El delegar tareas se ha convertido en uno de los mayores desafíos para las personas que comparten trabajo en equipo. Por el afán de tener el control, de no perder detalle, y en muchos casos, por la conducta de que todo se haga a “mi” manera, muchas personas sufren en soledad las decepciones y frustraciones cuando los trabajos no alcanzan los objetivos.
Hans Finzel, en su libro Los líderes, sus 10 errores más comunes enumera algunas razones más por las que los líderes no quieren soltar el mando: “Por temor a perder su autoridad, a que el trabajo no se haga correctamente, a que el trabajo se haga mejor, a depender de otros, por reticencia para invertir tiempo y por carecer de entrenamiento y de experiencias positivas”.
La buena noticia es que el punto de inicio del delegar en forma efectiva tiene que ver con dos aspectos: la confianza y la claridad.
En términos de confianza, es necesario contar y crear con un marco apropiado con las demás personas, para saber que podrán encarar las acciones necesarias de acuerdo a los objetivos planteados.
Es importante distinguir que delegar no es lo mismo que dar una orden, por lo que es necesario pensarlo como el proceso de delegar en forma efectiva. Y es así porque tiene varias etapas sucesivas que, si se siguen al pie de la letra, producirán resultados altamente positivos.
La confianza se gana, se construye en base a hechos. Las cabezas de los equipos y sus integrantes pueden crear un ida y vuelta saludable, intercambiar información, percepciones, opiniones, y desde allí, crear el entorno que posibilite respaldarse en los demás. De lo contrario, el resultado no será el esperado.
Para la francesa Axelle Clement, creadora del programa Cómo ser un buen líder, “saber delegar es la prueba que tienes confianza en tu equipo y eso significa mucho para tus colaboradores, significa que tu equipo es competente y es capaz de colaborar en el desarrollo de tareas de gran responsabilidad».
La claridad también es determinante al delegar, porque cualquier comunicación confusa genera un resultado igual en forma proporcional. Esto significa que, si hay aspectos en quien delega que son débiles y mal definidos, es muy poco probable que se alcance el objetivo. Trabajar sobre las habilidades de comunicación es tan importante como la propia gestión; y no hay buenos líderes sin excelente comunicación.
Vale aquí una aclaración importante: cuando este artículo señala la palabra “líder”, se refiere a toda aquella persona que está al frente de un proceso. En nuestro hogar cuando tenemos colaboradores, cuando requerimos la presencia de un técnico, y cuando interactuamos en familia, se producen frecuentes roces por no delegar apropiadamente. En las empresas esto es cotidiano: ejecutivos con cargos muy encumbrados y excelentes competencias técnicas, y muy débiles en las habilidades blandas, como lo son la comunicación, el liderazgo y la motivación.
Al respecto, Agustín Rabinovich de Michael Page, consultora especializada en selección de ejecutivos para gerencias medias y direcciones, plantea que “delegar” consiste justamente en tratar de dejar que la gente que uno tiene alrededor vaya ganando responsabilidades. Y agrega que “delegar es poner ciertos objetivos, determinar lineamientos generales, pero después dar un paso al costado, correrse y ver al final del proceso cómo resultó. En ese camino aprenden mucho las dos partes: el que delega porque advierte que no es indispensable para ciertas cosas y el empleado porque se hace cargo de una nueva tarea.”
Tres claves para delegar efectivamente
Ahora bien, existe un método sencillo de tres etapas del proceso, que cualquier persona puede abordar desde ahora mismo. Percibirá cómo cambia el resultado a medida que lo practica consistentemente. En primer lugar, determinar los objetivos que desea alcanzar. La mayoría del tiempo los líderes ordenan hacer determinadas tareas, sin fijarse objetivos medibles y posibles de cumplir en el tiempo asignado. Si tiene claridad en este aspecto, ha avanzado un cincuenta por ciento hacia el éxito.
La siguiente etapa consiste en explicar el propósito. Algo tan sencillo como esto, que significa explicitar con todo detalle por qué es importante lo que está delegando. Convoque a las personas apropiadas, tome el tiempo necesario para ofrecer la información necesaria para desarrollar las tareas. Aquí -como en la vida- el propósito es lo que le da sentido a lo que hacemos. Por lo tanto, una delegación sin propósito es como vivir sin rumbo.
Y, por último, establecer un método de seguimiento. Fijando dos o tres etapas intermedias, fije de común acuerdo la forma en que ambas partes supervisarán la ejecución de las tareas. Luego, deje el proceso sin interferencias. Es muy probable que se sorprenda con caminos alternativos que descubren los colaboradores y que a usted no se le habían ocurrido. El seguimiento tiene un doble propósito: ir ganando confianza de ambas partes, y, a su vez, poder sugerir correcciones y mejoras antes del momento final. De esta forma, evitará las sorpresas.
Preguntas finales
Una vez que haya hecho esta parte del proceso, es necesario concluirlo con algo sumamente valioso, como para despejar todo tipo de dudas e inquietudes. Este es el momento de hacer tres preguntas clave que serán la llave para asegurarse que todos le han comprendido, y luego no habrá excusas: ¿Puedes ver claramente el propósito de lo que necesitamos lograr? ¿Hay alguna pregunta que deba responder sobre este tema? ¿De qué forma puedo apoyar en el proceso? Se trata de tres preguntas sencillas, que, formuladas en ese orden, evitarán muchos disgustos a último momento.
El delegar es todo un desafío, y está probado que se producen mejores resultados soltando el control sobre los demás y sobre las cosas, en vez de querer que todo se haga a mi manera. Habrá momentos donde no quedará otra alternativa -por ahora-.
Si se practica lo suficiente y con las personas apropiadas, podrá descubrir un nuevo rasgo que tenía dormido. Y como de esto se trata, es hora de despertar el líder que todos tenemos dentro. Sólo que muchas veces por costumbre, ego o falta de confianza, no dejamos que brille.
