Participar en una exposición implica desarrollar una intensa actividad en forma previa y durante los días del evento. Hay muchas cosas que preparar, transportar, desarrollar, a lo que se suma atender el stand durante muchas horas… Para estas tareas en general se sustraen RRHH de otras áreas de la empresa, con lo cual las actividades cotidianas que la compañía sigue llevando a cabo, inevitablemente se resienten.
Por lo tanto no es de extrañar que, al concluir la última jornada, todos los involucrados y en particular quien estuvo a cargo de la acción (ya sea el empresario, el gerente de marketing o el dueño) sientan cansancio y alivio porque la exposición ya terminó.
Mientras desarmamos la muestra, lo más habitual es escuchar: “por fin se terminó la expo, ahora vamos a recuperarnos de la energía que nos demandó…”. Pero pensar que en ese momento termina la acción es un serio error.
Para que la participación en el evento de los resultados esperados, hay ciertas cosas que tienen que llevarse a cabo sin perder tiempo. Todos sabemos que “el hierro se bate en caliente”, y la demora en enviar información, listas de precios o muestras, por ejemplo, puede hacer que el potencial cliente se olvide de algo que le resultó atractivo, o sea contactado por un competidor. Estas son algunas de las recomendaciones que podemos hacer a un expositor:
Haga un balance de su participación: La evaluación completa y detallada de los resultados de su experiencia constituye un elemento muy importante, no solamente para extraer conclusiones, sino también para decidir una futura participación. Debe analizar los siguientes aspectos: ¿Cuánta gente pasó por el stand? ¿Cuántos eran profesionales? ¿De dónde provenían? ¿Conocían la empresa? ¿Por qué productos o servicios se mostraron más interesados? ¿Se concretaron operaciones? En caso positivo, qué condiciones se pactaron? En caso negativo, es posible reanudar la gestión? A partir de este análisis podrá determinar mejor como abordar las etapas siguientes.
Pida al organizador del evento la base de datos de los asistentes a toda la exposición. (no todas la empresas organizadoras ofrecen los datos) Según nuestras investigaciones, solo un número muy pequeño de expositores solicita esta valiosísima información, a pesar de que se trata de un listado de potenciales clientes. En este listado debe analizar quienes asistieron a la muestra y no pasaron por su stand; Cuántos eran profesionales? ¿De dónde provenían? Qué nivel de decisión tenían?
Haga el seguimiento de los contactos realizados por su gente: envíe los datos que le han pedido en las entrevistas y aproveche para mandar información promocional sobre su empresa. Organice una base de datos a la que pueda acceder de manera sencilla para enviar diferentes promociones o material informativo.
Tenga en cuenta que no es lo mismo una promotora que un vendedor: asigne personal especializado para abordar a los potenciales clientes (aquellos que se acercaron al stand y se manifestaron interesados, pero con los que no concretó una operación por diferentes motivos). Un buen vendedor puede derribar una a una todas las objeciones.
Cumpla con lo prometido: es fundamental que durante el evento se comprometa solo con aquello que podrá cumplir, en cuanto a cantidades de mercadería a entregar, plazos de envío, condiciones pactadas, etc. Entregue todo en tiempo y forma, y seguramente estos clientes (ahora SUS clientes) lo visitarán nuevamente en la próxima exposición, para reponer mercadería o estar a tanto de las novedades que usted pueda ofrecerles.
* HS Eventos es la única empresa de servicios integrales para el mercado ferial, que ofrece organización y realización de eventos corporativos y exposiciones desde 1983. Para 2007, su portfolio incluye las muestras: Emitex, SIRAA, Expo DxT, ExpoEventos, Mabyn y Expo Estación
