Puede iniciar su facturación electrónica incluso si su empresa no está obligada por la DIAN.
La facturación electrónica en Colombia es una iniciativa que avanza de forma paulatina. De acuerdo con lo establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), las personas o empresas que facturan por la venta de bienes o prestan servicios deben generar comprobantes digitales a través de un software factura electrónica.
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
De manera concreta, se trata de:
- Personas jurídicas dedicadas a la enajenación de bienes y/o prestación de servicios
- Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST)
- Personas naturales de enajenación de bienes y servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
- Personas naturales, siempre que no sean minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero que:
- Tienen más de un establecimiento comercial
- Exploten intangibles para una franquicia, concesión o regalía
- Sean usuarios aduaneros
- Tengan inversiones superiores a 3.500 UVT
- Se dediquen al servicio de factura de papel (tipógrafos y litógrafos)
- Voluntarios que deseen incorporar tecnología a su facturación
¿Qué se necesita para facturar electrónicamente?
Ya sea que su empresa se encuentra dentro de aquellas que deben cumplir con la facturación electrónica o que desea iniciar, de forma voluntaria, la digitalización de sus procesos de venta, es importante conocer las herramientas tecnológicas necesarias para la generación y firma de las facturas electrónicas: software de facturación propio o de proveedores tecnológicos autorizados. Tome en cuenta lo siguiente:
- Las herramientas tecnológicas son provistas por empresas especializadas en desarrollo y comercialización de este tipo de programas y otras variantes como software contable y administrativo.
- Debe comenzar el proceso de registro y habilitación como facturador electrónico ante la DIAN en la página: www. dian.gov.co
- Recuerde que debe contar con un Certificado de Firma digital que puede ser adquirido por una entidad autorizada por la ONAC
- Debe digitalizar la información certificada y podrá generar un token de acceso a la plataforma de facturación.
¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica para el negocio?
Empezar cuanto antes con los procesos de facturación electrónica tiene diversas ventajas para su negocio como:
Digitalización del negocio
En los últimos años, se han demostrado las ventajas que tiene la digitalización de los procesos en las empresas, como una forma de ganar competitividad y abrirse a nuevos mercados. Integrar la facturación electrónica es una buena forma de empezar con la digitalización de su negocio.
Mayor control de movimientos
Una de las grandes ventajas de utilizar un software de facturación electrónica es que se pueden visualizar mejor los ingresos y egresos, de forma que es más sencillo administrarlos y controlarlos mejor, en beneficio del crecimiento del negocio.
Mejora los procesos de auditoría
Los programas informáticos especializados contribuyen a gestionar la contabilidad de un negocio fácilmente, conocer indicadores financieros y obtener reportes de utilidad. De esta forma, los procesos de auditoría se facilitan, de igual manera, la revisión de las cuentas anuales.
Contar con información en tiempo real
Tener información sobre el estado real de la empresa es vital para aprovechar oportunidades y tomar decisiones acertadas. Los reportes inteligentes en tiempo real son ventajas que se tienen con el uso de un software de facturación electrónica, debido a que se registran de forma automática los movimientos de venta.
Ahorro en papel y manejo de archivo
La facturación electrónica se realiza a través de un software en la nube, es decir, que los comprobantes fiscales se quedan almacenados en el espacio digital. De manera que no es necesario contar con archivos físicos, como se guardaban de forma tradicional.
Optimización de tiempo y personal
Los procesos de facturación manuales implican inversión de tiempo y personal que puede ahorrarse cuando se automatizan los procedimientos de llenado, revisión, gestión y archivo de papel, con el uso de software especializado basado en tecnología.
Conclusión
Como puede ver, sumar tecnología a los procesos de su empresa, como es el caso de la facturación, no sólo le suma competitividad, sino que facilita el control de los procesos y el cumplimiento con el sistema fiscal.