Anteriormente, los factores clave que impulsaban el trabajo a distancia o teletrabajo eran la productividad y la flexibilidad. Se hablaba del «equilibrio entre el trabajo y la vida privada» con el que muchos trabajadores soñaban. Aunque este tipo de ventajas no económicas todavía tiene importancia, hoy en día los programas de teletrabajo se centran cada vez más en factores económicos como el precio del combustible, la crisis crediticia y el ahorro de costos; además, en estos días, en donde se ha presentado una alerta debido a los niveles de contaminación en la denominada Megalópolis, las empresas deberán permitir que sus empleados trabajen desde sus hogares proporcionándoles entornos seguros a sus redes corporativas.
Tanto si se centran en ventajas económicas como de otro tipo, los programas de teletrabajo deben cumplir un requisito principal: proporcionar a los teletrabajadores acceso remoto seguro a las redes, a las aplicaciones y a los datos corporativos. Los responsables de TI y de seguridad corporativa deben elegir para los teletrabajadores tecnologías de acceso remoto seguro que hagan del teletrabajo una alternativa no solo viable, sino también segura. El teletrabajo, más que una tendencia, es ya un elemento que se debe considerar seriamente, desde diferentes perspectivas.
1. Limitar los gastos operativos
En general, los teletrabajadores ayudan a las empresas a reducir sus costos operativos. Al trabajar en sus hogares y utilizar su propio espacio, su propia energía y su propio aire acondicionado, este tipo de empleados permite a los empresarios ajustar sus prácticas de infraestructura y reducir gastos. Un ejemplo de lo anterior lo da la Asociación Canadiense de Teletrabajo (CTA) que ha publicado cifras en relación con el fenómeno del «hot desking». Sugiere que los empresarios necesitan una oficina menos por cada tres teletrabajadores o aproximadamente $2.000 dólares al año por teletrabajador. Según la CTA, AT&T logró ahorrar 550 millones de dólares eliminando o consolidando oficinas ($3.000 dólares por oficina) con su programa de teletrabajo. Además, la CTA indica que aproximadamente el 25% de los trabajadores de IBM en todo el mundo trabajan a distancia desde oficinas domésticas, lo que permite a la empresa ahorrar 700 millones de dólares en costos inmobiliarios.
2. Encontrar y retener al talento
Las condiciones económicas como la inflación, los precios de la gasolina, los traslados (¡el tráfico vehicular!) y la crisis inmobiliaria están afectando a muchos trabajadores y a sus familias. En una encuesta online realizada por la Coalición de Teletrabajo (Telcoa.org) descubrió que el 87% de los encuestados limitarían su búsqueda de trabajo según los costos potenciales de desplazamiento.
El teletrabajo rompe las barreras, permitiendo a las empresas contratar a teletrabajadores en zonas con salarios más bajos o una mayor concentración de personal cualificado. Los programas de teletrabajo pueden reforzar la lealtad de los empleados. Además, al reducirse la rotación de trabajadores, se eliminan los costos de formación de nuevos empleados.
3. Cumplir con las normas legales
Durante los últimos años, las empresas se han visto obligadas a cumplir más normas industriales y gubernamentales, como por ejemplo Sarbanes-Oxley, HIPAA, Gramm-Leach-Bliley o PCI. En general, los objetivos de estas normas son la protección de la información contra el acceso o la publicación no autorizados.
Puesto que estas normas también rigen para los teletrabajadores, para que un programa de teletrabajo sea viable, se requiere una tecnología que supervise tanto a los trabajadores remotos como a los locales:
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Para comprobar la identidad de los usuarios que acceden a la información.
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Para restringir adecuadamente el acceso a la información sensible.
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Para segregar a los usuarios, los recursos y las comunicaciones correctamente.
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Para verificar la integridad de los procedimientos mediante un efectivo método de seguimiento.
4. Prepararse para posibles contingencias
La recuperación en casos de desastres se ha convertido en un objetivo cada vez más importante en la era de la globalización. En caso de que se corte el suministro eléctrico en una central lejana pero estratégica, el trabajo también puede verse interrumpido tanto a nivel local como en todos los emplazamientos de la empresa. La tendencia continuada de la externalización expone a la empresa a cortes del suministro eléctrico que afectan también a sus partners externos.
El trabajo remoto, por definición, dispersa a los trabajadores y los aleja de las oficinas centrales de la empresa. Las oficinas centrales pueden verse incapacitadas por cortes del suministro eléctrico, mal tiempo, atascos de tráfico, averías localizadas o acciones como el “Doble Hoy No Circula”. En este tipo de situaciones, unos pocos kilómetros pueden suponer una gran diferencia, permitiendo a las empresas continuar con su actividad comercial habitual, mantener sus flujos de ingresos y evitar interrupciones en sus relaciones con los clientes, partners e inversores.
5. Trabajo «Verde»
En las emisiones de carbono de una empresa se incluyen tanto los desplazamientos de los empleados en coche, avión, tren y demás medios de transporte público, como la energía necesaria para la calefacción, el aire acondicionado y la electricidad. Asimismo, pueden incluirse las emisiones de carbono de los bienes de consumo y servicios. Afortunadamente para el medio ambiente, el trabajo «verde» no solo reduce las emisiones de carbono, sino también los costos.
¿Cómo repercute el teletrabajo en las emisiones de carbono? En muchos casos, lo único que hacen los teletrabajadores es trasladar el consumo de energía desde la empresa a su hogar. Sin embargo, en investigaciones recientes realizadas por analistas, se ha descubierto que los teletrabajadores consumen aproximadamente la mitad de energía en sus hogares que en la oficina.
6. Acceso de banda ancha desde cualquier lugar
A medida que crece el número de hogares con acceso a Internet de banda ancha, se hace más viable la alternativa de trabajar desde casa. Los teletrabajadores pueden trabajar de forma más efectiva con conexiones de banda ancha, ya que las aplicaciones de la empresa se ejecutan a una velocidad más próxima al tiempo real cuando se accede a ellas mediante una conexión rápida que si se hace mediante una conexión de acceso telefónico. Gracias a la banda ancha, también son viables las nuevas aplicaciones de gran consumo de banda ancha, como por ejemplo VoIP (voz sobre IP, o teléfono por Internet) que no podrían utilizarse con una conexión más lenta.
7. Colaboración
La externalización y la ampliación de las cadenas de suministro han permitido a muchas organizaciones adoptar una nueva cultura de oficina basada en la colaboración en tiempo real con los proveedores, partners y prestadores de servicios externalizados. Ahora los empleados pueden utilizar estos nuevos métodos para colaborar entre ellos de forma remota. Aplicaciones, como redes sociales, mensajería instantánea, wikis o VoIP son la clave de la colaboración online, que permite a los empleados trabajar juntos sin necesidad de encontrarse en el mismo lugar. Para los teletrabajadores, la colaboración remota supone un gran aumento de la productividad, como demuestra el uso cada vez más frecuente de las conferencias web para la celebración de reuniones. Hoy en día, las reuniones por web se han convertido en una práctica común en empresas con personal distribuido que trabaja desde oficinas remotas o domésticas. Las reuniones vía web no solo fomentan la colaboración, sino que además evitan que los trabajadores remotos se sientan aislados.
8. Protección contra amenazas más sofisticadas
Los perpetradores de ataques ya no son adolescentes ni aficionados. El crimen organizado ha llegado a las puertas de Internet. Pero no sólo son los hackers y sus métodos cada vez más sofisticados. Los cada vez más frecuentes despidos de personal por dificultades económicas de la empresa (como se da en la época actual) también pueden crear una nueva clase de amenazas de seguridad: la de los ex empleados descontentos. ¿Qué ocurre si esos ex empleados disgustados se convierten en potenciales asociados de los hackers profesionales?
Las redes privadas virtuales de capa de sockets seguros (SSL VPN) constituyen el requisito básico para la seguridad del teletrabajo. Al mismo tiempo, responden a la creciente sofisticación de los ataques de los hackers y de las organizaciones que los apoyan. Aunque a primera vista pueda parecer que el teletrabajo crea nuevas vulnerabilidades de seguridad, no debería ser así si las empresas utilizan tecnología de acceso remoto seguro.
En conclusión, los beneficios del teletrabajo son evidentes. Y de acuerdo con nuestras investigaciones su implementación depende de los directivos de las empresas y organizaciones en general y de que los empleados, aprendan a trabajar bajo esquemas de autogestión y por objetivos, para aprovechar realmente el trabajar desde casa y así mejorar su productividad, al mismo tiempo que contribuyen a tener una mejor calidad de vida y una ciudad menos contaminada.
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