La demanda de oficinas virtuales va al alza en América Latina, luego de que las Pymes descubrieran su valor en la competencia dentro de un mercado globalizado. En algunos mercados, Regus, el mayor proveedor de lugares de trabajo flexibles a nivel mundial, ha experimentado un crecimiento de la demanda de oficinas virtuales interanual de más del 100%.
Las soluciones de oficina virtual (OV) permiten a las empresas establecer oficinas en un nuevo territorio (o en su mercado local) sin tener que pagar por un espacio físico. Esto les permite competir internacionalmente, sin la carga financiera que significa el pago del alquiler de un espacio físico y la contratación del personal necesario. En su lugar, pueden obtener una dirección empresarial en una buena ubicación, servicio de atención telefónica y administración de correspondencia, además de la opción de utilización ocasional de espacios de trabajo o salones de reunión.
Bernardo Fernandini, Director de Regus para Cono Sur, en Regus, explica: “Nuestras soluciones de oficinas virtuales le permiten, incluso a las Pymes, obtener una de las direcciones más buscadas en un edificio de categoría A, en cualquier ciudad y sector, desde Las Condes en Santiago hasta la Plaza San Martín en Buenos Aires, por una fracción del precio real de un espacio físico en esa ubicación. No es sorprendente que las solicitudes de oficinas virtuales hayan aumentado este año en América Latina, desde Costa Rica en Centroamérica, hasta Colombia, Perú y Chile. Por ejemplo, las solicitudes de OV en Argentina aumentaron un 35% en julio de este año en comparación a 2011; en Perú, un 89%; y en Chile, más de un 100%”.
El atractivo de las soluciones de oficinas virtuales para empresas de todos los tamaños, pero en particular para las Pymes, es evidente. Uno de los beneficios de la globalización es que las personas pueden hacer negocios en cualquier parte. El problema radica en que hacer negocios en cualquier parte puede incrementar los costos hasta un punto insostenible. Establecer presencia en un nuevo mercado requiere mucho capital, pero sin esta presencia, una empresa puede experimentar dificultades prácticas de todo tipo, en la obtención de licencias o en su acceso a bancos, por citar algunos ejemplos.
Desde la perspectiva del marketing, también es deseable mantener presencia local. Asegura a los contactos que la empresa es auténtica, que está comprometida con los clientes locales y que es fácil contactarla en caso de algún problema. Una buena dirección de negocio puede dar una potente primera impresión.
Las soluciones de oficinas virtuales responden a todos esos problemas: sin embargo, a medida que aumentan las opciones de OV, es primordial para las empresas considerar los factores esenciales. Bernandini ofrece algunos consejos:
Ubicación, ubicación, ubicación: una dirección con prestigio puede hacer maravillas en un membrete, pero también se debe considerar específicamente qué dirección puede ser más beneficiosa para su propio sector.
¿La oficina virtual es un acuerdo permanente o un punto de entrada? Utilizar servicios de OV en una ubicación que también ofrezca un lugar de trabajo apropiado le permitirá añadir una presencia física sin necesidad de buscar nuevas instalaciones.
¿Es probable que necesite también instalaciones físicas, como salas de reuniones, espacio para un escritorio o video conferencias? Verifique que estas opciones estén disponibles.
Atención telefónica: ¿se atiende a los llamados de forma profesional y rápida? ¿En qué horario funciona la atención telefónica? y ¿qué sucede con los llamados fuera de ese horario?
¿Existe un servicio de manejo de correo? y ¿con qué frecuencia se envía?
Bernardini concluye: “Establecer una oficina virtual de Regus puede llevarse a cabo de manera rápida y sencilla con sólo algunos clics del mouse. Con esto, nuestros clientes pueden continuar rápidamente con las tareas centrales de iniciar actividades en un nuevo mercado, felices y contentos de que las llamadas están siendo contestadas, los clientes están satisfechos, y los gastos fijos, controlados. Con la creciente globalización de los negocios en América Latina, ésta puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa”.
Las oficinas virtuales son servicios muy interesantes para autónomos o empresas que quieran tener varias sedes.
Pueden utilizar la dirección postal de la empresa que ofrece el servicio en sus tarjetas de visita, página web, etc y por supuesto, hacer que sea su dirección fiscal y usarlo también en sus facturas.