Un estudio de Xerox sobre gestión de documentos devela una estrategia para aumentar la rentabilidad.
De acuerdo con un nuevo estudio dado a conocer por la división Global Services de Xerox Corporation las compañías que prestan atención a la gestión de documentos e información están en mejores condiciones a la hora de reducir costos, responder más rápidamente a las condiciones cambiantes de mercado y aumentar los ingresos.
De hecho, la mayoría –el 68 por ciento-de los 550 ejecutivos estadounidenses entrevistados para el relevamiento realizado por la firma de consultoría e investigación en tecnología informática IDC, dijo que las iniciativas efectivas de gestión de documentos son las que están impulsando la innovación competitiva, así como también el incremento de las utilidades e ingresos.
“Cuando los documentos –y la información que ellos contienen- se consideran una parte crucial de la mezcla de negocios, las compañías están mucho mejor posicionadas para lograr sus metas y así maximizar la efectividad de las inversiones tecnológicas”, dijo Tom Dolan, presidente de Xerox Global Services.
Hallazgos clave de la investigación:
- Casi dos tercios de los entrevistados tienen iniciativas ya instrumentadas que apuntan a reducir el costo total de la gestión de documentos. En promedio, dichos entrevistados dijeron que esperan lograr una reducción del 20 por ciento en los costos.
- Mientras que los “trabajadores del conocimiento” (los trabajadores mejor remunerados dentro de la economía) dedican el 20 por ciento de su día a buscar información en documentos, alrededor del 50 por ciento de ese tiempo no pueden encontrar lo que están buscando.
- El 66 por ciento de los entrevistados estuvo de acuerdo en que la gestión efectiva de documentos mejora el servicio al cliente.
- Más de la mitad de la información que las compañías comparten o envían a sus clientes se realiza en papel. Sin embargo, más del 60 por ciento de los entrevistados no había tenido éxito en integrar los documentos impresos en su flujo de trabajo digital.
“Históricamente, los CIOs y gerentes de sistemas dependían de las inversiones en software para conducir sus actividades de manera efectiva”, dijo Angéle Boyd, vice presidente de IDC. “Pero existe todavía la necesidad de contar con una estrategia formal de gestión de documentos que abarque tanto los documentos en papel como los electrónicos y que sirva de enlace entre la gente, los procesos y la tecnología”.
Otras Conclusiones de la Encuesta
- A pesar de que el papel continúa jugando un rol esencial en los negocios, los líderes en lo que respecta al crecimiento de ingresos cuentan con muchos más procesos digitalizados (49 por ciento) que aquellos que registran un aumento promedio en sus ingresos (30 por ciento).
- Las barreras a la información incluyen formatos de archivo o contenido incongruente (27 por ciento), desafíos en la búsqueda/recuperación (22 por ciento) y crecientes restricciones regulatorias (17 por ciento).
- Los entrevistados corroboran la importancia de contar con una estrategia de gestión de documentos que aborde tanto la información estructurada (por ejemplo, formularios, facturas) como la no estructurada (por ejemplo, e-mail, documentos en Word o de la Web).
- Alrededor del 40 por ciento de las organizaciones indican que el papel que desempeñan los gerentes de sistemas tanto como el rol de los CIOs es importante si se han de impulsar cambios en el proceso documental dentro de la organización.
Los resultados de la encuesta se encuentran en un documento blanco publicado por IDC denominado “Organizations Shift Focus to Information Management: The Role of Documents in Highly Effective Business Processes.” (“Las Organizaciones Desvían la Atención hacia la Gestión de Documentos: El Rol de los Documentos en los Procesos de Negocios Altamente Efectivos”). Para visualizar dicho documento, haga clic en “White Papers” en www.xerox.com/globalservices.