¿Se imagina una oficina sin papeles? Lo cierto es que ya son más de 1.500 empresas alrededor del mundo quienes han decidido dejar de usarlo en sus lugares de trabajo, y sustituirlo por un sistema de formato digital, proceso conocido como desmaterialización, el cual garantiza grandes ahorros para las empresas y el medio ambiente, eso sí, es un cambio que ha de realizarse correctamente.
STS Group (www.group-sts.com), empresa europea de software de confianza digital, ofrece el intercambio y archivado de documentación electrónica de forma accesible y eficiente a todas las empresas que deseen dinamizar las oficinas sin papeles, asegurando la conservación a largo plazo de toda esa información.
Su función es la creación de un entorno más seguro en lo que al mundo digital se refiere. Esto ayudaría a todas las empresas del mundo a trabajar sin la necesidad del papel y con las mismas garantías, con un archivado seguro y valor jurídico, que actualmente nos ofrece el mundo offline. Como por ejemplo, documentos firmados electrónicamente, contratos, facturación y voto electrónico, etc.
Para garantizar este entorno de confianza digital, Secure Data ha apostado especialmente por el modelo SaaS (Software as a Service). Dicho modelo permite a las empresas el uso de software sin tener que instalarlo y permitiendo el pago por uso (pay as you go) entre otras ventajas.
“Muchas empresas han optado por la desmaterialización de sus archivos. Ya son más de 2.000 billones los documentos que han sido archivados con valor probatorio, y son cada vez más las compañías que optan por esta alternativa, por ser más rápido y mucho más rentable. Así lo demuestra el crecimiento que tuvo nuestra empresa entre el 2008 y 2009, el cual fue de un 41,6%”, señala Rodolfo Lomascolo, vicepresidente de desarrollo de negocio de STS Group.
Una vez que el documento electrónico haya alcanzado su versión definitiva y no se permitan nuevas modificaciones, se ingresa en el sistema de Archivo Electrónico, que se ocupará de su custodia y conservación sin que este pueda editarse ni borrarse. Y deberá asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos en el futuro.