El papel de los gerentes y un compromiso con reglas claras: lecciones de las empresas que trabajan a distancia
Antes de que la pandemia obligara a las empresas a enviar a todo el mundo a trabajar desde casa, a muchos dirigentes les preocupaba que la oficina en casa hiciera que los empleados estuvieran menos comprometidos y, por tanto, fueran menos productivos.
Un reciente estudio de la Harvard Business School para la Oficina Nacional de Investigación Económica de EE.UU. analizó a más de 3 millones de empleados de Norteamérica, Europa y Oriente Medio. Descubrió que, de media, los empleados trabajaban casi 50 minutos más al día y participaban en un 13% más de reuniones que duraban un 11% menos que en la época anterior a la pandemia.
Este nuevo mundo virtual planteó varios retos a las empresas y a los directivos: ¿Cómo controlar los progresos? ¿Cómo motivar a los empleados? ¿Cómo crear un sentimiento de empresa/equipo cuando todos están sentados solos detrás de una pantalla? ¿Cómo crear confianza? ¿Cómo evaluar el rendimiento? ¿Cómo gestionar los problemas de rendimiento? ¿Cómo gestionar su propio estado psicológico y el de sus empleados y evitar el agotamiento?
Continuando con mi serie de lecciones de las mejores startups de trabajo remoto, me gustaría compartir dos ideas más que explican el papel de los directivos y la importancia de establecer reglas claras de compromiso para el trabajo remoto.
Los directivos tienen que dedicar un esfuerzo y un tiempo extra a establecer relaciones y comunicarse con los equipos
Durante un compromiso reciente, un líder compartió que heredó un equipo de bajo rendimiento. Dedicaba sus sesiones individuales a la gestión del rendimiento, ya sea para formar a los empleados en sus habilidades básicas o para comprobar su trabajo. Cuando le pregunté si también hablaban de los objetivos de desarrollo, de la creación de equipos, de la nueva visión y los objetivos de la empresa o de los proyectos futuros, me dijo que no tenía tiempo para eso en ese momento.
Es más fácil que los directivos virtuales se centren sólo en los «resultados» y olviden el papel de la conexión humana y el desarrollo del equipo en la creación de equipos altamente eficaces.
En un entorno remoto, la comunicación requiere un esfuerzo adicional y es más probable que los empleados se sientan perdidos, desvinculados y abrumados porque no tienen el lujo de las interacciones diarias o de los momentos en el refrigerador.
Además, con la pandemia, la gente se enfrenta a muchos más problemas en su vida personal: enfermar o tener que cuidar a familiares enfermos, tensiones en la relación de pareja o la escolarización de los hijos a distancia, costos psicológicos del aislamiento, estrés por perder el trabajo, etc.
Puede que un empleado no cumpla o no se presente a una reunión, pero ¿es que se está descuidando o hay algo más? ¿Tiene acceso a toda la información que necesita para hacer bien su trabajo?
Por eso los directivos son tan importantes para salvar la brecha de conocimiento y emocional en la relación entre la empresa y sus empleados.
Una forma de conseguirlo es mediante un tiempo de revisión regular con los empleados. En Trello, por ejemplo, los directivos se reúnen al menos cada dos días. Hay una reunión semanal con el equipo, una hora de reunión individual, una reunión mensual con el jefe y otras interacciones, tanto formales como informales.
No todos los gerentes son iguales y algunos pueden requerir entrenamiento o formación adicional para ayudarles a lidiar con los problemas más suaves que surgen con este aumento de alcance.
Cuidado con el M&M
Los fundadores de Basecamp advierten de la sobrecarga innecesaria de M&M (Managers and Meetings). A algunos gestores les encanta hacer «lluvias de ideas» o celebrar reuniones de «informe de estado» que consumen mucho tiempo.
Sin embargo, la mayoría de las reuniones podrían sustituirse fácilmente por un correo electrónico o un chat. Sostienen que sólo un 5% de los problemas son lo suficientemente complejos como para requerir una reunión real para resolverlos.
Renunciar al control es una de las grandes barreras psicológicas de la transición al trabajo a distancia, pero es un requisito previo para trabajar con eficacia.
El papel de un directivo debe centrarse en asignar tareas, proporcionar contexto y eliminar obstáculos en lugar de perseguir a las personas para que hagan su trabajo (también conocido como microgestión). Si no se puede confiar en que los empleados cumplan con su cometido, hay que dejarlos marchar.
Lo sé. Lo sé. Es más fácil decirlo que hacerlo. Pero esto es algo para reflexionar.
Unas normas de compromiso claras son esenciales para los empleados a distancia
En el mundo prepandémico, «Home Office» evocaba la imagen de salir de la cama a las 12 de la noche para ir a trabajar desde una cafetería de moda o una hermosa playa. La semana laboral de 4 horas de Tim Ferriss y sus numerosos seguidores contribuyeron sin duda a popularizar esta visión aspiracional.
Sin embargo, quienes tuvieron que pasar rápidamente a trabajar desde casa pronto se dieron cuenta de que puede ser un gran reajuste. Los límites entre el trabajo y el hogar se borran de repente. Perdemos la rutina de prepararnos mental y físicamente para ir al trabajo, así como el horario de las comidas y el ejercicio.
A esto se añaden las distracciones de nuestros nuevos «compañeros de trabajo»: familiares, compañeros de piso y/o mascotas que compiten por nuestra atención y asumen que si uno está en casa, está disponible para centrarse en sus necesidades. Por no hablar de mis dos herramientas de procrastinación favoritas: una cama cómoda y una televisión con Netflix.
Lleva tiempo desarrollar nuevos hábitos de trabajo desde casa y algunos empleados pueden tener dificultades para hacer esta transición de forma efectiva. Por ello, las empresas deben abordar explícitamente esta cuestión creando reglas claras de compromiso para los trabajadores remotos.
Trello, por ejemplo, requiere que los empleados tengan una sala dedicada (¡con una puerta!). Si no tienen un espacio dedicado en casa, Trello les pagará un escritorio en un espacio de coworking.
Collabora requiere que los empleados tengan una separación física entre los espacios de ocio y de trabajo, es decir, no se puede trabajar desde la cama o el sofá.
Expensify paga las comidas y el café de los empleados hasta 20 dólares al día.
La mayoría de las empresas remote-first que entrevisté envían a sus empleados un kit de bienvenida con algunos accesorios para trabajar desde casa, como una botella de agua o un soporte de papelería, además de darles un presupuesto para montar sus oficinas en casa.
Dirigir una empresa a distancia de forma eficaz no es trivial, pero es ciertamente factible con los comportamientos de liderazgo, las prácticas de contratación, los sistemas, los procesos y los rituales adecuados.
¿Cuáles son algunas de las prácticas y reglas de compromiso a distancia que han visto en sus empresas?
