Uno de los motivos más frecuentes por los que fracasan los emprendimientos se debe a las fallas en la ejecución e implementación de la idea. Es imperioso cambiar la percepción tan enraizada entre los emprendedores, que ven en la administración un mal necesario y no un aliado en el camino hacia el desarrollo sustentable del proyecto.
En los últimos tiempos, dentro del ámbito emprendedor se ha venido discutiendo sobre la importancia de contar con una idea de negocio capaz de capturar una oportunidad latente en el mercado. Esto sin duda es la base de la cultura emprendedora, ya que sin estos elementos es imposible embarcarse en un proyecto.
Sin embargo, poco se habla de la importancia que una adecuada administración tiene sobre el éxito del emprendimiento. Paradójicamente, está comprobado que uno de los motivos más frecuentes por los que fracasa un emprendimiento son precisamente las fallas en la ejecución e implementación de la idea. Si bien disponer de una adecuada administración no asegura el éxito del emprendimiento, representa uno de sus pilares fundamentales. Podríamos decir que es condición necesaria pero no suficiente.
Es por esto que resulta imperioso cambiar la percepción tan enraizada entre los emprendedores sobre la verdadera utilidad de la administración. Es nuestro deber tomarla como un aliado en el camino hacia el desarrollo sustentable del proyecto, desde la primera etapa de vida, y no como un mal necesario e inevitable.
Una de las claves de todo emprendimiento exitoso es la implementación, es decir, la ejecución de un plan de acción para que la idea capture la oportunidad mediante un modelo de negocios adecuado.
Todo emprendimiento, cualquiera sea su tamaño o etapa de evolución, requiere construir un pilar administrativo, contable, impositivo y legal sólido pero flexible, que ayude a mantener al empresario focalizado en el desarrollo de su negocio.
Algunos de los problemas típicos que enfrentan los emprendedores en las primeras etapas de su desarrollo son:
- Falta de sistemas de información eficaces.
- Deficiencias graves en los procesos internos.
- Desconocimiento del punto de equilibrio.
- Desconocimiento del verdadero estado financiero de la empresa.
- Gastos innecesarios y fuera de control.
- Fallos graves en los controles internos.
- Deficiencias en el control presupuestario y de gestión.
- Mala gestión de los fondos.
- Deficientes sistemas para la toma de decisiones.
- Incumplimiento de obligaciones impositivas y laborales.
- Fallas en los procesos administrativos.
¿Cuándo se debe comenzar a desarrollar una administración eficiente?
Recordemos que, si bien cada proyecto es único y tiene su propio sello, todos los procesos emprendedores comparten características comunes. Atraviesan un ciclo de vida formado por las distintas etapas, desde la identificación de la oportunidad hasta la empresa exitosa. En estos procesos existen también un conjunto de criterios que permiten evaluar y optimizar el cumplimiento de cada etapa, para lograr con éxito la implementación de la empresa naciente.
Recorriendo estas etapas, nos encontramos ante las siguientes fases:
Dos de las etapas más críticas a la hora de planificar y construir la administración del futuro emprendimiento son las llamadas Set-Up y Start-Up.
Centrándonos en el Set-Up del emprendimiento, es importante —entre otras acciones— planificar el escenario impositivo adecuado (categoría ante impuestos, alícuotas aplicables, esquema de retenciones), formalizar el emprendimiento a través de su inscripción en los diferentes organismos oficiales, definir los comprobantes comerciales con los que se operará, tramitar la obtención de los libros rubricados, definir la estructura administrativa, diseñar un correcto Plan de Cuentas y elegir el software administrativo y de gestión.
Una vez en la fase de Start-Up, se debe prestar especial atención al diseño de los diferentes procesos administrativos y el manejo de la documentación respaldatoria adecuada, la definición del nivel de control interno que se logrará, y el diagnóstico, análisis e implementación de todos los circuitos administrativos y de gestión del futuro emprendimiento. De esta manera, toda administración eficiente a través de sus procesos deberá ser capaz de contestar interrogantes como:
- ¿Cómo se harán las cosas?
- ¿Quién las hará?
- ¿Cuáles serán los niveles de autorización?
- ¿Cómo se documentarán las transacciones?
- ¿Qué controles se implementarán?
Al mismo tiempo, una administración clara permite acotar los riesgos de fraude, obtener de la contabilidad documentación de forma adecuada, responder mejor a posibles revisiones de terceros, minimizar las subjetividades, hacer más eficiente el trabajo de los empleados y facilitar el conocimiento del negocio.
En definitiva, los frutos de una buena administración se verán plasmados en la etapa de gestión. Al poder contar con herramientas que surgen de la contabilidad pero que se canalizan a través de una adecuada administración (presupuesto económico-financiero, control presupuestario para la mejora continua, tablero de control), el emprendedor tendrá la posibilidad de diseñar su propio sistema de reportes, que le permita hacia futuro realizar una mejor toma de decisiones en la empresa.
Autor: Mariana López Anadón. Fundadora y directora de Contame +, empresa dedicada a la contabilidad personalizada para potenciar los negocios del emprendedor.
