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Cómo hacer negocios en Japón

No cabe duda de que Japón es un país diferente. Durante varios siglos su relación con el mundo ha sido a través de pocos países de la región además de que su insularidad ha favorecido dicho aislamiento cultural y económico y ha forjado una realidad socio-económica con muchas peculiaridades. No obstante lo anterior, no hay que preconizar la singularidad de Japón ya que se refuerza esa ideología nacionalista entre los propios japoneses y se sobre valoran las dificultades de entrar en el mercado japonés. Sin embargo, Japón es un país cada vez más occidentalizado y cualquier productor que pueda ofrecer algo de forma competitiva puede tener acceso al mercado japonés, aunque sea lentamente y con ciertas dificultades.
Japón es el segundo mercado más grande del mundo. Sus 126 millones de consumidores tienen un ingreso per cápita anual de casi 30,000 dólares (en 1999). Estos consumidores compran cada vez más productos extranjeros. En 1985 Japón importó 130,488 millones de dólares, en 1996 llegó a importar 349,268 millones de dólares. Lo que es más importante, en 1985, el 69% de las importaciones eran materias primas y solo 31% productos manufacturados, y en 1998, el 65% eran productos manufacturados o productos con algún valor agregado.

Japón es un mercado homogéneo en el sentido de que sus habitantes tienen un poder adquisitivo similar y más del 80% de los japoneses se considera de clase media. Esto significa que al vender en el mercado japonés se puede apuntar a un mercado grande con características homogéneas de sus consumidores. A esto también ayuda el hecho de ser un país de una sola raza, cultura, idioma e historia. Sin embargo, los japoneses son consumidores que exigen buena calidad y presentación en un producto. A veces esto hace el producto caro, pero si éste es bueno los japoneses lo compran.

Japón tiene un excelente sistema de distribución interno, donde los productos se distribuyen con rapidez y los precios tienden a ser los mismos en todo el país. Los importadores y distribuidores japoneses exigen de sus proveedores aparte de calidad, puntualidad en la entrega de sus productos. A la vez, tienen sus propios gustos y modas, en el caso de ropa por ejemplo, ellos tienen sus propias modas, diseños, así que si se quiere vender ropa en Japón hay que adaptar ésta a la moda japonesa.

Para hacer negocios con los japoneses se requiere conocer su idiosincrasia. Para negociar con ellos hay que saber sus costumbres, su forma de negociar, en el que a veces las decisiones para alcanzar un acuerdo no se toman rápido pues requieren conocer al futuro cliente mejor. Se requiere paciencia y llegar a ganar la confianza de ellos, que es la base de toda relación comercial. Generalmente se considera que las empresas japonesas son lentas en sus procesos de decisión y rápidas en la ejecución de la decisión final. La lentitud no es una característica personal de los japoneses, sino que es una consecuencia de diversas constantes sociales y organizativas. Por ejemplo, las redes de distribución son muy complejas debido a razones históricas que vienen desde el siglo XVII. Por lo tanto, un producto antes de llegar a su destinatario final, pasa por distintas personas de la misma u otras empresas. En este contexto, las empresas latinoamericanas interesadas en el mercado japonés tienen que elegir el canal de distribución más idóneo para sus productos. Por otro lado, las decisiones se toman de una manera jerarquizada y se intenta convencer a todos los departamentos involucrados de la idoneidad de la decisión tomada. Es por esto que es esencial que se soliciten muestras y catálogos; y sólo después de un análisis profundo, podrá decidirse la realización de un pedido. Por tanto, la presencia activa de una empresa latina en una Feria japonesa es imprescindible para demostrar interés y compromiso con este mercado. En el caso concreto de una Feria, la necesidad de contar con la aprobación del responsable del departamento genera esa lentitud de la que tanto se quejan las empresas occidentales, especialmente cuando las visitas a los expositores son realizadas por personas de bajo nivel en la empresa.

En este contexto, lo normal es que estos visitantes soliciten muestras y catálogos y sólo después de su análisis profundo podrá decidirse la realización de un pedido de cierto volumen. Por tanto, la presencia activa de una empresa extranjera en una Feria japonesa es generalmente muy interesante para demostrar su interés y compromiso con este mercado, sin que necesariamente se tengan que cerrar operaciones comerciales durante los días de la Feria.

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La reputación de la empresa es algo muy importante en el mercado japonés. Esto obliga a documentar los datos económicos de la empresa y sus productos en Memorias, Catálogos, etc. Estos documentos deben estar obligatoriamente en inglés y, preferentemente en japonés. Además, el motivo de desarrollo japonés se ha basado en decisiones empresariales orientadas más al crecimiento de las empresas que a su rentabilidad, más al largo plazo que al corto plazo. Esta filosofía ha impregnado la forma de hacer negocios en Japón.

Japón es un país cada vez más occidentalizado y cualquier productor que pueda ofrecer un producto competitivo tiene la oportunidad de entrar al mercado japonés. A la vez, una exigencia ineludible de los importadores japoneses se refiere a la calidad del servicio de los exportadores y a la presentación de los productos. La calidad del servicio significa cumplir con los plazos de entrega, responder rápidamente a las peticiones del importador, mantener contactos con frecuencia, etc. El importador lo exige porque el consumidor final lo exige. Una explicación de este comportamiento está relacionada al alto precio que los consumidores tienen y están dispuestos a pagar por estos y otros productos. Resumiendo, la falta de calidad o de servicio de una empresa es vista en Japón como algo más que una falta de respeto al cliente, se considera casi como un insulto.

En Japón la relación personal es muy importante para hacer negocios. Conseguir un pedido relevante sin conocer personalmente al cliente es muy difícil. Por tanto, enviar por correo un catálogo es un instrumento de venta poco eficaz en Japón. En la relación personal hay que intentar respetar las costumbres japonesas. Con ellos estaremos enviando un mensaje de amistad, compromiso y servicio al cliente japonés. Además, la mejor manera de establecer contactos en Japón es a través de un tercero, es decir, la Oficina Comercial de la Embajada o cualquier consultoría especializada. Si lo quiere realizar personalmente, averigüe la persona de contacto y diríjale una carta incluyendo una tarjeta personal y un catálogo o breve descripción de sus productos. Las cartas siempre son mejor recibidas que el fax, ya que implica un mayor esfuerzo en su preparación. Posteriormente intente ponerse en contacto con esta persona mediante llamada telefónica para concertar una cita.

Lo primero y quizás más importante es el respeto que se debe demostrar hacia su contraparte. Por eso, una vez que se concierte una reunión es importante vestir en forma adecuada, con tonos oscuros porque los japoneses son sobrios y las estridencias les parecen sumamente fuera de lugar. En el momento del encuentro por ningún motivo haga alarde de joyas y objetos de valor, es considerado de mal gusto. Y sea puntual, muy puntual, porque valoran el tiempo de cada persona y el atraso en una cita es una falta de respeto, que puede provocar serios daños tanto en la imagen suya como en la de su empresa.

Cuando llegue el momento de las presentaciones, nunca olvide que el intercambio de tarjetas de visita es un ritual de suma importancia en la mecánica de los negocios. El no entregar una puede dar la impresión de que usted no está dispuesto a asumir un compromiso duradero y eso provoca inmediata desconfianza. Las tarjetas siempre se entregan y se reciben en pie. Cuando reciba la tarjeta, también la debe sostener por ambas manos, examinándola detenidamente durante algunos instantes. Tenga en cuenta que éste es el ritual japonés. No doble o juegue con las tarjetas personales durante la negociación. Además, en las negociaciones nunca empiece directo al grano. Lo mejor siempre es excusarse por no hablar japonés. También es conveniente hacer algún comentario referente al tiempo. Igualmente puede comentar lo difícil que es para usted el idioma o preguntar el significado del nombre de la empresa o sencillamente comentar sus primeras impresiones sobre Japón.

La reverencia sigue siendo la forma predominante de saludar, despedirse, expresar gratitud o pedir disculpas, aunque el apretón de manos se usa cada vez más. En caso de dudas, se recomienda esperar a ver qué es lo que hace su contraparte en los negocios y repetir sus gestos. Una vez concluidas las presentaciones viene el momento de la toma de decisiones. Para los japoneses la paciencia es una gran virtud, por lo tanto, no importa qué tan entusiasmado o molesto esté usted, pero por nada del mundo golpee la mesa ni apunte con el dedo. Lo mejor es mantenerse tranquilo. En todo caso, la forma más fácil de llegar a acuerdos es a través del intercambio de ideas al estilo japonés, es decir, la creación de consenso y el sistema Ringi.

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Con el Ringi se realizan múltiples pasos para llegar a acuerdos y mediante complejas negociaciones se consideran los diferentes puntos de vista, circulando a nivel de sección, división y corporación. La gran ventaja es que, una vez que se logra el consenso, no se producen desacuerdos posteriores. Además son extraordinariamente reflexivos y estudian varias veces una oferta interesante.

Es conveniente traer pequeños obsequios para sus contactos japoneses. Traiga material promocional de su empresa, como ´´pins´´, bolígrafos, encendedores, etc. Los japoneses verán en este detalle que usted no sólo pretende establecer lazos comerciales con su empresa, sino que también tiene la intención de iniciar relaciones cordiales. Tenga en cuenta que si estos pequeños regalos los trae envueltos, en Japón se considera descortés abrir los regalos en presencia de la persona que los ofrece.

En una entrevista la puntualidad es de suma importancia. Se debe llegar a las citas con cinco minutos de antelación. La puntualidad es el primer símbolo de seriedad de su empresa. No se alarme si durante la reunión el cliente japonés cierra los ojos durante la reunión, esto significa que está poniendo suma atención en lo que usted está comentando. Además, si el empresario o cliente japonés hace sonidos guturales muy inusuales es que está totalmente de acuerdo con lo que se está discutiendo. Es realmente difícil escuchar un No rotundo en boca de un japonés. No se confíe porque repetidamente asientan con la cabeza. Es su manera de expresar que están escuchando y entendiendo lo que se les está diciendo.

En Japón, las decisiones siempre se toman por consenso, en el sentido de que se intenta convencer a todos los departamentos involucrados de la idoneidad de la decisión. Tenga presente este hecho y no trate de forzar a sus interlocutores a cerrar alguna operación en una primera visita. Muéstrese cordial y agradable. No olvide la importancia de las relaciones personales en Japón para el establecimiento de los lazos comerciales. Sus contertulios no solo analizarán su producto o su empresa, sino también la persona o personas que lo representan. Tome notas durante la negociación y muestre una actitud profesional.

Una forma de ´´probar´´ el compromiso de la empresa con ese potencial cliente japonés surge cuando éste solicita unas modificaciones en sus productos para adaptarlos a las características del consumidor japonés. Una respuesta rápida y positiva demuestra la disposición de la empresa a mantener una relación armoniosa a largo plazo con ese cliente. Una explicación de este comportamiento está ligada al alto precio que los consumidores tienen que pagar por los productos. Parece obvio que si se paga mucho por un bien, se exigirá más.

No obstante lo anterior, la creciente complejidad de los negocios está modificando las prácticas citadas, por lo que resulta necesario expresar con claridad en la factura algunos elementos fundamentales de la transacción comercial: la forma y condiciones de pago, la fecha límite de entrega, etc. Por su puesto, en una concesión de licencia y otras operaciones de igual calado también resulta necesaria la firma de un contrato.
 
Fuente: Endeavor México

4pasos.com

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