No nos engañemos, las empresas se hacen para ganar dinero, mas allá que éste (el dinero) no sea un fin en si mismo sino una unidad para medir el grado de éxito del emprendedor.
Por otro lado la correcta administración del “flujo de dinero” es crucial para la subsistencia y éxito de cualquier emprendimiento. No servirá de mucho ganar miles de clientes o market share si a fin de día no tiene el dinero para pagar el sueldo de sus empleados. Si bien puede contar con fuentes para financiar su faltante de caja las mismas no son eternas y a las fuentes de financiamiento hay que pagarles ya sea en intereses o dividendos (según sea que se financie con préstamos o con aportes de accionistas).
Hay un par de características del dinero que deseo resaltar aunque corra el riesgo de ser demasiado obvio:
a. No puede ser negativo; ¿alguien tiene un billete de -$10?
b. Es tangible y contable; si piensa que es una afirmación bastante estúpida tiene razón pero por favor no apresure las conclusiones.
¿Por qué señalo estar características? para remarcar las diferencias del control de fondos respecto del control contable y la medición de resultados que nos brinda la contabilidad.
Por un lado puedo tener períodos de pérdida y mi empresa puede seguir funcionando, incluso hasta puede ser normal dado una estacionalidad; pero … ¿un flujo de fondos negativo? … decididamente o me financio o a alguien no le pago.
Por otro lado cien mil pesos en efectivo son, sin lugar a duda, cien mil pesos; pero cuántos emprendedores pueden interpretar correctamente un resultado de quinientos mil; digamos después de amortizaciones, intereses e impuestos; también le podríamos agregar un ajuste por inflación, revalúo contable, previsiones, provisiones, etc.
Nueve consejos para controlar el flujo del dinero:
Primero: Tenga bien en claro qué dinero es del emprendimiento y qué dinero es del emprendedor; sino nunca sabrá si su negocio es deficitario o si Ud. es un gastador compulsivo.
Segundo: Nunca pretenda medir su ganancia o pérdida en función de los flujos de dinero; las palabras “perdida” y “ganancia” son a los fondos como el agua al aceite no se mezclan. La medición de resultados, es decir de pérdidas y ganancias, es trabajo para los contadores y especialistas en administración.
Tercero: Utilice la “Planilla de Caja”; la vieja fórmula “Saldo Inicial + Ingresos – Egresos = Saldo Final” no por vieja deja de ser efectiva. Allí donde haya una caja debe haber una planilla.
Cuarto: Diseñe una Planilla de Caja que le permita relevar información. “Saldo Inicial” y “Saldo Final” son nada mas, y nada menos, que dinero para contar. Pero “Ingresos” y “Egresos” son operaciones que deben estar documentadas de alguna manera y también clasificadas.
Quinto: Establezca la clasificación que desea hacer de sus ingresos y sus egresos para el análisis de su negocio y plásmelo en su “Planilla de Caja”. No exagere en este punto busque el equilibrio entre su necesidad de información y el trabajo que significa completar la planilla de caja.
Sexto: ¡Controle las operaciones “documentadas” con el dinero”!. Es decir la suma algebraica de los papelitos (facturas de ventas, recibos, “tiras de caja”, anotaciones en un cuaderno, vales, etc.) y del saldo inicial tiene que coincidir con la cantidad de dinero que le quedó al final del día (es decir otro tipo de papelitos).
Séptimo: En la medida de lo posible separe las “Cajas Cobradoras” de la “Caja Pagadora”. Los pequeños emprendedores empiezan manejando el dinero cobrando y pagando desde una sola “caja” (que puede, incluso, ser su propio bolsillo). Pero si quiere mantener su salud mental, cuando el volumen de operaciones lo justifique, separe las operaciones de pago. Posteriormente haga la mayoría de los pagos con cheques e instrumente un “fondo fijo” o “caja chica” para el pago de los gastos menores.
Octavo: Organice su archivo de “Planillas de Caja” y controle tener todas, absolutamente todas. Cada día de operaciones tiene que tener su planilla aunque no haya habido operaciones (la planilla no registrará ingresos ni egresos y el Saldo Final será el mismo que el Inicial). Si la caja es responsabilidad de un empleado, éste debe firmar la planilla y hacerse cargo de las diferencias que pudieran existir.
Noveno: No crea en todos artículos que dicen “Diez (o cinco o siete) consejos para…”.