por Joe Procopio
Durante los últimos 20 años he perfeccionado una práctica de liderazgo que ha producido algunas ganancias sorprendentes tanto en productividad como en innovación. Lo llamo «tiempo de inactividad productivo».
Al principio, el concepto puede parecer contradictorio. Pero una vez que se descubre cómo hacerlo bien, los resultados pueden cambiar el juego.
Como líder, su principal responsabilidad es maximizar la productividad de su equipo. Necesita que sean eficientes, que estén motivados, pero sobre todo necesita que trabajen en tareas y proyectos que produzcan los resultados más impactantes para la cuenta de resultados de su empresa.
Conseguir que todos los miembros de su equipo trabajen un poco más no es suficiente. Hay que pensar de forma diferente.
Y para que quede claro, me disgusta esa expresión tanto como a usted. ¿Qué hay exactamente en esa caja? ¿Por qué vamos a salir de ella? ¿Qué hacemos cuando llegamos allí? En el vacío, «pensar fuera de la caja» evoca imágenes de un espectáculo de payasos, y el temor es que acabes perdiendo el tiempo haciendo caídas de confianza y no afinando tu enfoque en lo que va a producir resultados de calidad para el negocio.
Pensar fuera de la caja significa reajustar objetivos e hitos
Los mejores líderes se esfuerzan constantemente por maximizar el tiempo, porque suele ser su recurso más escaso. Pero todos los directores generales y fundadores con los que hablo te dirán que la mayor pérdida de tiempo se debe a la persecución de objetivos e hitos equivocados. No importa lo eficiente y motivado que esté tu equipo, cuanto más persigan los objetivos equivocados, más tiempo perderán.
Prefiero tener una sola hora productiva al día centrada en los objetivos e hitos correctos que 12 horas al día centradas en los incorrectos.
Entonces, ¿cómo se consigue esa claridad?
Por sí solos, los equipos suelen permanecer en un ciclo de eficiencia decreciente. El trabajo que están haciendo no está produciendo los resultados correctos, pero está produciendo algunos resultados. Y como nadie quiere renunciar a esos resultados, se esfuerzan cada vez más por conseguir rendimientos decrecientes.
Es como si nadie quisiera detenerse para comprobar el mapa. Pero todo ese tiempo perdido -y todo el tiempo necesario para recuperarse del inevitable agotamiento- es un tiempo que debería emplearse en reajustar objetivos e hitos.
Hay formas de cambiar el tiempo perdido reactivo por el tiempo perdido productivo proactivo.
La semana de reflexión
Esto es algo que he utilizado durante años. Al principio de mi carrera, la empresa a la que me incorporé se tomaba una semana cada año y llevaba a toda la compañía a un remoto complejo turístico de montaña durante unos días para celebrar reuniones y sesiones de planificación en toda la empresa.
Los más jóvenes, como yo, utilizaban estas semanas como excusa para hacer una intensa fiesta pagada por la empresa, y luego nos esforzábamos en el contenido del día siguiente. Eso no parece una receta para aumentar la productividad y la innovación, pero me di cuenta muy pronto de que experimenté un enorme aumento de la productividad inmediatamente después de la semana y durante bastante tiempo después.
Y no era el único. Hablé con mis compañeros y descubrí que el propio ejercicio de pensar en el negocio estando lejos de él y sin practicarlo al 100% nos daba una perspectiva diferente. Las reglas, los procedimientos y los protocolos se despojaron, lo que nos permitió desarrollar ideas frescas para traerlas de vuelta a nuestro mundo empresarial y aumentar inmediatamente nuestros juegos colectivos.
La dirección no sabía por qué funcionaba, pero sabía que funcionaba, así que siguió haciéndolo.
Ahora lo hago cada seis meses, pero lo hago completamente por mi cuenta y no voy a ningún sitio. Además, no me emborracho todas las noches. Puedes hacerlo con tu equipo ejecutivo, con tu equipo de liderazgo o con toda tu empresa, dependiendo de tus limitaciones de tiempo y recursos.
En esta versión de la Semana del Pensamiento -que más tarde supe que era algo que hacía Bill Gates en los primeros tiempos de Microsoft-, me alejo completamente del negocio y dedico tiempo a pensar en cada una de sus partes.
Imagino que mi empresa no existe en su forma actual y que tengo que reconstruirla desde cero. Luego paso mucho tiempo pensando en lo que haría si tuviera que empezar de nuevo hoy. Luego miro lo que estamos haciendo realmente. ¿Qué está funcionando, qué no y qué debería?
Se me ocurren objetivos e hitos nuevos o ajustados. Luego se lo comunico a mi equipo.
El reinicio de todo el día
Los retiros y las reuniones de todo el día no son un concepto nuevo. Las empresas y los equipos los llevan a cabo todo el tiempo por diversas razones. Sin embargo, en esta versión del «All-Day Reset», lo que se pretende es tomar los objetivos e hitos desarrollados durante la «Think Week» y aplicarlos a las operaciones diarias del equipo.
Al igual que la Semana de Reflexión, esto debe hacerse fuera del entorno de trabajo cotidiano, sin permitir el trabajo estándar, y debe dividirse en áreas temáticas de 30 a 90 minutos. Prepara la jornada como quieras y documéntala como sea necesario, pero no abuses de las formalidades. El pensamiento creativo es más importante que el procedimiento.
Asegúrate de que todo el mundo no sólo entiende los nuevos objetivos, sino que está alineado con ellos. Asegúrate de que los hitos son claros y de que todos están motivados para alcanzarlos.
El código de trucos: 10 ideas
¿Quién tiene tiempo para retiros y reuniones de todo el día, verdad? De nuevo, te lo imploro: No utilices la falta de tiempo como excusa para seguir haciendo lo mismo y esperar resultados diferentes.
Pero también te voy a dar el código de trucos. Cada día, dedica los primeros cinco o diez minutos de tu jornada laboral a anotar hasta diez ideas para mejorar tu negocio. Hazlo antes de que la tensión de tus responsabilidades diarias empiece a pesarte, antes de que empiecen las interrupciones y antes de que tu cabeza despejada se llene de necesidades y quejas.
No es necesario que sean ideas que cambien el juego. Ni siquiera es necesario que sean ideas viables. No hace falta que llegues a 10, pero intenta llegar al menos a cinco cada día. (Lo que quieres es espacio y tiempo para asegurarte de que tus objetivos e hitos están alineados con tu visión y que los objetivos e hitos de tu equipo están alineados con el negocio.
Una vez que hayas terminado de anotar, vas a pasar horas y horas -el resto de un largo día de trabajo- gestionando esa alineación, así que tómate un tiempo antes de que empiece cada largo día de trabajo para asegurarte de que tu alineación es verdadera.
