Una sesión efectiva de preguntas y respuestas es una parte importante de su presentación. La última impresión que usted da se destaca tanto como la primera. Si continua una charla persuasiva con una sesión de preguntas y respuestas inapropiada, su audiencia se irá con una imagen final de debilidad o confusión. O peor, puede traer dudas sobre su credibilidad.
Pero no se preocupe: Existen pasos prácticos que puede tomar para asegurarse que su sesión de preguntas y respuestas estén bien lideradas. Aquí hay algunos lineamientos específicos:
1.Prepárese minuciosamente
Debe pensar en la pregunta más difícil que le harán, incluyendo las hostiles. Ensayar su sesión de preguntas y respuestas es una idea inteligente. Y piense usted mismo algunas preguntas. Esto hará que la audiencia reflexione.
2.No responda preguntas durante su presentación
Al comienzo, dígale a su audiencia que responderá sus preguntas al finalizar la charla. De esta manera no perderá el foco. Además, los participantes tendrán tiempo para formular mejores preguntas a medida que escuchan toda su presentación.
3.Responda de manera precisa y simple, respaldándose en hechos, datos y experiencia
Pero, si no sabe una respuesta, dígalo. No adivine, ni invente. Además, asegúrele a quienes preguntan que les averiguará la respuesta. Esta es una de las maneras para reforzar la confianza de la audiencia.
4.De respuestas concisas y trate la mayor cantidad posible de preguntas
Una respuesta corta es casi siempre más poderosa que una larga. También, cerciórese de responder las preguntas de todos antes de volver a alguien que ya ha preguntado antes.
5.Reformule las preguntas difíciles Mediante la reformulación, usted puede convertir el lenguaje negativo en positivo, clarificar una duda, o presentar información correcta. También le da tiempo para pensar la mejor manera de manejar la pregunta difícil.
6.Dígale a la audiencia cuándo está por terminar la sesión de preguntas y respuestas
Esto es mejor que simplemente anunciar la “última pregunta” ya que puede recibir una extremadamente difícil para responder bien. Al aceptar varias últimas preguntas, tiene mayor posibilidad de terminar con una respuesta que lo muestre en su mejor situación.
* Daniela de León. Directora de Dale Carnegie. Delegada del Comité de Calidad de Carnegie University desde Mexico hasta Argentina. Desarrlollo y formación de Trainers para Argentina y Latinoamérica. Cuenta con un Posgrado en Recursos Humanos (Lincoln University). Miembro del Comité Ejecutivo de AEDIN (Asociación en Defensa del Infante Neurológico) Cerebral Palsy
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