Buenas Prácticas de Data Governance

Compartimos un compendio de buenas prácticas para el gobierno de datos de la empresa y tomar ventaja en la carrera de la digitalizción de los modelos de  negocios

Gobernar los datos de una organización, y ponerlos a trabajar para el negocio, son algunos de los desafíos más interesantes que están dándose en los últimos años y que continuarán al menos hasta el año 2020.

Tal como sabemos, existen importantes obstáculos que afectan al éxito de una estrategia de datos y estos incluyen desde desafíos culturales dentro de la propia compañía, hasta temas políticos y organizacionales que pueden conducir a una resistencia ante los cambios necesarios.

Es por ello, que elaboramos algunas buenas prácticas basadas en la experiencia con nuestros clientes. El objetivo es colaborar con todos aquellos que estén evaluando implementar acciones que optimicen su negocio, evitando además quedar último en esta gran carrera de la digitalización de los modelos de negocio.

 DEFINA INICIALMENTE LA ESTRATEGIA

De nada sirve hacer algo por hacerlo. Su plan debe ser concreto y resolver problemas puntuales o proponer nuevas maneras de hacer las cosas con objetivos claros y medibles.

Contar con una estrategia de datos aporta formidables beneficios en el largo plazo a una organización. Aunque, tal como sabemos, en algunos casos el impacto puede no ser visible de inmediato. Bajo este escenario y con un patrón reiterativo de decisores conservadores dentro de las organizaciones/marcas, termina siendo complejo el avanzar en un programa estratégico de datos cuando estos factores terminan obstruyendo muchas veces la financiación del costo inicial que tendrán estos proyectos.

Tomando a los datos cómo parte de los activos más importantes de una compañía, la responsabilidad principal de sus administradores y de quien esté liderando el gobierno de datos es de asegurar el control y uso efectivo de la información que con este plan se obtenga. Debería inclusive cuantificarse el riesgo comercial de carecer de datos o de estar gestionando datos erróneos.

Los mejores administradores de datos se encuentran en el mercado, no intente formar personal cuyo enfoque actual en la compañía es otro. Tómese su tiempo para identificar y construir un equipo de administradores de datos que claramente incluirá a expertos de todas las áreas de negocio, pero bajo una dirección especializada. Tenga en cuenta que esta estructura puede estar a su vez complementada o directamente desarrollada en una compañía que brinde estos servicios.

CONSIGA EL APOYO DEL DIRECTORIO

Si se encuentra en una organización grande, estudie grupos de interés útiles para el programa estratégico. Logre alinearse a sus necesidades y conviértase en socio de negocio de esos principales tomadores de decisiones. Estos, son representantes de áreas de negocio dentro de la compañía, que tienen fuerte influencia en la organización y gran poder de decisión. Con ellos cómo aliados estratégicos, los cambios fundamentales a ejecutarse tendrán mayor probabilidad de volverse realidad y alcanzar el éxito.

El gobierno de datos implica cambios significativos en el comportamiento del personal de una compañía y también en su cultura. Adicionalmente, por supuesto va a resultar necesario disponer de fondos para avanzar en los proyectos y también para solventar las herramientas tecnológicas necesarias. Sin un fuerte respaldo desde el nivel ejecutivo, nada ocurrirá.

ESTABLEZCA CRITERIOS MEDIBLES

Al momento de establecer objetivos, asegúrese de hacer un buen mix entre aquellas metas tácticas y los objetivos estratégicos. Las metas contribuirán al logro de objetivos más troncales y  las tácticas de igual manera aportarán al avance de esa estrategia.

Las tácticas tendrán lógicamente impacto en el corto plazo. Esto ayudará a ir sumando pequeños triunfos con su programa, obtener retroalimentación, mantener el compromiso y -por sobre todo- sostener el apoyo del directorio o el nivel ejecutivo.

Todas las medidas a tomarse deberán estar determinadas al inicio del programa, motivo por el que centrarse en métricas cuantitativas será su mejor opción. Estas le brindarán pequeños apoyos que facilitarán alcanzar el objetivo macro del proyecto.

La automatización de informes para hacer el seguimiento del progreso del plan y controlar sus KPIs son aspectos fundamentales una vez iniciado el programa. También es vital que pueda contar con información clara y real sobre el escenario anterior al inicio del proyecto, de manera que tenga un punto de comparación y pueda demostrar mejoras. Adicionalmente, será importante llevar un registro de los procesos y decisiones que se fueron tomando para comprender el impacto de las mismas.

COMIENCE CON LO PEQUEÑO

Es clave tener un pensamiento holístico, ahora sin dudas, la mejor elección es comenzar de una vez y hacerlo por lo más pequeño. Sabemos que el transitar la implementación y el desarrollo de una estrategia de datos es un proceso sumamente complejo y arduo, aunque obviamente necesario de transitar para las marcas.

Tal como sabemos, siempre será mejor adelantarnos a futuros escenarios de presión que terminarán complicando aún más todo. Para ser concretos y ejemplificar, si usted se encuentra en una organización global podría suceder que lo obliguen a hacerlo en el momento menos indicado para usted, o si está en una empresa mediana el peor escenario será que toda su competencia ya este limitando su competitividad porque han ejecutado una estrategia de datos.

Tanto los miembros de su compañía, cómo la cultura instalada en ella y hasta las tecnologías disponibles estarán involucradas en los procesos de gestión de sus datos. Si no comienza inteligentemente y desde lo fundamental, jamás logrará obtener resultados. Recién una vez que haya comenzado, gradualmente logrará madurar sus políticas y el impacto comenzará a ser visible.

Si usted logra equilibrar los compromisos estratégicos de su compañía con las tácticas necesarias estará asegurándose que el programa en general se mueva en la dirección deseada.

CUANTIFIQUE ACCIONES Y ARME CASOS

La construcción de casos de negocio sirve para articular y resaltar los beneficios cuantificables de la estrategia, sosteniendo así el compromiso interno de apoyo hacia el programa.

Hay diferencia de opiniones en torno a si se debe establecer una posición especial para encargarse de la generación de casos dentro de organizaciones globales. De cualquier modo, por lo general la propia agencia o quien le brinde estos servicios lo hará por usted.

Será necesario, dependiendo de la etapa en la que se encuentre que haya una definición respecto a quien estará a cargo de estudiar y desarrollar los casos, ya que se sugiere asociar estas responsabilidades a una figura que debería tener un tiempo prudente para desarrollar los casos de éxito.

Es clave identificar oportunidades a través de datos de calidad para generar u optimizar los ingresos de la compañía. Usualmente, podríamos hablar de reducción en tiempos por automatización de procesos, generación de nuevos negocios a razón de la utilización inteligente de la información obtenida por una adecuada gestión de los datos o inclusive la toma de decisiones más acertadas para el negocio.

Ejemplos prácticos de mejoras tras implementar una buena estrategia en datos podrían ser lograr mayor eficiencia en la manera en que se invierte el presupuesto de marketing, lograr un óptimo dimensionamiento del personal para un proyecto de atención al cliente o en la compra adecuada de stock para su venta, evitando la falta de productos o excedente.

RECOMPENCE LA PARTICIPACIÓN

Por experiencia dentro de nuestra misma agencia, sabemos que uno de los aspectos más desafiantes de gobernar datos es lograr una participación adecuada y sostenida de todos los actores que intervienen o estén indirectamente involucrados con el proyecto.

Si bien, en ocasiones, quienes administramos datos solemos estar encargados de múltiples otras tareas y de tener que articular diferentes unidades de negocio desde esta arista muchas veces el personal se ve limitado en términos de tiempo para mantener todo en orden. Aún así, la naturaleza colaborativa del programa y el éxito dependen en gran medida de este compromiso compartido entre todas las áreas de una compañía.

Por todo lo mencionado, el desarrollo de un sistema de recompensas basado en incentivos puede resultar una excelente opción para que las personas pongan foco en seguir los procesos vinculados al programa de una forma adecuada.

Cabe resaltar que los incentivos no necesariamente deben ser económicos, hay muchas otras maneras de efectuar reconocimientos formales e informales que usted puede empujar dentro de la organización, tales como la exhibición de buenos ejemplos sosteniendo de esta manera el entusiasmo y promoviendo el cambio cultural deseado.

CONCLUSIONES

Cuando se habla de la nueva economía digital y que los datos son la moneda transaccional, no se habla de otra cosa que el valor de los datos cómo un importante activo de las marcas. Por este motivo, contar en la actualidad con una estrategia respecto a esto es fundamental. Así como también, contar con un buen gobierno de datos que vincule disciplinas y áreas internas de su compañía bajo procesos, tecnologías y la experiencia de especialistas en datos que aseguren ir hacia la dirección correcta para mejorar esfuerzos y volver más rentable su empresa.

Matías Varela, Head of Data & Insights de iProspect – -Dentsu Aegis Network

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