Funciones críticas en la logística del e-commerce: El aprovisionamiento

Miguel Houghton, profesor del Máster en Marketing Digital de Spain Business School habla sobre el aprovisionamiento en la logística de los eCommerce

Miguel Houghton, profesor del Máster en Marketing Digital de Spain Business School y director de la especialización de Moda, Belleza y Lujo, nos comenta una de las funciones críticas que se produce en la logística de los eCommerce y que, seguro, trae de cabeza a muchos emprendedores y empresas: el aprovisionamiento.

Las ventas online se incrementaron durante el confinamiento más de un 70%. Una parte de este porcentaje vino dado por usuarios que era la primera vez que compraban en esta modalidad y otro porcentaje fue de usuarios que elevaron el número de compras a través del canal digital. Sin embargo, el ritmo de compras online no ha parado después del desconfinamiento y, según se están desarrollando los acontecimientos, se augura que van a seguir subiendo, sobre todo con el Black Friday y las Navidades a la vuelta de la esquina.

Según Houghton “no se puede entender una implementación exitosa de un modelo e-commerce sin la P del marketing más valorada, la del Place, en concreto en la que hace referencia a los aspectos de Distribución y Logística”.

La distribución física se entiende como el movimiento de los productos desde el vendedor al comprador. Lógicamente es un concepto limitado, puesto que no refleja todas las actividades que se usan como herramienta de marketing para poner los productos a disposición del cliente.

Uno de los problemas a los que se enfrentan los ecommerce es el de la distribución, siendo algunos de sus inconvenientes más típicos:

Para intentar evitar caer en los anteriores errores, se deben de considerar cuáles son los 4 factores que hacen que los clientes percibamos el sistema logístico de un proveedor como de calidad:

Para cualquier modelo logístico, es necesario delimitar un flujo de los movimientos (WorkFlow) que nos permita transmitir sensación de control en todo momento y, lo más importante, que el Cliente lo perciba.
Para ello, resulta necesario delimitar toda una serie de factores del Plan logístico que deben de estar bajo control y que serían los siguientes:

Para poder ejecutar con éxito el Plan logístico en el entorno online deberemos prestar especial atención a estas 4 funciones críticas en la logística del e-commerce:

Si bien todas son importantes, nos detendremos en este artículo a detallar la primera (aprovisionamiento).

El aprovisionamiento en general lo podemos definir como las actividades de Generación, Comprobación y Trasmisión de órdenes de compra. Obviamente este proceso (antes denominado simplemente “proceso de pedidos”) con el uso de Internet se ha profesionalizado, tratando las empresas de obtener el máximo rendimiento de las herramientas informáticas. De ahí nace el e-procurement.

Por tanto, podemos definir el e-procurement como la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando el Internetcomo medio principal en la comunicación cliente-proveedor.

Basándose en la descripción de e-procurement se pueden distinguir varias aplicaciones. De Boer et al identificaron cinco formas maduras de e-procurement: 

Estas herramientas son descritas como un proceso, es decir, como un conjunto de actividades realizadas por uno o más empleados. La tecnología necesaria para llevar adelante estos procesos puede ser:

Vamos a ver las cinco formas mencionadas anteriormente:

E-sourcing

Identifica nuevos proveedores para una categoría específica de requerimientos de compra usando tecnologías de Internet. Al identificar nuevos proveedores el comprador puede incrementar su competitividad a la hora de solicitar cotizaciones a la segunda forma, que es el e-tendering. 

En este apartado resulta crucial el uso de buscadores potentes que nos permitan “echar las redes” sobre cualquier proveedor dentro del sector donde lancemos la búsqueda. Cuanto más completo resulte el catálogo de proveedores, mayor independencia de un solo proveedor (cliente cautivo) tendremos, y por tanto mayor capacidad de negociación.

E-tendering

E-tendering es el proceso de envío y recepción de RFI (Request for information – solicitación de información) y RFQ (Request for quotation – Solicitación de cotización) utilizando Internet. Lógicamente, es el paso siguiente al e-sourcing.

Por lo general el e-tendering es utilizado en dos fases del proceso de compra. Por un lado, a la hora de seleccionar las mejoras propuestas y por otro a la hora de adjudicar a un determinado proveedor la provisión de un material o servicio.

La mejora de la eficiencia, la reducción de los tiempos de respuestas y el incremento de la objetividad y profesionalización en las compras son algunas ventajas indiscutibles de esta modalidad.

E-reverse auctions

Se puede entender como “subasta inversa”. A diferencia de una subasta (auction) en que la compañía vendedora “pone a la venta” su producto y “comienza la puja”, en este caso la compañía compradora comienza la licitación con un precio de referencia y el mismo va descendiendo a medida que los vendedores ofertan, la misma termina cuando no se reciben más ofertas.

Un dato muy importante es que, debido a que la licitación es realizada en tiempo real, los proveedores pueden conocer en todo momento el precio ofertado por sus competidores, si bien “las reglas del juego” indican que dichas ofertas se muestran de forma anónima.

E-ordering

E-ordering es el proceso de creación y aprobación de pedidos de compras, órdenes de compra y la recepción de los productos y servicios comprados a través de un software basado en tecnología Web. Y la modalidad E-MRO (Mantenimiento, Reparación y Puesta a punto [Maintenance, Repair and Overhaul]): Al igual que e-ordering se basa en la Web, excepto que los bienes y servicios ordenados son suministros de MRO no relacionados a productos.

En general, E-ordering es un proceso a través del cual los empleados autorizados dentro de la organización solicitan (generalmente a través de catálogos electrónicos) los productos que necesitan sin importar si estas necesidades son planificadas o no.

Purchasing intelligence (e-informing)

Esta última herramienta de eprocurement está orientada principalmente a la generación y distribución de información relacionada con el abastecimiento: e-informing.

E-informing es la única forma de e-procurement que no se encuentra directamente relacionada con un contrato o transacción entre proveedor y comprador. Es el proceso de consolidación y distribución de información relacionada con el abastecimiento tanto para usuarios internos como externos.

Para mí, el e-informing es la guinda final a una completa buena gestión de las demás herramientas de e-procurement, ya que se basa en la relación que existe entre la definición de objetivos y el cumplimiento de estos.

Para la implementación de una estrategia de e-procurement tanto la empresa como el sector y los proveedores deben de estar alineados en el uso de estas herramientas. Ahora la empresa es “el Cliente” y aquellos que deseen ser sus proveedores deberán cumplir con sus requisitos, opción que parece razonable en este mundo actual competitivo y global.

Miguel Houghton Torralba es profesor del Máster en Marketing Digital de Spain Business School
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