¿Qué porcentaje de tus pendientes agendados completas todos los días? La realidad es que menos del 40%. Aquí unos tips que te ayudarán a ser eficiente en tu día
Cuando eres un profesionista, dos cosas llegan a pasar en nuestras agendas diarias: existen tantos pendientes diarios que rara vez los completamos todos o tenemos tanto trabajo que en pocas ocasiones llegamos a agendar algo fuera del tema laboral. Cualquiera que sea el caso, existe un gran problema y es que no hemos aprendido cómo hacernos responsables de nuestro propio tiempo.
El tiempo siempre ha sido el recurso constantemente envidiable y altamente escaso, sin embargo, lo es todo para aquellos que quieren una vida productiva y exitosa. AltoNivel.com.mx trae para ti algunos tips efectivos que te ayudarán a administrar tu día a día y algunas lecturas que podrás disfrutar mientras aprendes a acomodar tu agenda.
¡Conócete!
Algunos expertos recomiendan analizar tu día a día por un periodo de una semana. Anota en un cuaderno o en tu tablet las cosas que haces diariamente y cuál es el tiempo que le dedicas a cada una de estas.
Al realizar este ejercicio te ayudará a ver en qué pierdes el tiempo, en qué otros necesitas invertir más y en aquellos a los que no deberías invertirlo. Si no te analizas por 4 o 5 días el ejercicio no funciona, así que ten paciencia y házlo bien. Apunta desde el levantarse, la ducha, el desayuno, el traslado hasta el tiempo que inviertes en tus redes sociales, amigos y trabajo.
Organización, el lema de todos para todos los días
Seguramente es por este motivo que estás leyendo este artículo, sin embargo, es el factor más importante para que el tiempo te rinda. Cuando hablamos de organización lo hacemos de manera integral, desde una organización en casa, hasta en tu oficina y tu escritorio; esto te ayudará a acortar los tiempos que utilizas para encontrar las cosas, saber qué te pondrás al día siguiente y para equilibrar ambientes.
Toma en cuenta que administrar tu tiempo es parte de esta organización y que debes hacerlo de acuerdo a tus objetivos y metas personales, esto te ayudará a priorizar. También puedes leer «7 trucos para levantarse temprano y terminar la agenda».
1, 2, 3, 4…
Si no sabes cómo organizarte, entonces comienza a enumerar tus pendientes “todos los días”. Recuerda que los pendientes también incluyen comidas, cenas, amigos, trabajo y tú. Una vez que hayas enumerado tus tareas rutinarias, es bueno que catalogues cada uno de estos pendientes, verifica a qué círculo pertenece – casa, familia, estudios, trabajo, amigos, carrera, etc.- esto te ayudará a darle importancia a cada una de las áreas de tu vida que merece espacio e inversión de tiempo. El equilibrio en tu vida es muy importante, ¡encuéntralo!
Es tiempo de priorizar
He aquí la famosa frase: separa lo que realmente es importante de lo que realmente urge. No siempre lo que urge es importante, y viceversa, así que es tiempo de aprender a clasificar las cosas de acuerdo a su importancia. Existen cosas urgentes a las que puedes dedicarles cierto espacio del día o a las que puedes delegar con tu personal y equipo. Sin embargo, las importantes es prioridad en tu agenda y esto debes entenderlo.
De acuerdo con Stephen Covey – “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”- , existen cuatro cuadrantes que te pueden ayudar a agrupar tus tareas:
1. Importante y urgente.
2. Importante y no urgente.
3. No importante y urgente.
4. No importante y no urgente.
Por supuesto que debes poner atención en el número 1 y 3.
Define metas específicas
Se trata de delimitar el tiempo que invertirás en cada uno de estos pendientes. Asegúrate de hacerlo de manera objetivo y bajo el régimen en el que te encuentras – si tienes mucho trabajo, no pongas tres o cuatro días en algo que puedas hacer en dos-.
Especifica si serán horas o días o meses lo que invertirás en la tarea correspondiente. Ayúdate de la tecnología para crear alarmas que te permitan saber cómo vas con tus tiempos.
También es recomendable realizar un plan de trabajo, esto te ayuda a saber cuál es el siguiente paso en la lista para concretar tus objetivos y metas. Son muy eficientes y te ayudarán a delimitar tiempo.
¡Ojo! Este punto no sólo aplica con la agenda laboral, tienes que hacerlo con cada pendiente de tu vida, es la única manera de que el tiempo alcance.
Sé proactivo
Debes aprender a serlo en todos los aspectos de tu día. Si tienes actividades rutinarias que te quitan el tiempo hacerlas una por una, asegúrate de utilizar plantillas o generar programas que te puedan facilitar la tarea. Es bueno descubrir cómo la tecnología nos ahorra tareas automatizadas, ¡aprovéchalo!
fuente: Alto Nivel
