El tamaño sí importa

Al momento de elegir un software de gestión empresarial (ERP), existe una gran variedad de factores a tener en cuenta en la selección del producto ideal para la organización. Uno de ellos es el tamaño de compañía. Sin embargo, también existe otra gran variedad de factores que afectan la calificación de una compañía, por lo cual el tamaño no siempre es el que parece. A continuación le presentamos algunas preguntas clave que debería responder, para saber qué tipo de ERP necesita.

Dime cuánto facturas y no podré decirte qué tipo de ERP necesitas
Existen normas legales que califican a las empresas en pequeñas, medianas o grandes de acuerdo a su nivel de facturación, diferenciando los topes entre bienes y servicios.

Si bien esta calificación puede ser válida, no necesariamente permite identificar claramente qué tipo de ERP necesita una compañía. Hemos tenido experiencias implementando, en PYME’s,  en subsidiarias de grandes compañías, que tienen cifras millonarias de facturación pero bajísimo volumen de transacciones, donde el nivel de exigencia sobre el producto fue muy inferior al de micropymes con una alta dispersión de clientes y una cartera minorista muy atomizada.

A nivel técnico, es mucho más simple administrar una cuenta corriente de 50 facturas de 1 millón de pesos, que 10.000 facturas de 50 pesos.

Aquí detectamos un dato clave inicial: volumen de transacciones
Es importante determinar en dónde está el “cuello de botella” de la organización en lo que respecta  a transacciones, para identificar si el producto evaluado puede responder con solvencia al volumen de transacciones de la organización y si la herramienta cuenta con productos de base de datos sólidos para respaldar ese volumen de transacciones.

¿Su organización es altamente dependiente de la tecnología de la información?
Sinceramente, no sabría qué responder exactamente a una pregunta como esta, pero veamos más de cerca a qué apunta la pregunta recurriendo a un ejemplo: el correo electrónico. En ciertas organizaciones, una caída del correo electrónico que dure un par de horas puede implicar el riesgo de perder negocios o una pérdida financiera significativa, por no enterarse a tiempo de ciertas novedades de sus socios comerciales. En otras organizaciones, la misma caída puede ser totalmente inocua.
 
Es muy difícil contestar a esta pregunta en un solo plano, por esta razón es conveniente desglosarla en varias preguntas que apuntan a distintos aspectos:

a)Criticidad: ¿Cuál es el máximo nivel admisible de tolerancia a fallas?
El nivel de dependencia de la tecnología no es el mismo para una empresa que emite 250 facturas diarias por demanda, distribuidas en 5 puestos de trabajo, que para una empresa que en menos de una hora tiene que emitir 250 facturas para poder despachar a todos los camiones que hacen repartos para la compañía.

b) Riesgo asociado a fallas: ¿Cuánto es lo que se arriesga ante una posible caída del ERP?
Para evaluar este aspecto, debe hacerse la siguiente pregunta: si una factura demora una hora en ser emitida, ¿dejo de facturar o tengo costos hundidos por la demora en la facturación?
En cuanto al riesgo económico, también debe evaluarse si, ante una caída del ERP, se corre el riesgo de perjudicar relaciones comerciales con clientes o proveedores.

c) Dependencia de la herramienta: ¿Tiene la organización una alta dependencia de la información que generará el ERP para la toma de decisiones diarias?
En general, cuanto más madura es la organización a nivel administrativo,  más dependiente será del ERP para la toma de decisiones.
 
Es fundamental conocer estos datos, y sobre todo evaluar si los proveedores de ERP tienen experiencia de implementación en organizaciones con problemáticas similares y cómo acompañarán con el servicio posventa la solución a estas necesidades.

No siempre dos más dos es cuatro
Al momento de elegir un producto es importante definir, además, no sólo la cantidad de puestos en donde se utilizará la herramienta, sino también con qué distribución geográfica, y con qué expectativa de crecimiento en el corto y mediano plazo.

En general, cuando la cantidad de puestos que utiliza un producto crece, no siempre el crecimiento del producto puede ser progresivo en forma indefinida, y es fundamental tener en claro cómo es la posibilidad de “escalamiento” del producto si la organización crece. Puede que el producto que hoy corre en 5 estaciones, pueda correr perfectamente en 20 estaciones, pero tal vez para escalar más allá implique un cambio del producto. Es importante saber cómo la herramienta resuelve este tipo de cuestiones.

En una oportunidad, me tocó hacer una presentación en una empresa en donde el gerente general tenía una foto con 6 chicos. Ante mi consulta, me dijo que todos eran hijos suyos. Ya sobre el final de la presentación, cuando mencioné las ventajas de la escalabilidad del producto presentado, me dijo “no es necesario considerar un crecimiento. No vamos a crecer más”.

Sólo le hice una pregunta: “Cuando tuviste tu segundo hijo, ¿no pensaste que tu casa era lo suficientemente grande? Por casualidad, ¿no tuviste que volver a mudarte?” Una sonrisa respondió a mi pregunta.

El consejo en este sentido es dimensionar pensando en la situación actual y en un futuro optimista razonable (y un poco más). Asegurarse de que la herramienta cubrirá cualquier escenario razonable, teniendo siempre presente que una inversión en un ERP es mucho más que la compra de licencias, y una vez implementado, no es sencillo realizar un cambio.

Licenciamiento por puesto, por site o por compañía
Es fundamental evaluar qué alternativa de licenciamiento es más conveniente para la organización. Ciertos productos que para poca cantidad de puestos pueden resultar relativamente baratos, al tener costos de licencias por puesto muy planas, resultan muy caros cuando la compañía crece. Por el contrario, otros productos que licencian por servidor, por compañía o site, pueden tener una relación exactamente inversa.

¿Productos nacionales o World Class?
En general, si la compañía tiene presencia en otros mercados o planes expansivos fuertes hacia el mercado internacional o regional, es importante que evalúe si el producto que adquiere va a acompañar esa situación.

Sin embargo, en general, salvo ciertas casos de compañías multinacionales, en la mayoría de los casos un ERP de producción nacional cubre con creces las necesidades funcionales de cualquier compañía.
 
Si bien hay razones políticas que en muchos casos llevan a implementar un producto de clase mundial en donde no se necesita, creemos importante un simple consejo: no busque un taxi espacial para un viaje a Quilmes (o no se compre un Scania para repartir pizzas).

Resumiendo
Puede que su compañía tenga niveles moderados de facturación, pero a partir de una facturación atomizada, una alta densidad de transacciones, y una gran dependencia de la herramienta, su nivel de exigencia en lo que a un ERP se refiere, sea comparativamente superior a los requerimientos de una compañía de tamaño mucho mayor. O justamente lo contrario: que piense que tiene necesidades de una gran compañía, y realmente sus necesidades sean las de una Pyme.

Es importante que pueda evaluar claramente estas y otras métricas que permitirán definir más claramente qué tipo de ERP se ajusta mejor a sus necesidades. Puede que su compañía tenga niveles moderados de facturación, pero a partir de una facturación atomizada, una alta densidad de transacciones, y una gran dependencia de la herramienta, su nivel de exigencia en lo que a un ERP se refiere, sea comparativamente superior a los requerimientos de una compañía de tamaño mucho mayor. O justamente lo contrario: que piense que tiene necesidades de una gran compañía, y realmente sus necesidades sean las de una Pyme. Es importante que pueda evaluar claramente estas y otras métricas que permitirán definir más claramente qué tipo de ERP se ajusta mejor a sus necesidades.