La procrastinación es uno de los peores hábitos que podemos desarrollar. Cuando nos acostumbramos a dejar todo para después, nos convertimos en personas ineficientes y llenas de estrés y frustración por no lograr los objetivos que nos proponemos.
Brian Tracy, en su libro “¡Tráguese ese sapo!”, nos presenta una serie de pautas y consejos para ayudarnos a combatir la procrastinación.
Nuestra productividad y eficiencia depende en gran parte de cómo gestionamos nuestro tiempo. Nuestro entorno laboral nos impide en muchas ocasiones estar focalizados en nuestro trabajo. Por otra parte, nos cuesta priorizar nuestras tareas y tendemos a procrastinar.
La rana simboliza la tarea más importante que tenemos que realizar, la que tendrá mayor repercusión en nuestros resultados. Desgraciadamente, es también la tarea que con mayor probabilidad vamos a procrastinar.
Tracy nos da 21 pautas a seguir para identificar y comernos nuestra particular rana, para organizar y gestionar nuestro tiempo de forma óptima, para conseguir ser disciplinados y desarrollar hábitos que nos permitan alcanzar nuestros objetivos
1. Pon la mesa
La primera pauta y probablemente la más importante de todas es definir claramente tus objetivos y no desviarte de ellos:
a) Define tus objetivos: acuerda y clarifica con tu jefe qué espera de ti, cuáles son tus objetivos y el orden de prioridad de los mismos.
b) Ponlo por escrito: los objetivos no escritos no son más que deseos o fantasías, escribiéndolos no sólo podrás materializarlos sino también evitar confusiones.
c) Define una fecha límite para la consecución de tus objetivos.
d) Haz una lista de todas las tareas que debes cumplir para alcanzar tu objetivo.
e) Convierte esta lista en un plan organizado con un orden de prioridad.
f) Arranca de inmediato y empieza por realizar una de las tareas de tu plan; cualquiera, da igual. Lo importante es empezar.
g) Trata de trabajar cada día en tu tarea más importante, en la tarea que contribuya al buen desarrollo de tu plan y te ayude a alcanzar tu mayor objetivo.
2. Planifica tus días por adelantado
Está demostrado que nuestra capacidad a planificar y decidir es nuestra mejor arma para evitar la procrastinación. Cada minuto invertido en planificar nuestras tareas nos permite ahorrar hasta de 10 minutos en la ejecución de las mismas.
Debes siempre empezar por hacer una lista. Idealmente deberías hacer tu lista de mañana a última hora de la tarde de hoy y revisarla el día siguiente antes de empezar (la noche es buena consejera). A medida que vayas completando tareas, márcalas para poder visualizar tus progresos y motivarte.
3. Aplica la regla de 80/20 también llamada el principio de Pareto
La regla del 80/20 es uno de los conceptos más interesantes en cuanto a gestión del tiempo. De hecho, se puede aplicar a todos los ámbitos económicos. Por ejemplo, se dice que el 20% de nuestros esfuerzos nos permitirán alcanzar el 80% de nuestros resultados, o que el 20% de nuestros clientes representarán el 80% de nuestras ventas.
Aplicado al ámbito de la gestión del tiempo podemos considerar que si tenemos una lista de 10 tareas por realizar, probablemente dos de ellas tendrán más relevancia e impacto que las otras 8 juntas.
¿Cuántas veces has observado a personas a tu alrededor trabajando mucho pero sin percibir tangiblemente los resultados de lo que están haciendo? Es porque estas personas procrastinan en tareas «menores» en lugar de focalizarse en las dos tareas más importantes de su lista.
4. Ten en cuenta las consecuencias
Una visión a largo plazo influye considerablemente en tu comportamiento y tus decisiones a corto plazo. De hecho, algo que pueda tener consecuencia a largo plazo es, por definición, algo importante que tienes que priorizar. Incluso si esto implica sacrificios hoy debes tener en cuenta que los beneficios serán mayores en el futuro.
5. Practica el método A-B-C-D-E todo los días
Cuando elabores tu lista de «To do» del día siguiente pon una A-B-C-D-E delante de cada punto de tu lista antes de empezar a hacer nada.
Una A significa que la tarea no sólo es importante sino imprescindible. Tienes que completarla porque las consecuencias de conseguirlo o no son importantísimas. Una B corresponde a algo que debes hacer pero cuyas consecuencias son de menor alcance. Nunca se debe hacer una B antes de hacer una A. Una C representa tareas agradables pero no imprescindibles. Si pones una D delante de una tarea, definitivamente puedes delegar su ejecución y finalmente si otorgas una E a una tarea puedes eliminarla de tu lista ya que su impacto es nulo.
6. Concéntrate en las áreas de resultados claves
Para definir las áreas de resultados clave debes preguntarte ¿Por qué y para qué he sido contratado?
Cada puesto de trabajo puede dividirse entre 5-7 áreas claves que dependen totalmente y solamente de ti por lo que si no consigues los resultados nadie más lo hará. El primer paso es definir las áreas claves de resultados ligadas a tu puesto de trabajo y luego numerarlas del 1 al 10.
a) Piensa en tus puntos fuertes y en tus puntos débiles.
b) Analiza las áreas dónde obtienes buenos resultados y las áreas dónde no eres tan eficiente.
c) No justifiques ni busques excusas para la falta de rendimiento y resultados en estas áreas.
d) No hagas como la mayoría de las personas que procrastinan las actividades y tareas de áreas dónde no se desenvuelven de forma tan eficiente.
e) Fíjate unos objetivos y haz un plan para lograr paliar tus deficiencias.
Buenas noticias: cualquier habilidad profesional se puede aprender. Si otra persona obtiene buenos resultados en unas áreas claves esto prueba que tú también puedes lograrlo si te lo propones.
La mejor manera de evitar la procrastinación y conseguir hacer el máximo de cosas en el menor tiempo posible es ser excelente en todas las áreas claves de resultados que conlleva nuestro puesto de trabajo.
7. Obedece la ley de la eficiencia forzosa
Esta ley dice que no hay nunca tiempo para hacerlo todo, pero siempre suficiente tiempo para hacer lo más importante.
Cuando te quedas sin tiempo y las consecuencias por no completar una tarea son muy serias, siempre encuentras tiempo para acabarlas, incluso en el último momento. El problema es que tienes que trabajar bajo presión y con mayor estrés, por lo que surge falta de rigor y se pueden multiplicar los errores.
Una vez más, piensa en lo que importa más, en estas tareas que pueden hacer la diferencia que te aportarán el mayor retorno. Piensa en la mejor manera de emplear tu tiempo en este preciso momento. Es la clave de la gestión del tiempo y la clave para evitar la procrastinación que nos lleva a situaciones extremas de retrasos e ineficiencia.
8. Prepárate a conciencia antes de empezar
Asegúrate de tenerlo todo preparado a mano antes de empezar. Una vez listo sólo necesitarás un pequeño empuje mental para empezar a trabajar en tu tarea más importante.
Ordena y limpia tu escritorio para tener sólo una tarea en él. Prepara todos los materiales que necesitas, documentos, emails y asegúrate que tu espacio de trabajo es confortable e invita a trabajar en condiciones óptimas.
9. Haz los deberes
La causa más frecuente de la procrastinación y otros retrasos es la falta de confianza en nuestras habilidades. Si somos conscientes de nuestras limitaciones sobre un trabajo lo más probable es que acabemos sin empezarlo. De lo contrario, si sabemos que podemos hacer el trabajo bien, seremos entusiastas y llenos de energía y, con toda seguridad, evitaremos la procrastinación.
Por ello es fundamental sentirse preparado y eficiente en las áreas claves pero hay que mantener y trabajar nuestras habilidades, ampliar nuestro conocimiento a diario para no quedarnos atrás.
a) Lee algo relacionado con tu campo cada día
b) Apúntate a todos los cursos y seminarios que puedan ayudarte a desarrollar tus habilidades
Tu confianza y motivación aumentarán a medida que aprendes y, cuanto más aprendas, mayor será tu capacidad para aprender.
10. Aprovecha tu talento
Hay cosas que puedes hacer que pueden ser extremadamente valiosas para ti u otras personas. Identifica estas áreas únicas y conviértete en un especialista.
Piensa también en las cosas que te gustan hacer y vuelca todas tus energías en hacerlo muy bien. Es la clave del éxito.
11. Identifica las limitaciones y obstáculos
En toda tarea, pequeña o grande, hay un factor, un obstáculo, una limitación que determinará la velocidad con la que se podrá completar para alcanzar nuestros objetivos.
Tienes que focalizarte en identificar este factor limitador, porque una vez lo hayas conseguido tus progresos se multiplicarán. Aplica la regla del 80/20 a la identificación del factor limitador. El 80% de las limitaciones y obstáculos son internos y sólo un 20% son externos y se encuentran en la organización.
12. Concéntrate en una tarea a la vez
La mejor manera de evitar la procrastinación cuando tenemos una enorme tarea delante de nosotros es concentrándonos en una acción concreta para empezar. Para comernos la rana más grande, deberemos primero desmenuzarla y comernos un bocado detrás de otro.
13. Ponte la presión
Sólo un 2% de las personas son capaces de trabajar sin supervisión. Son líderes.
Tu trabajo consiste en ponerte la presión y no esperar que otra persona lo haga en tu lugar. Debes escoger tus ranas y comértelas por orden de importancia.
El psicólogo Nathaniel Brandon define la auto-estima como la reputación que tenemos de nosotros mismos. Podemos mejorar o hundir nuestra reputación en función de si logramos nuestros objetivos o de si fracasamos.
Imagínate que debes abandonar la ciudad durante un mes y piensa qué cosas deberías hacer sin falta antes de irte. Hazte esta pregunta cada día y te convertirás en alguien muy eficiente.
14. Maximiza tus poderes
Ser eficiente y productivo depende en buena parte de tu condición física, mental y psicológica. Nuestra productividad desciende después de una jornada de 8-9 horas pero durante el día tenemos fases en las que somos más productivos.
a) Identifica tus periodos de mayor productividad y aprovéchalos para realizar las tareas más importantes.
b) Descansa y aliméntate bien. Una causa de la procrastinación es la fatiga.
15. Motívate
Conviértete en tu coacher personal, habla contigo mismo, motívate y felicítate. Tu auto-estima, la opinión que tienes de ti mismo, es determinante. Si te ejercitas cada día podrás convertirte en un optimista nato y podrás:
a) Ver el lado positivo de cada situación.
b) Sacar enseñanzas valiosas de las dificultades y obstáculos.
c) Buscar una solución para cada problema.
Cuanto más positivo y motivado te sientas más preparado estarás para actuar y más determinado en seguir adelante.
16. Practica la procrastinación creativa
La procrastinación creativa es una de las técnicas más eficiente de rendimiento personal. Puesto que no tenemos tiempo para hacer todo lo que tenemos que hacer, sabemos que tendremos que procrastinar de todas formas. El punto esencial consiste en procrastinar, delegar o eliminar las tareas menos valiosas.
La palabra más importante para una buena gestión del tiempo es la palabra «No».
Di «No» a todas esas cosas que no son relevantes para ti. Dilo pronto y repítelo a menudo. Tu trabajo consiste en procrastinar esas tareas que no tienen mucho valor y así disponer de más tiempo para realizar otras que si lo tienen.
17. Empieza siempre por la tarea más difícil
Una de las técnicas más efectivas para evitar la procrastinación y hacer cosas más rápidamente es empezar por la tarea más difícil de todas.
a) Haz la lista de las tareas que debes hacer mañana.
b) Revisa tu lista utilizando las técnicas del 80/20 y del A-B-C-D-E.
c) Una vez hayas seleccionado tu A, prepara tu espacio de trabajo.
d) Por la mañana, se disciplinado: levántate, prepárate y empieza a trabaja enseguida en esta tarea sin interrupciones.
e) Repítelo durante 21 días hasta que se convierta en un hábito y duplicarás tu productividad.
18. Desmenuza la tarea
Uno de los motivos de la procrastinación es que esas tareas tan importantes nos parecen enormes e inalcanzables. La mejor técnica es la de desmenuzar esta enorme tarea en pequeñas sub-tareas que completaremos una tras otra hasta finalizar la tarea por completo y sentir la satisfacción y motivación ligada al éxito.
19. Resérvate grandes segmentos de tiempo
Prográmate cada día largos periodos de tiempos durante los cuales no estarás interrumpido y utilízalos para trabajar en tu tarea más importante.
Apaga el teléfono, elimina todas las distracciones, no te pares. Planificar correctamente tu tiempo cada día puede ser un factor decisivo para tu productividad y eficiencia.
20. Crea un estado de urgencia
Conviértete en una persona orientada a la acción. Cuanto más rápido te muevas más energía sientes. Cuanto más rápido te muevas más cosas podrás hacer y mejor te sentirás. Cuanto más rápido te muevas más experiencia y conocimiento podrás adquirir. Cuanto más rápido te muevas más competente serás en tu trabajo.
21. Focalízate en tu tarea
Una vez empieces a trabajar intenta evitar las distracciones e interrupciones hasta haber acabado totalmente. Cada vez que te pares debes acordarte de dónde lo dejaste y mentalizarte para empezar de nuevo sabiendo que eso requiere esfuerzos, disciplina y persistencia. Si eres capaz de focalizarte y acabar siempre el trabajo que te has propuesto, entonces no habrá ningún objetivo que no esté a tu alcance. Te convertirás en una persona extremadamente eficiente y con un futuro totalmente garantizado.
