7 Consejos para gestionar equipos que trabajan en remoto

Si eres el director de una empresa en la que la mayoría de los empleados trabajan en
remoto, seguro que habrás experimentado multitud de obstáculos a la hora de coordinarte y
comunicarte con ellos. Se trata de una situación habitual cuando se siguen utilizando las
mismas técnicas de management que utiliza una empresa convencional, técnicas en las que
no se tiene en cuenta la importancia del factor distancia.

¿Cómo podemos mejorar la gestión de los equipos o personas que trabajan desde casa? A
continuación compartimos siete consejos para una gestión eficaz de equipos de trabajo
remotos.

1. Fomentar la sensación de pertenencia a un grupo y los vínculos personales
Conseguir que tus empleados se sientan parte de una comunidad y fomentar los vínculos
personales es una de las estrategias más importantes para una gestión eficaz de equipos.

La sensación de pertenencia tiene un efecto directo en la mejora de rendimiento y la
reducción del ausentismo o abandono entre los empleados.

Mantener esta sensación de pertenencia en equipos que trabajan desde casa, y por lo tanto
carecen de trato directo, es todo un reto. En estos casos es recomendable impulsar el
contacto personal más allá del profesional para crear fuertes vínculos entre colegas.

Existen diversas estrategias para conseguir este objetivo. Por un lado impulsar las
relaciones fuera del entorno laboral, por ejemplo mediante encuentros periódicos en los que
todos tus trabajadores puedan participar en una actividad de ocio.

Otra manera de conseguir ir más allá de las interacciones meramente profesionales es a
través de las preguntas que realizas a tu equipo de forma periódica. Preguntar a tu equipo
acerca no solo de su progreso en el trabajo, sino también a nivel más personal sobre sus
dudas o ambiciones particulares , permite fortalecer el vínculo y crear una relación basada
en la confianza y el respeto mutuo.

2- Crear y transmitir la política laboral de la empresa
Trabajar desde casa es confundido a veces con una total flexibilidad en torno a horarios,
métodos empleados y sistemas de comunicación, lo que puede presentar problemas a la
hora de coordinador el trabajo de los diferentes empleados.

Crear y comunicar una clara política laboral a todos los miembros del equipo ayudará a
disminuir la incertidumbre en torno a las obligaciones y herramientas de trabajo que deben
adoptar.

Es muy importante que todos los empleados conozcan y se adapten a las necesidades y
condiciones definidas por la empresa y asegurarse así una total sincronía entre ellos.

Algunos de los elementos que deberíamos incluir en una política laboral son:

– Herramientas de comunicación : al no haber posibilidad de un trato directo entre
empleados, es posible que cada trabajador tenga unas preferencias en torno al
método y tipo de comunicación que utiliza. Por ello conviene definir e incorporar
desde dirección las herramientas para la comunicación corporativa, como podrían
ser un chat para empresas, o un sistema de videoconferencias. Estas herramientas
deberían estar especializadas para el uso profesional ya que el uso de Whatsapp o
similares puede conllevar ciertos riesgos de confidencialidad de la información.

– Horarios de trabajo y disponibilidad: Es imprescindible que tu equipo conozca de
antemano la existencia de un horario de trabajo definido así como su necesidad de
estar localizable en cierta franja horaria. De este modo se evitan problemas en
situaciones que requieren urgencia y ayudan al empleado a conocer sus derechos y
obligaciones en cuanto al manejo de su tiempo.

3. Promover una comunicación persistente
No nos cansamos de insistir en este punto: la comunicación entre equipos de trabajo
remotos es clave para el éxito de una compañía. El hecho de que los empleados no tengan
a mano a sus compañeros para plantear dudas o puede hacer que éstos solo se
comuniquen entre ellos en casos extremos y solamente cuando necesitan ayuda.

Por lo tanto, tu labor como manager será la de promover una comunicación proactiva
constante que te permita descubrir y resolver de forma anticipada posibles problemas.

Una forma de conseguirlo sería utilizando una herramienta que permita crear una sucesión
de preguntas recurrentes a las cuales todo el grupo deba responder. De esta forma se
fomenta el debate y se puede llevar un mejor control de los objetivos a alcanzar.

4. Utilizar las herramientas acertadas
Gracias a las nuevas tecnologías cada vez es más fácil la comunicación y coordinación
entre los miembros de un equipo que trabajan desde casa, consiguiendo que se reduzcan
las distancias.

Más allá de los e-mails o llamadas, existen actualmente múltiples plataformas
especialmente diseñadas para optimizar la coordinación entre equipos remotos. Por ejemplo

Trello para la gestión de tareas, TribeScale para la coordinación de equipos basada en
objetivos y Hangouts para videoconferencias.

Es importante que cada grupo de trabajo elija aquella herramienta que mejor se adapte a
cubrir sus necesidades.

5. Encaminarse hacia la consecución de objetivos
Para un manager de equipos remotos, tener plena confianza en el rendimiento y trabajo de
sus empleados puede ser un reto y crear problemas de recelos y motivación en el equipo.

Una manera de resolver esta incertidumbre es guiar a la empresa hacia una clara
consecución de objetivos. Una vez definidos de forma clara las metas a alcanzar es mucho
más fácil asignar tareas a cada empleado y poder realizar un seguimiento exhaustivo del
rendimiento. De esta forma podemos identificar rápidamente donde no estamos cumpliendo
con los objetivos marcados y comunicarnos con los responsables para asistirlos y resolver
posibles problemas.

6. Fijar una serie de responsabilidades individuales
Continuando con el punto anterior, una manera de mejorar la productividad consiste en
asignar responsabilidades directamente a cada miembro del equipo, para que todas las
tareas a realizar tengan un responsable que se asegure que se llevan a cabo.

Definir estas responsabilidades es de gran ayuda para equipos remotos, puesto que como
manager no puedes estar tan pendiente del desempeño de tus empleados. Además
fomentas que éstos se responsabilicen en la consecución de objetivos grupales.

7. Convertir al líder en un coach individualizado
En un equipo que trabaja desde casa es de vital importancia que el líder, además de saber
cuáles son las necesidades del grupo, sepa localizar cuáles son las necesidades
individuales de sus miembros y motivarlos a alcanzar sus objetivos profesionales y
personales.

Para ayudarte en un labor de coach y solucionar problemas de desmotivación, puedes
recurrir a diferentes tácticas, como por ejemplo realizar una videollamada personal a cada
uno de tus compañeros con la finalidad de acompañar, instruir y entrenarlos. Puedes
aprovechar para conocer cómo estos van avanzando, cómo se sienten e impulsar la
promoción interna.

Este tipo de coaching individualizado también ayuda a mejorar la productividad individual y
es una buena solución para que cada miembro del grupo se sienta valorado dentro de la
empresa.

Como mánager de equipos en remoto, ¿cuál es la herramienta que utilizas para gestionar a
tu equipo? ¿Cumple con todos estos consejos? ¡Cuéntanos!

José Antonio Muñoz. Profesor en varias escuelas de negocios en temas de emprendimiento y startup.

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