Tres de cada 10 reuniones en una oficina son innecesarias y restan tiempo de trabajo, revela sondeo; tener un objetivo definido, ser puntual y llevar una agenda te puede ayudar a sacarles provecho
«¡Mañana, junta a las 10:00!» Ésta es una frase común en cualquier oficina, pero la mayoría de las veces estos encuentros no son provechosos para los empleados. El 28% de las reuniones en las empresas son innecesarias e improductivas, según una encuesta de la firma Robert Half International entre más de 600 responsables de recursos humanos.
Los empleados pasan entre cuatro y seis horas semanales en reuniones, según una encuesta del Centro de Investigación de Economía y Negocios, en Londres.
Las juntas tienen como finalidad comunicar algo. A partir de lo que se transmite en la reunión, el empleado sabe si se enfoca en alguna tarea, si necesita resolver un problema, hacer o aprender otra estrategia, detalló la comunicadora organizacional Maritza Olvera.
Las reuniones laborales sólo tienen sentido si existe una razón que justifique su convocatoria, dice Glenn Parker, autor del libro «Meeting Excellence: 33 Tools to Lead Meetings That Get Results» (33 Herramientas para reuniones que consiguen resultados).
Para tener encuentros productivos los involucrados deben preparar la reunión, tener claro cómo ejecutarla y saber cómo se evaluará lo que ahí se proponga, explicó Irma Flores, Directora General de Red Ring, firma especializada en atracción de talento y administración de personal.
Hay tres preguntas que hacerse antes de organizar una junta: qué hacer, quién hace y cuándo habrá resultados. Cuando no hay claridad en estos elementos es posible caer en errores que llevan a la improductividad:
ERRORES FRECUENTES
– No organizarse. Sin planeación, el empleado se crea una idea propia del motivo de la junta y se presenta sin objetivos concretos. Una opción para dirigir el encuentro es seguir el método del caso: plantear el problema y centrarse en obtenerse respuestas.
-No enviar una agenda a los participantes para que preparen con anticipación el tema. Al no llevar una lista de los puntos a tratar, es común desviarse del tema central o el encuentro termina como un monólogo de quién convocó.
-No respetar la agenda y extenderse en el tiempo. «45 minutos es suficiente para una junta productiva», afirmó Irma Flores. Si el líder de la junta estima que tardará más, debe convocar a la persona encargada del tema a una reunión independiente.
– No dar seguimiento. Debe haber un responsable de llevar minuta, la cual deben tener los asistentes en máximo 24 horas.
– Convocar a junta al término del trabajo causa molestia y desinterés entre los convocados. Los horarios recomendados son al iniciar las tareas laborales o después de la comida.
– Citar a personas que no están directamente involucradas con el tema de la junta.
Ivonne Vargas
Fuente: CNN Expansion
