Cuando tengas que enviar o responder un mail tratá de fijar cuál será tu objetivo y a quién te dirigís. Es decir: si tu intención es informar o influenciar, y si el destinatario te conoce personalmente, si es alguien formal, si lo dirigís a un departamento y no sabés quién será el receptor, etc.
Muchas veces terminamos de leer un correo electrónico y clickeamos responder en forma automática, sin detenernos a pensar qué queremos decir exactamente. Esto no representa un problema, excepto que apretemos enviar también en forma automática.
Si vas a responder un mail, te sugiero algunos cuidados:
- Que lo leas más de una vez antes de responderlo.
- Que no te quedes con la primera respuesta que escribiste en forma automática. Si bien la información puede ser la indicada, tal vez la forma o el estilo no lo sean. O quizá pueda prestarse a alguna mala interpretación. Por lo tanto:
- Chequeá que tu mensaje sea claro, conciso y directo.
- Si el tiempo lo permite, no lo envíes el mismo día que lo escribiste. Si eso no es posible, hacé una pausa antes de mandarlo, salí u ocupate de otro asunto. Olvidarte del tema y volver a leerlo “en frío” te puede ayudar a verlo y analizarlo desde otro ángulo.
Antes de enviar un mail, te sugiero que respondas algunas preguntas básicas:
¿Sé cuál es el propósito principal de mi mail: informar o influenciar? ¿Logro transmitirlo?
¿Me puse en el lugar de mi lector y tuve en cuenta su punto de vista?
¿Incluyo una frase clave que exprese en forma concisa qué quiero lograr del destinatario?
¿Incluí toda la información imprescindible? ¿Excluí toda la superflua o redundante?
¿La información quedó organizada en forma lógica y clara?
Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que lo vuelvas a leer haciendo foco en el ítem a mejorar. Una vez que el mensaje llega a destino ya no podés cambiarlo.
Invertir tiempo en corrección puede ser más efectivo que invertirlo sólo en la redacción. Ya se trate de un mail, una newsletter, un folleto o una novela, mi fórmula de tiempo de dedicación es: 1/3 de redacción + 2/3 de corrección.
Bettina M.Bensignor
Especialista en palabras . Redacción – Coaching de escritura www.betinabensignor.com.ar