Una correcta delimitación de puestos determina el conjunto de unidades impersonales de trabajo que detallan las tareas y deberes específicos de cada función, a la vez que enumera el conjunto de aptitudes, habilidades, preparación, experiencia y nivel educativo de quien aspire a ocupar el puesto. La integración de un conjunto de definiciones de puestos, se configura en un documento de trabajo que tiene por objeto describir los perfiles del equipo de una empresa, unidad o área determinada. Entre los elementos mínimos que debe incluir se destacan los roles, la formación académica, el conocimiento técnico, la experiencia, las responsabilidades y las competencias a desarrollar en el ejercicio de la función.
Avanzando en el trabajo será necesario definir las distintas funciones, los diferentes contenidos de trabajo, grado de responsabilidad, complejidad de la tarea y los requisitos mínimos para cada puesto a cubrir en los distintos niveles de la organización.
También se deberá poner especial énfasis en delimitar los distintos procesos y normas de trabajo, asignando las tareas y pre pautando las interrelaciones laborales formales requeridas para el ejercicio eficiente. De esta forma se busca estandarizar mínimos elementos procesuales que faciliten el desempeño y promuevan una mayor disponibilidad de tiempo para ser aplicado a una acción creadora y efectiva. Así, se busca cumplir con los objetivos pautados y el desarrollo organizacional.
Por último de debe trabajar en elementos que permitan favorecer una optima relación de calidad en las condiciones de ejercicio de la tarea. Corresponde establecer planes, y ejecutar acciones que beneficien los niveles de producción, que busquen obtener un correcto desarrollo del ambiente de trabajo y la integración positiva a nivel organizacional y personal.
Un modelo eficiente de definición de funciones debe atender a siete etapas consecutivas. Ellas son:
1. Conocimiento de la realidad actual: supone la realización de un proceso de relevamiento interno que nos permita conocer la cantidad de puestos de trabajo, su ubicación en el organigrama y las relaciones existentes entre ellos.
2. Información: es necesario presentar a los involucrados, los trabajadores, sobre la existencia de la necesidad de realizar dicha adecuación en la organización. Se deberá ilustrar sobre el procedimiento a aplicar y los beneficios futuros de la implantación de la herramienta.
3. Recolección y ponderación de la información: cada puesto requerida una indagación particular y para ello la elaboración de las herramientas de recolección particular. Es importante en este aparatado trabajar fuertemente sobre las variables de investigación, a los fines de obtener indicadores que permitan realizar un posterior análisis.
4. Evaluación de los resultados: con fuente en la información obtenida en la etapa anterior, es momento de poner a cada responsable inmediato a trabajar. Ellos serán los encargados, junto a los expertos en recursos humanos, de determinar las funciones, requisitos, tareas, responsabilidades y medios necesarios para realizar el trabajo.
5. Diseño de puestos: una vez analizada la información y trabajada en conjunto con los jefes inmediatos se procede a diseñar cada uno de los puestos de la estructura organizacional. Para ello debemos atender a todos los elementos ya mencionados al comienzo del presente.
6. Correspondencia con la realidad actual: con el diseño de puestos quedan establecidos los requisitos y habilidades mínimas para ocupar determinado cargo. En este momento deberemos realizar un trabajo comparativo que involucre el análisis de concordancia entre la delimitación de la función y su ejecutor actual.
7. Corrección: todo proceso requiere de un control y una adecuación permanente. Se deberá establecer un periodo de tiempo, fluctuante de acuerdo al tipo de organización, en el cual será necesario analizar la herramienta y su pertinencia actual con respecto a la organización.
Concluyendo, podemos afirmar que una correcta delimitación de funciones permite generar una explotación adecuada de cada recurso, el conocimiento de las responsabilidades, funciones, condiciones y riesgos del puesto; los requerimientos técnico-académicos del puesto, la creación de un mejor clima laboral y la generación de un mejor nivel de la comunicación y la información.
Lic. Elisa Voegeli. Licenciada en Psicología Organizacional (Universidad Empresarial Siglo 21). Gerente de Sucursales de Consultores de Empresas SRL