a ganar dinero? Venderás productos, servicios o igual quieres recibir ingresos por publicidad.

También deberías haber hecho un estudio de si hay necesidad en el mercado. Por ejemplo, abrirías una tienda de surf en medio de Castilla, seguramente no tiene sentido. Además, tampoco estará mal si le das un vistazo a tu posible competencia, para ver qué se cuece en el sector.

Un consejo muy útil, si puedes prueba tu idea de negocio antes de lanzarte a la piscina. Por ejemplo si quieres vender Poke Bowls (plato hawaiano de pescado) en tu pueblo, por qué no montar una parada en la fiesta mayor, y así ver si a tus vecinos les gusta el pescado crudo con wakame.

Todo esto puede ahorrarte algún disgusto importante y perdidas ‘millonarias’.

Determina los objetivos

Una vez tengas claro todo lo anterior, deberás ponerte las metas y objetivos que quieres alcanzar, sin estos, el pan de negocio no tiene mucho sentido.

Un buen ejercicio para poner objetivos es cerrar los ojos, ponte una música relajada e imagina dónde quieres que tu negocio esté en 4 o 5 años. Esos son tus objetivos.

Las siguientes preguntas pueden ayudarte a dar forma a esas mesas:

• ¿Quieres vender el negocio o mantenerlo?
• ¿Te gustaría crecer sin parar (p.ej. abrir varios locales) o mantenerte pequeño?
• ¿Tiene sentido expandirse geográficamente?
• ¿Cuál es tu mercado: local, nacional o internacional?
• ¿Necesitarás empleados?
• ¿Tienes el capital suficiente para empezar?
• ¿Te ves con ganas de invertirlo y afrontar las perdidas si la cosa va mal?
• ¿Te ves trabajando con socios o inversores?
• ¿Te apetece el reto?
• ¿Cuántos ingresos crees que puedes generar?

Estructura y modelo del plan de negocio

Es cierto que la mayoría de planes de negocio tienen componentes parecidos, pero en realidad no existe un modelo de plan de negocios tipo. Vamos, que lo que tengas que incluir dependerá de tu negocio y tus intenciones con el plan de empresa.

Por ejemplo, qué sentido tiene hacer un análisis financiero al detalle más fino si no lo vas a usar. Recuerda que el plan de negocio tiene que serte útil y no tienes que hacer uno por hacerlo.

Por supuesto, también tendrás que adaptarlo a quién vaya dirigido. Si lo vas a compartir externamente, igual no quieres que se conozcan todos tus secretosempresariales, ¿no?.

Los siguientes son los componentes más comunes presentes en un plan de empresa:

1- Resumen ejecutivo

Se trata de un breve resumen de tu plan de empresa en el que sintetizarás tu negocio en 1 página (dos como máximo).

Mi consejo es que sea lo último que escribas, una vez te sepas al dedillo el plan completo e identifiques que es lo que deberías incluir- lo más relevante.

En mi opinión, es donde tendrás que poner más trabajo puesto que este es el único apartado que muchos leerán, ¡cúrratelo!

Qué información incluir dependerá un poco de tu negocio y el propósito que tengas, pero por lo general te diría que tendría que tener lo siguiente:

1. Descripción de la oportunidad de negocio: Qué producto o servicio comercializas y el mercado al que te diriges. Pero sobre todo, no te olvides de añadir el modelo de negocio (cómo harás dinero) y el USP (tu ventaja competitiva).
2. Resumen de marketing: Define brevemente cuál es tu público objetivo (quién comprará tu producto) y cómo vas a promocionarlo y distribuirlo.
3. Aspectos financieros: Todo el que lea tu plan de empresa querrá saber cuánto venderás, cuánto ganarás, retorno sobre inversión y cuál será tu flujo de caja. Pero claro, también querrán saber cuánto dinero vas a necesitar y cuánto te costará poner en marcha tu idea.
4. Constitución de la empresa: Aquí deberías incluir información sobre la formación de la empresa. Por ejemplo, forma jurídica, año de constitución, equipo directivo, etc.
5. Éxitos hasta la fecha: Si el negocio lleva algún tiempo funcionando y habéis tenido algún éxito (por pequeño que sea) no está de más mencionarlo, esto siempre luce bien. Entre otros: acuerdos comerciales, patentes, apertura de oficinas, contratación de empleados, premios recibidos, etc.

En definitiva, el resumen ejecutivo debería permitir a alguien saber: quién eres, cuál es el negocio, cuánto dinero esperas sacar, cuánto dinero necesitas y cuál es el estado actual de la idea de negocio. Todo esto en no más de 5 minutos de lectura.

Al ser un resumen de tu plan de empresa, tiene sentido que sea el último apartado que escribas, ¿no crees?

2- Descripción de la empresa y objetivos

Este es el apartado en el que deberás describir la empresa para los que lean el plan de negocio se hagan una idea del estado actual y tu visión.

Las siguientes secciones (p.ej. el plan de marketing) deberían fundamentarse en este apartado. Entre otras cosas yo te sugeriría incluir:

• Cuándo fue (si lo fue) constituida
• Qué haces
• Visión y filosofía de la empresa
• Dónde está localizada
• Forma jurídica de la empresa
• Propietarios
• Activos relevantes para el negocio (p.ej. patentes, oficinas, acuerdos comerciales, etc)

En una página (o menos) deberías de ser capaz de comunicar todo lo anterior y que el lector tenga una idea general de quién eres, cuáles son tus valores, dónde está el negocio localizado y el estado.

3- Oportunidad, sector y mercado

Aquí es donde deberás ‘presumir’ de tu conocimiento del mercado y la industria en la que operarás.

El objetivo de esta sección es demostrar que la idea de negocio tiene sentido y el mercado (la demanda) la recibirá con los brazos abiertos. Además hay que detallar la estrategia para comercializar esta idea de negocio.

En otras palabras, que no le vas a vender hielo a esquimales o embarcaciones pesqueras en Los Monegros.

Para ello deberías incluir lo siguiente:

Un resumen la oportunidad de mercado: Hay que demostrar que existe una necesidad en el mercado actual para el producto o servicio. Cuál es la causa de esta necesidad y cómo planeamos satisfacerla.

Hay que dar un vistazo al sector en el que vamos a operar, e identificar los principales aspectos a tener en cuenta. Por ejemplo, algunas preguntas que puedes contestar son las siguientes:

• ¿Existe competencia? ¿Cuál es el estado actual de la competencia?
• ¿Existe algún producto (o servicio) sustitutivo? (p.ej. los viajes en avión son sustitutivos de los trayectos en tren)
• ¿Hay barreras de entrada en el mercado? (p.ej. necesitas una licencia especial para operar)
• ¿Barreras de salida?
• ¿Hay previsión de cambios en el mercado?
• Relación de poder entre los consumidores y los compradores

Finalmente, tienes que cuantificar el mercado e identificar a tu público objetivo (a quién vas a venderle el producto o servicio). Para ello, contestar las siguientes preguntas te puede resultar útil:

• ¿Qué volumen (estimado) tiene el mercado?
• ¿Está creciendo el mercado? ¿A qué ritmo?
• ¿Qué porción del mercado vas a tener?

Esta sección es una de las más importantes pues justificará que la idea de negocio vaya a funcionar desde el punto de vista comercial. Te diría que 2 o 3 páginas es la extensión máxima de este apartado.

4- Estrategia y ejecución

Ahora nos toca explicar qué haremos para convertir esa oportunidad que hemos detectado en un negocio rentable y cómo vamos a alcanzar las metas marcadas (en el apartado 2).

Para desarrollar una buena estrategia primero deberás tener muy claro algunos aspectos:

• ¿Qué está haciendo la competencia (si la hay) actualmente? (p.ej. precios, canales de distribución, promoción, etc.)
• ¿En qué ventaja competitiva te vas a apoyar? (calidad, precio, especialización, etc.)
• ¿Cuál será tu modelo de negocio?

Una vez tengas contestado todo esto, podrás definir los siguientes aspectos estratégicos:

• ¿Quién serán tus consumidores? (público objetivo)
• Argumenta en qué se diferencia tu producto (calidad, precio, especialización, etc.)
• ¿Qué nos hace mejores que la competencia?
• ¿Por qué deberían los consumidores elegir el producto?
• ¿Qué estrategia de precios vas a seguir?
• ¿Cómo vas a promocionar tu producto?
• ¿Cómo hay que distribuir el producto o servicio?
• ¿Cómo vas a medir el éxito de tu negocio?

Esta es la estrategia que (crees) te va a llevar a cumplir con tus objetivos y hará que la idea de negocio sea un éxito (o no).

Este apartado no debería tener más de dos páginas, pero si lo puedes incluir todo en una página mucho mejor.

5- Equipo y dirección

Pero lo que, en mi opinión, marca la diferencia entre una idea ganadora y una que no los es tanto, es el capital humano. En otras palabras, quién lidera el proyecto y quién lo sustenta.

Una buena idea, tener capital para llevarla a cabo y un mercado que vaya a responder positivamente son elementos que toda persona de negocios busca.

Los aspectos a detallar serán los siguientes:

• Propietarios y directivos: biografía, experiencia y habilidades.
• Empleados (clave) que tiene el negocio en la actualidad.
• El organigrama de la empresa.
• Necesidades de recursos humanos que habrá que cubrir y cómo atraerles.

Creo que en una página para detallar la información y otra donde incluyas el organigrama de la empresa debería ser suficiente para la mayoría de casos.

6- Plan financiero

Todo plan de empresa debe incluir un plan financiero que justifique la viabilidad económica de la idea y los objetivos marcados.

¿Qué aspecto tiene el futuro del negocio desde el punto de vista financiero?

Aquí tendrás que detallar las necesidades financieras que el negocio vaya tener y las proyecciones de ingresos (y gastos) que se vayan a dar. Deberías dar respuesta a los siguientes puntos:

• ¿Qué costes financieras tendrá poner el negocio en marcha?
• Proyección de las ventas (ingresos)
• Proyección de los costes
• Estimación del punto de equilibrio (el punto en el que empezarás a tener beneficio)
• Proyección de los beneficios o pérdidas

Es una de las secciones favoritas de quien vaya a leer tu plan de empresa (sobre todo bancos e inversores). Así que te sugeriría que pongas mucha atención y mimo.

Incluir gráficos y tablas hará tu plan financiero más fácil de entender y lucirá más profesional.

Con 3 o 4 páginas deberías tener suficiente para crear el apartado financiero de tu plan de empresa.

7- Apéndice

Últimas reflexiones sobre el plan de negocio

Queda claro que realizar un plan de negocios propio es posible, pero va a requerir tiempo y esfuerzo. Aunque si usas la plantilla que he compartido contigo anteriormente, todo será un poco más fluido.

Recuerda que el plan de negocios:

• Tiene que ser flexible.
• Se ha de ir actualizando.
• Ha ser fácil de leer y breve.
• Solo hay que incluir las secciones que son relevantes.
• El resumen ejecutivo es, seguramente, la parte más importante y lo dejaremos para el final.