Las reuniones son un aspecto fundamental del trabajo en equipo. Para coordinar los esfuerzos y asegurar objetivos claros, no hay herramienta más efectiva.
Aún así, las reuniones son un arma de doble filo que mal utilizada puede convertirse en una amenaza a nuestra productividad.
¿Alguna vez te encontraste atrapado en una reunión a la que no podes aportar nada, mirando al techo y pensando “¿Qué hago acá si podría estar trabajando?”. Nosotros también y por eso armamos esta lista de ingredientes para ayudarte a generar reuniones más productivas.
Cada punto termina con una pregunta concreta para que realices antes de comenzar la reunión. Si podés contestar cada uno de estos puntos, el éxito de tu reunión está (casi) garantizado.
1. Los integrantes
No es absolutamente necesario que el equipo entero esté presente en todas las reuniones. No se trata de mantener la cantidad de participantes al mínimo, sino de asegurarse que todos los presentes tengan algo para aportar.
A su vez, también es importante asegurar que las personas necesarias estén presentes. Es preferible posponer una reunión a tener que re-hacerla o generar una minuta innecesaria porque la persona con la autoridad para tomar una decisión no pudo asistir.
La pregunta:
¿Todos los presentes tienen algo relevante para aportar? ¿Están presentes las personas necesarias?
2. Los roles
Las reuniones más tediosas e ineficientes son aquellas sin roles bien definidos. Si no se tiene en claro quién está a cargo de llevarla adelante, quién toma la decisión final y quienes deberían colaborar con reportes y datos concretos es muy difícil que se llegue a buen puerto.
La pregunta:
¿Qué rol cumple cada uno de los presentes?
3. El propósito
Distintas reuniones requieren distintas dinámicas. No es lo mismo participar de un brainstorming que de la discusión de un presupuesto o un plan cuatrimestral. Es fundamental tener claro el propósito de la reunión y asegurarse que los participantes de la misma lo tengan claro y colaboren a la dinámica apropiada.
En este punto es clave el rol de la persona que lidera la reunión, para garantizar que se mantenga el rumbo definido y no se pierda de vista el propósito.
La pregunta:
¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Los participantes lo saben?
4. Los objetivos
Siguiendo la línea del punto tres, otro tema a definir y dejar en claro son los objetivos puntuales de la reunión. Si hay que aprobar o rechazar una propuesta, si hay que pensar una estrategia, etc. Es importante tenerlo en claro antes de comenzar la reunión y asegurarse de que se cumplan antes de que la misma finalice.
Distintos participantes de la reunión tendrán distintos niveles de incidencia en el cumplimiento de determinados objetivos, tener identificados a los participantes clave y darles las herramientas necesarias es una gran forma de lograr que la reunión sea fructífera.
La pregunta:
¿Cuáles son los objetivos de la reunión? ¿Quiénes son los integrantes clave para que estos se cumplan?
5. Los próximos pasos
Una reunión productiva es aquella que deja a los participantes con una perspectiva clara de lo que se espera de ellos y cuáles son los pasos a seguri para cumplir los objetivos. Ir asignando tareas y to-dos a lo largo de la reunión y luego re-visitarlos al final es una forma efectiva de garantizar que el equipo esté bien parado frente al proyecto que van a abordar.
La pregunta:
¿Qué to-dos hay que distribuir? ¿Quién es la persona más adecuada para cada uno?
